Επιλέξτε βάση συνεδρίου στη Θεσσαλονίκη σύμφωνα με το πρόγραμμα

Φανταστείτε ένα συνέδριο 180 συνέδρων στη Θεσσαλονίκη. Η κύρια αίθουσα βρίσκεται σε ένα ξενοδοχείο, το δείπνο γκαλά κάπου αλλού και τρεις ομάδες ομιλητών κοιμούνται σε διαφορετικές περιοχές. Κάθε μετακίνηση κοστίζει χρόνο, καλή θέληση και χρήμα.

Η πόλη προσφέρει μεγάλη ποικιλία χώρων εκδηλώσεων με διαφορετική ιστορία, υποδομές και περιβάλλον, όπως δείχνει ο Thessaloniki Convention Bureau: χώροι εκδηλώσεων. Η ποικιλία είναι χρήσιμη, αλλά σημαίνει επίσης ότι κανένας τύπος χώρου δεν ταιριάζει σε κάθε πρόγραμμα. Η απόφαση εξαρτάται από το πόσες φορές θα μετακινηθούν οι σύνεδροι και αν αυτές οι μετακινήσεις προσθέτουν αξία ή μόνο τριβή.

Ενιαία βάση ή διασπορά σε πολλά σημεία

Ένα σχέδιο ενιαίας βάσης συγκεντρώνει τις ολομέλειες, τις παράλληλες συνεδρίες, την εστίαση και συχνά τη διαμονή κάτω από μία στέγη ή σε μικρή απόσταση με τα πόδια. Ανταλλάσσετε λίγη ποικιλία για έλεγχο: μία επαφή επιχειρήσεων, ένα σύνολο κανόνων φόρτωσης, μία συζήτηση τιμολόγησης. Η ειλικρινής αντιστάθμιση είναι ότι η κύρια αίθουσα μπορεί να είναι μεγαλύτερη ή πιο λιτή από έναν αυτόνομο χώρο που σας άρεσε, και το μενού του δείπνου μπορεί να ακολουθεί το πρότυπο του ξενοδοχείου αντί για το ύφος ενός εστιατορίου.

Ένα σχέδιο διασποράς χρησιμοποιεί ένα αποκλειστικό συνεδριακό ξενοδοχείο για την εργάσιμη ημέρα και ξεχωριστούς χώρους για δείπνα, δεξιώσεις ή εργαστήρια. Μπορεί να δώσει σε κάθε μέρος του προγράμματος καλύτερη αίθουσα. Πολλαπλασιάζει όμως τα πράγματα που πρέπει να συντονίσετε: μεταφορές, χρόνους, σήμανση, υποστήριξη ομιλητών και ελέγχους οπτικοακουστικών σε περισσότερα από ένα κτίρια. Κανένα σχέδιο δεν είναι αυτόματα φθηνότερο ή καλύτερο. Η αριθμητική του συνολικού κόστους το κρίνει, και εξαρτάται από την προσφορά σας.

Φτιάξτε έναν πίνακα προγράμματος-τοποθεσίας

Ο πίνακας παρακάτω είναι το βασικό εργαλείο για αυτή την απόφαση. Συμπληρώστε τον πριν επιλέξετε οτιδήποτε. Μην μαντεύετε χρόνους μετακίνησης. Ζητήστε από κάθε χώρο ή από τον προμηθευτή μεταφορών γραπτή εκτίμηση για τη συγκεκριμένη διαδρομή τη συγκεκριμένη ώρα. Χαρακτηρίστε κάθε νούμερο ως εκτίμηση μέχρι να επιβεβαιωθεί σε προσφορά.

Ενότητα προγράμματος	Σύνεδροι (παράδειγμα)	Προτιμώμενη βάση	Εναλλακτική τοποθεσία	Πηγή διαδρομής και χρόνου	Ανάγκες ΟΑ και στήσιμο	Μορφή εστίασης	Σημειώσεις σύμβασης και πρόσβασης
Εγγραφή και καφές υποδοχής	180	Φουαγιέ κεντρικού ξενοδοχείου	Ξεχωριστό λόμπι	Ζητήστε γραπτή εκτίμηση από τον χώρο	Σήμανση, γκαρνταρόμπα, ρεύμα	Όρθιος καφές	Πρόσβαση από ποια ώρα;
Συνεδρίες ολομέλειας	180	Κεντρική αίθουσα	Αμφιθέατρο	Ζητήστε γραπτή εκτίμηση από τον χώρο	Σκηνή, μικρόφωνα, εγγραφή	Σερβίρισμα νερού	Παράθυρο πρόβας;
Παράλληλα εργαστήρια	60 ανά αίθουσα	Αίθουσες διαλείμματος	Εξωτερικός χώρος συσκέψεων	Ζητήστε γραπτή εκτίμηση από τον χώρο	Οθόνες, πίνακες	Διάλειμμα πρωινού	Χρόνος αναδιάταξης;
Γεύμα	180	Εστιατόριο ή αίθουσα χορού ξενοδοχείου	Κοντινό εστιατόριο	Ζητήστε γραπτή εκτίμηση από τον χώρο	Διαχείριση ουράς	Μπουφές ή μενού	Διαχείριση διατροφικών αναγκών;
Δείπνο γκαλά	180	Αίθουσα χορού ξενοδοχείου	Αυτόνομος χώρος	Ζητήστε γραπτή εκτίμηση από τον χώρο	Σκηνή, φωτισμός, ήχος	Καθιστό δείπνο	Φόρτωση και ώρα λήξης;
Ενημέρωση ομιλητών	12	Αίθουσα διοικητικού συμβουλίου	Green room	Ζητήστε γραπτή εκτίμηση από τον χώρο	Οθόνη, εκτυπωτής	Σνακ	Ήσυχο και κλειδωμένο;
Μεταφορές αναχώρησης	180	Κεντρική είσοδος	Πολλαπλά σημεία παραλαβής	Ζητήστε από προμηθευτή μεταφορών	Σήμανση, προσωπικό	Δεν εφαρμόζεται	Αποθήκευση αποσκευών;

Αφού συμπληρωθεί ο πίνακας, μετρήστε τις μετακινήσεις. Αν οι σύνεδροι μετακινούνται δύο φορές την ημέρα, συνήθως είναι διαχειρίσιμο. Αν μετακινούνται τέσσερις, τρέχετε μια επιχείρηση logistics με ένα συνέδριο προσαρτημένο. Ο πίνακας δείχνει πού μια ενιαία βάση εξαλείφει εντελώς μια μετακίνηση και πού η διασπορά βελτιώνει πραγματικά την αίθουσα.

Τι κάνει το μπλοκ δωματίων στην απόφαση βάσης

Η διαμονή συχνά καθορίζει τη βάση περισσότερο από την αίθουσα συνεδριάσεων. Αν οι περισσότεροι σύνεδροι μένουν στο ίδιο ξενοδοχείο με την ολομέλεια, οι πρωινές συνεδρίες ξεκινούν στην ώρα τους και η άτυπη δικτύωση γίνεται στην ουρά του ασανσέρ. Αν μένουν σε πολλά ξενοδοχεία, χρειάζεστε σαφείς διαδρομές με τα πόδια, σημεία συνάντησης και ονομαστικό επαφή για κάθε κατάλυμα. Διαβάστε τον οδηγό μας για την οργάνωση μπλοκ δωματίων πριν δεσμευτείτε, και ρωτήστε κάθε ξενοδοχείο πώς χειρίζεται υπο-μπλοκ, προκαταβολές και ημερομηνίες αποδέσμευσης.

Ένα σχέδιο ενιαίας βάσης συνήθως σημαίνει ένα μπλοκ δωματίων, ένα σύνολο ωρών check-in και ένα μέρος για να αφήνουν οι σύνεδροι τις αποσκευές τους. Ένα σχέδιο διασποράς μπορεί να χρειάζεται δύο μπλοκ ή ένα μπλοκ συν ατομικές κρατήσεις. Αυτό δεν είναι λόγος να απορρίψετε τη διασπορά. Είναι λόγος να φτιάξετε πρώτα τον πίνακα και να δείτε πόσες εργασίες σχετικές με ξενοδοχεία δημιουργείτε.

Ερωτήσεις χωρητικότητας που αλλάζουν τη λίστα

Η χωρητικότητα δεν είναι ένας αριθμός. Ένας χώρος που φιλοξενεί άνετα την ολομέλεια μπορεί να αποτύχει στο γεύμα, στη συνεδρία poster ή στο γκαλά. Ρωτήστε για χωρητικότητα σε κάθε διαμόρφωση που πραγματικά χρειάζεστε: θέατρο, καμπαρέ, τάξη, τραπέζι και όρθια δεξίωση. Η εξήγησή μας για τη χωρητικότητα συνεδρίων καλύπτει τη διαφορά μεταξύ ονομαστικής και χρησιμοποιήσιμης χωρητικότητας, συμπεριλαμβανομένων σκηνής, θέσεων ΟΑ και διαδρομών σερβιρίσματος.

Για κάθε υποψήφιο χώρο, πάρτε γραπτές απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις:

• Ποια είναι η μέγιστη χωρητικότητα σε κάθε διάταξη που χρειαζόμαστε, και ποια έπιπλα ή σκηνή τη μειώνουν;
• Ποιοι χώροι είναι αποκλειστικά δικοί μας και ποιοι είναι κοινόχρηστοι ή κρατήσιμοι από άλλη ομάδα;
• Ποια είναι τα παράθυρα φόρτωσης, οι κανόνες ανάρτησης και τα όρια ισχύος;
• Τι περιλαμβάνεται στην ημερήσια τιμή και τι τιμολογείται ξεχωριστά;
• Ποια ποσά υπόκεινται σε φόρο, και ο φόρος όπως αναφέρεται περιλαμβάνεται ή προστίθεται;
• Ποιες είναι οι προθεσμίες προκαταβολής, ακύρωσης και τελικού αριθμού συμμετεχόντων;
• Ποιος είναι ο επιτόπιος επαφή μας κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης και ποιος χειρίζεται τα ΟΑ;

Πότε να χωρίσετε και πότε να μείνετε

Χωρίστε το πρόγραμμα όταν μια ξεχωριστή τοποθεσία κάνει μια συγκεκριμένη στιγμή καλύτερη: ένα δείπνο σε χώρο με δικό του χαρακτήρα, ένα εργαστήριο που χρειάζεται εξειδικευμένο εξοπλισμό ή μια δεξίωση που δίνει στους συνέδρους λόγο να βγουν από το ξενοδοχείο. Μείνετε σε μία βάση όταν το πρόγραμμα είναι πυκνό, όταν οι ομιλητές φτάνουν και φεύγουν σε διαφορετικές ώρες ή όταν έχετε μικρή ομάδα και κανέναν αποκλειστικό συντονιστή μεταφορών.

Μην υποθέτετε ότι μια ενιαία βάση είναι πάντα φθηνότερη. Μην υποθέτετε ότι ένα σχέδιο διασποράς είναι πάντα πιο ενδιαφέρον. Ο πίνακας και οι γραπτές προσφορές αποφασίζουν. Αν τα νούμερα είναι κοντά, επιλέξτε το σχέδιο με τις λιγότερες ανεξέλεγκτες μεταβλητές: λιγότερες διαδρομές, λιγότερες επαφές, λιγότερες παραδόσεις. Οι σύνεδροι θα θυμούνται ένα συνέδριο που κύλησε ήρεμα περισσότερο από έναν έξυπνο συνδυασμό χώρων που κράτησε όλους να περιμένουν.

Τι να στείλετε στους χώρους

Για να πάρετε συγκρίσιμες απαντήσεις, στείλτε σε κάθε υποψήφιο χώρο το ίδιο brief. Συμπεριλάβετε τον πίνακα προγράμματος, τον ενδεικτικό αριθμό συνέδρων, τις ημερομηνίες που εξετάζετε, τις διατάξεις αιθουσών που χρειάζεστε, τις μορφές εστίασης, την απαίτηση διαμονής και τους χρόνους πρόσβασης για στήσιμο και ξεστήσιμο. Ζητήστε γραπτή προσφορά που να ξεχωρίζει ενοικίαση αίθουσας, εστίαση, ΟΑ, διαμονή και τυχόν χρεώσεις υπηρεσιών, και ρωτήστε ποια στοιχεία υπόκεινται σε φόρο. Ζητήστε διαθεσιμότητα και γραπτή προσφορά μαζί, ώστε να συγκρίνετε πραγματικές επιλογές και όχι πρόχειρο ενδιαφέρον.

Αν θέλετε να περιορίσετε πρώτα το πεδίο, περιηγηθείτε στα συνεδριακά ξενοδοχεία στη Θεσσαλονίκη και ελέγξτε κάθε κατάλυμα με τον πίνακα. Στη συνέχεια στείλτε το brief, περιμένετε γραπτές απαντήσεις και συγκρίνετε όμοια με όμοια. Η σωστή βάση είναι αυτή που κάνει το πρόγραμμά σας ευκολότερο να εκτελεστεί, όχι αυτή που φωτογραφίζεται καλύτερα.