Εταιρικά δώρα για συνέδρια στην Ελλάδα

Τι αντέχει πραγματικά στο ταξίδι

Το δώρο αποτυγχάνει στη μεταφορά πριν αποτύχει στη γεύση. Ένα βαζάκι γλυκό του κουταλιού είναι όμορφο σε ένα μαγαζί του Ναυπλίου και πρόβλημα σε μια βαλίτσα στο αμπάρι. Ο κανόνας μας: αν δεν αντέχει όλο το ταξίδι της επιστροφής στην αποσκευή του αμπαριού χωρίς διαρροή, σπάσιμο ή συζήτηση με το τελωνείο, δεν είναι δώρο συνέδρου, είναι αναμνηστικό που θα αγοράσει μόνος του ο σύνεδρος.

Βάλτε προτεραιότητες με αυτή τη σειρά: πρώτα τα στεγνά και σφραγισμένα (σαπούνια ελιάς, προϊόντα με κερί μέλισσας, βότανα σε τενεκεδάκια), μετά τα στεγνά και εύθραυστα (κεραμικά, αλλά μόνο τυλιγμένα με αφρολέξ), και τέλος τα ευπαθή (κανένα). Τα βρώσιμα πρέπει να έχουν ημερομηνία λήξης αρκετά μακρινή ώστε να επιβιώσουν μετά την επιστροφή, γιατί κανείς δεν τρώει το δώρο στο αεροπλάνο.

Ετικέτες στα αγγλικά σε όλα. Ένας σύνεδρος που δεν καταλαβαίνει τι περιέχει το κουτί δεν το παίρνει σπίτι, και ένα δώρο που μένει στο ξενοδοχείο είναι χρήματα χαμένα χωρίς κανένα αποτέλεσμα.

Ελληνικά προϊόντα με προστατευόμενη ονομασία: πότε αξίζει η γραφειοκρατία

Κάποια ελληνικά προϊόντα είναι δεμένα με έναν μόνο τόπο προέλευσης, και κάποια φέρουν προστατευόμενη ονομασία. Η μαστίχα Χίου είναι χαρακτηριστική περίπτωση του πρώτου: ο ιστότοπος Visit Greece αναφέρει ότι ο σχίνος, το δέντρο της μαστίχας, ευδοκιμεί και δακρύζει αποκλειστικά στο νότιο τμήμα της Χίου. Αυτό και μόνο κάνει ένα δώρο με μαστίχα πιο συγκεκριμένο από ένα οποιοδήποτε ελληνικό καλάθι, αλλά εξηγεί και γιατί είναι δύσκολο να βρεθεί σε μεγάλη ποσότητα την τελευταία στιγμή.

Η άποψή μας: η προστατευόμενη ονομασία έχει αξία όταν η λίστα των συνέδρων είναι μικρή και υψηλού επιπέδου, ας πούμε σαράντα άτομα, ένα παράδειγμα μόνο, και το δώρο χτίζει πραγματικά τη σχέση. Έχει πολύ μικρότερη σημασία όταν μοιράζετε πεντακόσιες τσάντες σε μια έκθεση. Εκεί, διαλέξτε ένα καλοφτιαγμένο προϊόν και αφήστε την ιστορία της προέλευσης.

Αν αγοράσετε προϊόντα με προστατευόμενη ονομασία, ζητήστε γραπτώς τα έγγραφα της παρτίδας και τι προβλέπεται αν η παράδοση έρθει ελλιπής. Οι προφορικές διαβεβαιώσεις περί «αυθεντικής Χίου» δεν έχουν καμία αξία σε ένα δελτίο παραγγελίας.

Παράδοση στον χώρο: ημερομηνίες, ράμπες και ποιος υπογράφει

Το λάθος που θα προλαβαίναμε πρώτο δεν είναι το προϊόν, είναι το ωράριο παράδοσης. Οι χώροι συνήθως έχουν τα δικά τους ωράρια φορτοεκφόρτωσης, και μια παλέτα που φτάνει την ώρα του σερβιρίσματος ή του στησίματος γάμου μπορεί να μείνει έξω.

Ζητήστε από τον χώρο γραπτώς τέσσερα πράγματα: την ημερομηνία και το χρονικό περιθώριο παράδοσης, την ακριβή πόρτα ή ράμπα, το όνομα και το κινητό του ανθρώπου που υπογράφει, και αν υπάρχει ασανσέρ ή μόνο σκάλες μέχρι την αποθήκη. Πάρτε και τις διαστάσεις της αποθήκης. Ο συντονιστής του χώρου μπορεί να απαντήσει σε ένα email· μια απροειδοποίητη παλέτα είναι πολύ πιο δύσκολη συζήτηση.

Αν το πρόγραμμα περιλαμβάνει χρόνο επιβράβευσης πριν ή μετά το συνέδριο, η ίδια λογική ισχύει, και αξίζει να δείτε πώς δομούμε αυτόν τον χρόνο στον οδηγό μας για το ταξίδι κινήτρων στην Ελλάδα, ώστε η παράδοση των δώρων να μη συγκρούεται με την αναχώρηση μιας εκδρομής.

Αποθήκευση στον χώρο και η στιγμή της διανομής

Τα δώρα χάνονται συνήθως στην αποθήκη, όχι από κλοπή. Ένα κουτί μετακινείται, μια ετικέτα πέφτει, και μερικά τεμάχια εξαφανίζονται σε έναν διάδρομο προσωπικού.

Μετρήστε στην παραλαβή, μετρήστε στη διανομή. Κάποιος από την ομάδα σας, όχι προσωπικό του χώρου, πρέπει να παραλάβει και να υπογράψει το δελτίο μέτρησης. Φωτογραφήστε την παλέτα όπως παραδόθηκε. Έπειτα χωρίστε το απόθεμα ανά στιγμή διανομής πριν αρχίσει η εκδήλωση: τα δώρα της λήξης μένουν σφραγισμένα, αυτά της υποδοχής ανοίγονται νωρίτερα.

Η στιγμή της διανομής είναι απόφαση προγράμματος, όχι logistics. Θα βάζαμε το δώρο στην τελετή λήξης ή στο δωμάτιο του συνέδρου κατά την άφιξη αν το ξενοδοχείο αναλαμβάνει, και ποτέ στη μέση μιας συνεδρίας εργασίας, γιατί οι σύνεδροι φεύγουν και το τραπέζι γίνεται χαμός.

Αν ο αριθμός των συνέδρων ακόμη κινείται, τακτοποιήστε πρώτα τη διάταξη της αίθουσας· οι σημειώσεις μας για τη χωρητικότητα συνεδρίου και τη διάταξη εξηγούν γιατί ο αριθμός των καθισμάτων και ο αριθμός των δώρων σπάνια ταυτίζονται.

Πίνακας logistics δώρων που μπορείτε να αντιγράψετε στις οδηγίες σας

Χρησιμοποιήστε τον ως έγγραφο εργασίας· οι ποσότητες και οι ημέρες σε αυτόν είναι μόνο παραδείγματα. Συμπληρώστε τις στήλες με τις απαντήσεις του προμηθευτή και του χώρου, όχι με υποθέσεις.

Τύπος προϊόντος	Συσκευασία για πτήση	Ημερομηνία παράδοσης στον χώρο	Αποθήκευση	Στιγμή διανομής	Ποιος υπογράφει
Σφραγισμένα στεγνά (σαπούνια, βότανα, τενεκεδάκια)	Χαρτοκιβώτια, δώδεκα τεμάχια, ταινία	Δύο ημέρες πριν την πρώτη συνεδρία	Στεγνός χώρος, όχι στο πάτωμα	Τελετή λήξης	Ο υπεύθυνος της ομάδας σας
Μαστίχα ή προϊόντα με προστατευόμενη ονομασία	Ατομικά κουτιά με αφρολέξ	Τρεις ημέρες πριν, με τα έγγραφα παρτίδας	Κλειδωμένος χώρος	Τελετή λήξης	Ο υπεύθυνος της ομάδας σας
Κεραμικά ή γυαλί	Αφρολέξ, διπλό κουτί	Τρεις ημέρες πριν	Χαμηλό ράφι, σήμανση εύθραυστο	Υποδοχή	Ο υπεύθυνος της ομάδας σας
Υφάσματα (πετσέτες, ποδιές)	Σακούλες κενού	Δύο ημέρες πριν	Οποιοσδήποτε στεγνός χώρος	Στο δωμάτιο του συνέδρου	Ξενοδοχείο, με λίστα υπογραφών
Ευπαθή	Δεν αποστέλλονται	Δεν εφαρμόζεται	Δεν εφαρμόζεται	Δεν εφαρμόζεται	Δεν εφαρμόζεται

Μια σημείωση για την τελευταία γραμμή: αν ο προμηθευτής προτείνει νωπά τρόφιμα ως δώρο συνέδρου, ζητήστε του να γράψει το σχέδιο ψυκτικής αλυσίδας. Αν δεν πάρετε σαφές σχέδιο, αυτή είναι η απάντησή σας.

Ταιριάξτε το δώρο με ένα πρόγραμμα που δεν είναι μόνο συνέδριο

Ορισμένα συνεδριακά προγράμματα προσθέτουν μισή ή ολόκληρη ημέρα επιβράβευσης, και το δώρο πρέπει να ταιριάζει με όλο το πρόγραμμα, όχι μόνο με τη συνεδρίαση. Αν οι σύνεδροι περνούν ένα απόγευμα σε οινοποιείο ή σε ιστιοπλοϊκή εκδρομή, ένα βαρύ δώρο γίνεται βάρος που θα αφήσουν στο πούλμαν.

Για τέτοια προγράμματα, συγκρίνετε μαζί τον χώρο και την επιβράβευση. Οι καταχωρίσεις μας για χώρους ταξιδιών κινήτρων στην Ελλάδα είναι το σωστό σημείο εκκίνησης όταν το ταξίδι αφορά εξίσου την ημέρα επιβράβευσης, και ο προϋπολογισμός δώρων πρέπει να καθοριστεί μετά από αυτή την απόφαση, όχι πριν.

Ένας πρακτικός διαχωρισμός που προτείνουμε: ένα μικρό και ελαφρύ αντικείμενο για όλους (κάτι που χωράει σε τσέπη σακακιού), και ένα μεγαλύτερο δώρο μόνο για ομιλητές και επίσημους καλεσμένους, που το παραδίδετε αυτοπροσώπως. Μειώνει τα μεταφορικά, μειώνει την αποθήκευση, και κάνει το μεγαλύτερο δώρο να σημαίνει κάτι.

Ερωτήσεις πριν υπογράψετε το δελτίο παραγγελίας

Δέκα λεπτά ερωτήσεων γλιτώνουν μια παλέτα. Ρωτήστε τον προμηθευτή: ποια είναι η ελάχιστη παραγγελία, ποιος είναι ο χρόνος παράδοσης σε εβδομάδες, μπορεί να παραδώσει σε συγκεκριμένη διεύθυνση χώρου με συγκεκριμένο υπεύθυνο, πόσα τεμάχια ανά χαρτοκιβώτιο, και τι προβλέπεται αν φτάσουν κατεστραμμένα τεμάχια. Ρωτήστε τον χώρο: από ποια πόρτα, τι ώρα, ποιος υπογράφει, πού αποθηκεύονται, και αν χρεώνει διαχείριση.

Τέλος, επιβεβαιώστε τους κανόνες που ισχύουν για το περιεχόμενο της αποστολής σας με την αρμόδια αρχή, είτε είναι το τελωνείο είτε ο σύμβουλος εξαγωγών του προμηθευτή είτε ο δικός σας διαμεταφορέας, γιατί τρόφιμα, αλκοόλ και φυτικό υλικό έχουν τις δικές τους απαιτήσεις που αλλάζουν.

Στείλτε μας τον αριθμό των συνέδρων, τις ημερομηνίες του συνεδρίου και τον χώρο που εξετάζετε, και θα σας υποδείξουμε χώρους με ομάδες που μπορούν να απαντήσουν για την παραλαβή, την αποθήκευση και τη διανομή των δώρων.