Αθήνα ή Θεσσαλονίκη για συνέδριο;

Φτιάξτε πρώτα το φύλλο προέλευσης συνέδρων

Ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο και δώστε σε κάθε επιβεβαιωμένο σύνεδρο μία γραμμή: χώρα, πόλη, πλησιέστερο αεροδρόμιο, αν υπάρχει απευθείας πτήση προς την Ελλάδα και αν χρειάζεται βίζα ή διέλευση από χώρα Σένγκεν. Μη συνοψίσετε ακόμη. Η ακατέργαστη λίστα είναι το τεκμήριο.

Έπειτα χωρίστε σε τέσσερις ομάδες. Η πρώτη πετάει απευθείας προς Αθήνα. Η δεύτερη απευθείας προς Θεσσαλονίκη. Η τρίτη χρειάζεται ανταπόκριση μέσω κάποιου κόμβου, για παράδειγμα Κωνσταντινούπολης, Βιέννης ή Φρανκφούρτης. Η τέταρτη ταξιδεύει εντός Ελλάδας. Μετρήστε κάθε ομάδα, μετατρέψτε σε ποσοστά και γράψτε τα ποσοστά στην κορυφή του φύλλου. Αυτός είναι ο χάρτης σας, και είναι το πρώτο πράγμα που πρέπει να δει η ομάδα πωλήσεων του χώρου.

Εδώ στραβώνουν συχνά οι συσκέψεις προετοιμασίας. Κάποιος λέει «η Αθήνα βολεύει όλους» και όλοι γνέφουν. Το φύλλο συνήθως διαφωνεί. Αν η λίστα σας έχει πολλούς από τη Δυτική Ευρώπη, ελέγξτε τις απευθείας πτήσεις προς τις δύο πόλεις για τις δικές σας ημερομηνίες. Αν γέρνει προς τα Βαλκάνια ή την Τουρκία, εξετάστε αν η Θεσσαλονίκη συντομεύει τα ταξίδια. Για υπερατλαντικές και μακρινές αφετηρίες, δείτε πού προσγειώνονται πραγματικά οι ανταποκρίσεις πριν υποθέσει κανείς οτιδήποτε.

Βαθμολογήστε πρόσβαση, ξενοδοχεία και διάρκεια προγράμματος

Μόλις υπάρξουν οι ομάδες, βαθμολογήστε κάθε πόλη στις τρεις μεταβλητές που κινούν πραγματικά το σχέδιο. Δώστε βάρος με κριτήριο τι ενοχλεί τους συνέδρους σας, όχι τι φαίνεται τακτοποιημένο σε μια προσφορά.

Μεταβλητή	Τι βαθμολογείτε	Πώς τη ζυγίζετε
Πρόσβαση	Απευθείας δρομολόγια προς κάθε πόλη από τα δέκα βασικά αεροδρόμια προέλευσης, και βάθος ανταποκρίσεων	Μεγαλύτερο βάρος για διεθνείς λίστες, μικρότερο για ελληνικές
Ξενοδοχεία	Αριθμός δωματίων κοντά στον χώρο στην κατηγορία που θέλετε, και αν ένα ξενοδοχείο αναλαμβάνει όλο το μπλοκ	Μεγαλύτερο βάρος για μεγάλες αποστολές και σύντομα προγράμματα
Διάρκεια	Μισή μέρα, μία μέρα, πολλές μέρες, ή συνέδριο με κοινωνικό πρόγραμμα	Τα πολυήμερα σηκώνουν χώρο λιγότερο κεντρικό, τα μονοήμερα όχι

Η πρόσβαση περνάει απευθείας στο κόστος. Κάθε ανταπόκριση προσθέτει μια διανυκτέρευση στην αρχή και έναν κουρασμένο σύνεδρο στην εναρκτήρια συνεδρία. Βαθμολογήστε την ειλικρινά και η επιλογή πόλης συχνά γίνεται μόνη της.

Το ίδιο ισχύει για τα ξενοδοχεία. Πόλη με πολλά δωμάτια κοντά στον χώρο σάς δίνει δύναμη στη διαπραγμάτευση. Πόλη με λίγα δωμάτια σημαίνει ότι το μπλοκ και ο χώρος λύνονται μαζί, γι' αυτό κρατάμε την προσφορά δωματίων και την προσφορά χώρου στο ίδιο τραπέζι αντί σε δύο ξεχωριστές συζητήσεις. Όταν στέλνετε αίτημα προσφοράς, βάλτε τον χάρτη προέλευσης και την εκτίμηση δωματίων στο ίδιο email.

Η διάρκεια είναι ο αθόρυβος κριτής. Ένα μονοήμερο συνέδριο θέλει τους συνέδρους να φτάνουν το βράδυ πριν και να φεύγουν το ίδιο βράδυ, άρα η εγγύτητα του χώρου στο αεροδρόμιο μετράει περισσότερο από το κέντρο. Ένα τριήμερο με δείπνο γκαλά και μισή μέρα εκδρομή αντέχει χώρο τριάντα λεπτά από το αεροδρόμιο, γιατί το πρόγραμμα έχει περιθώριο. Ταιριάξτε την πόλη με το σχήμα της εβδομάδας, όχι με την καρτ ποστάλ.

Τι κάνει καλά η καθεμία για συνέδρια

Το επίσημο γραφείο συνεδρίων της Αθήνας παρουσιάζει ιστορικούς, σύγχρονους, παραθαλάσσιους και υπαίθριους χώρους εκδηλώσεων, σύμφωνα με το This is Athens Convention Bureau, και αυτό το εύρος συνοψίζει ειλικρινά την Αθήνα. Μπορείτε να κάνετε ολομέλεια σε αίθουσα ξενοδοχείου, δεξίωση σε αυλή μουσείου και δείπνο λήξης δίπλα στη θάλασσα χωρίς να βγείτε από την Αττική. Για αποστολή που θέλει μία πόλη να τα κάνει όλα, αυτό το εύρος δύσκολα βρίσκει αντίπαλο.

Η Θεσσαλονίκη είναι άλλη υπόθεση. Το κέντρο της είναι αρκετά συμπαγές ώστε οι σύνεδροι συχνά να πηγαίνουν με τα πόδια από το ξενοδοχείο στον χώρο και στο δείπνο, κι αυτό αλλάζει την αίσθηση της διοργάνωσης από διεκπεραίωση σε φιλοξενία. Για ομάδες από τα Βαλκάνια, την περιοχή του Εύξεινου Πόντου και την Τουρκία, μπορεί να συντομεύσει τα ταξίδια και να μειώσει τον κίνδυνο ανταπόκρισης που τρώει χρόνο από το πρόγραμμα. Για μικρότερο, διήμερο συνέδριο με έμφαση στη συζήτηση, αυτή η συμπαγής δομή είναι συχνά ο καθοριστικός παράγοντας. Ο οδηγός μας για βάση συνεδρίου στη Θεσσαλονίκη ανάλογα με το πρόγραμμα εξηγεί πώς εκεί η επιλογή χώρου ακολουθεί το χρονοδιάγραμμα.

Να είμαστε όμως δίκαιοι. Η Αθήνα δεν είναι αυτόματα η ασφαλής επιλογή, κι όταν τη μεταχειρίζεστε έτσι, τα συνέδρια καταλήγουν με συνέδρους σκορπισμένους σε μια μεγάλη πόλη και δρομολόγια πούλμαν που δεν τα ευχαριστιέται κανείς. Ούτε η Θεσσαλονίκη είναι αυτόματα η φθηνότερη ή φιλικότερη λύση, και καλό είναι να ελέγξετε νωρίς αν ένας χώρος εκεί σηκώνει όσες μεγάλες παράλληλες συνεδρίες χρειάζεστε κάτω από μία στέγη. Καμία πόλη δεν είναι σωστή από μόνη της. Αυτό που κρίνει είναι ο χάρτης προέλευσης.

Ελέγξτε τον χώρο με βάση τον χάρτη σας

Πριν υπογράψετε οτιδήποτε, περάστε τους επικρατέστερους χώρους ξανά από το φύλλο εργασίας. Ένας χώρος που βαθμολογείται καλά στο χαρτί μπορεί να αποτύχει την ημέρα της εκδήλωσης.

• Ρωτήστε πώς φτάνουν οι σύνεδροι από το πλησιέστερο αεροδρόμιο και σε ποιες ώρες λειτουργεί η τελευταία πρακτική μεταφορά.
• Ρωτήστε πόσοι σύνεδροι χωρούν σε ένα μπλοκ δωματίων και τι γίνεται με το πλεόνασμα.
• Ρωτήστε αν η αίθουσα ολομέλειας, οι αίθουσες παράλληλων συνεδριών και ο εκθεσιακός χώρος είναι σε ένα κτίριο ή σε πολλά, και προσθέστε τον χρόνο περπατήματος στο πρόγραμμα.
• Ζητήστε γραπτώς τι πρόσβαση παρέχει ο χώρος σε συνέδρους με μειωμένη κινητικότητα.
• Ζητήστε όρο που καλύπτει το μπλοκ δωματίων και την προσφορά χώρου στο ίδιο συμβόλαιο, ώστε το ένα να μην ανατιμολογείται χωρίς το άλλο.
• Ρωτήστε τι δικαιολογητικά χρειάζεται ο χώρος: λίστα συνέδρων, ασφαλιστήριο, πρόγραμμα προκαταβολών, υπογεγραμμένο σχέδιο κάτοψης.
• Επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις για άδειες και φορολογία με την αρμόδια αρχή πριν δεσμευτείτε.

Αν μέρος του προγράμματος είναι συνεδρία εργασίας και όχι συνέδριο, η ίδια λογική ισχύει με άλλα βάρη, και η σελίδα μας για εταιρικά retreat στην Ελλάδα καλύπτει συνδυασμούς ναύλωσης και χώρου που χρησιμοποιούν οι ομάδες όταν η μορφή είναι μικρότερη και περιλαμβάνει διαμονή.

Όταν η απάντηση δεν είναι το κέντρο καμίας πόλης

Το φύλλο μερικές φορές δείχνει μακριά από τα δύο κέντρα. Αν οι σύνεδροι προσγειώνονται στο αεροδρόμιο της Αθήνας και το πρόγραμμα είναι σύντομο, ένας χώρος στην περιοχή γύρω από το αεροδρόμιο μπορεί να νικήσει κεντρικό ξενοδοχείο μόνο και μόνο στον χρόνο μεταφοράς, γι' αυτό κρατάμε ξεχωριστή επισκόπηση για συνεδριακούς χώρους στα Σπάτα. Η ίδια λογική ισχύει γύρω από τη Θεσσαλονίκη, όπου αξίζει να εξετάσετε με τον ίδιο τρόπο την επιλογή ανάμεσα σε αεροδρόμιο και κέντρο.

Συμπληρώστε το φύλλο δύο φορές, μία με κάθε πόλη να κερδίζει στην πρόσβαση, και δείτε ποια εκδοχή αφήνει λιγότερες κόκκινες γραμμές. Αυτή η σύγκριση, όχι η προτίμηση σε μια πόλη, είναι η εισήγησή σας στο διοικητικό συμβούλιο.

Στείλτε μας τον αριθμό συνέδρων, τις ημερομηνίες και ένα σύντομο περίγραμμα του προγράμματος. Θα τα περάσουμε σε χώρους και στις δύο πόλεις που ταιριάζουν στη μορφή της εκδήλωσης, και θα συγκρίνετε τις απαντήσεις με το δικό σας φύλλο εργασίας.