Υποθέστε τον κανονικό συντελεστή μέχρι να μιλήσει το λογιστήριο
Ο κανονικός συντελεστής ΦΠΑ στην Ελλάδα είναι είκοσι τέσσερα τοις εκατό, όπως αναφέρει το Υπουργείο Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών στον οδηγό του για τον ΦΠΑ. Ξεκινήστε από αυτή την υπόθεση για ενοικίαση αίθουσας, catering, οπτικοακουστικά και προσωπικό, και αφήστε το λογιστήριο να επιβεβαιώσει τι ισχύει για τη δική σας εκδήλωση και την επιχείρησή σας. Δεν είμαστε εμείς αρμόδιοι να εγκρίνουμε τη φορολογική μεταχείριση, ούτε ο υπεύθυνος πωλήσεων του χώρου.
Εδώ κρύβεται η παγίδα. Ένας χώρος που δίνει μεικτό ποσό μπορεί να φαίνεται ακριβότερος από έναν που δίνει καθαρό, ακόμη κι αν στην πράξη είναι φθηνότερος. Μία γραμμή για την αίθουσα μπορεί να είναι μεικτή ή καθαρή, και κανείς δεν υποχρεούται να το διευκρινίσει στο email. Ζητήστε εγγράφως, για κάθε προσφορά, τρία ξεχωριστά νούμερα: καθαρό ποσό, ΦΠΑ, τελικό σύνολο. Αν κάποιος δίνει μόνο ένα νούμερο, αυτό είναι το πρώτο προειδοποιητικό σημάδι, όχι το τελευταίο.
Ποιος τιμολογεί μετράει περισσότερο από το λογότυπο
Η εταιρεία που στέλνει την προσφορά δεν είναι πάντα αυτή που εκδίδει το τιμολόγιο. Σε ξενοδοχεία, για παράδειγμα, η τιμολόγηση μπορεί να γίνεται από άλλο νομικό πρόσωπο από αυτό του ενημερωτικού υλικού. Αυτό αλλάζει σε ποιον πληρώνει το λογιστήριό σας, ποιο ΑΦΜ εμφανίζεται στο παραστατικό και αν το σύστημά σας το δέχεται. Πριν υπογράψετε, ζητήστε ακριβή επωνυμία, ΑΦΜ και διεύθυνση που θα αναγράφονται στο τιμολόγιο, και βάλτε τα τρία αυτά στοιχεία στο συμβόλαιο, όχι σε ένα email που θα χαθεί μέχρι την προκαταβολή.
Στους συνεδριακούς χώρους στην Ελλάδα κάθε καταχώριση έχει τη δική της τιμολογιακή ρύθμιση, και η καταχώριση δεν λέει τίποτα για φορολογική μεταχείριση. Δεν θεωρούμε την καταχώριση επιβεβαίωση τιμολογιακής πρακτικής, και καλά θα κάνετε να μην το κάνετε ούτε εσείς. Η μόνη επιβεβαίωση που μετράει είναι αυτή που θα λάβει γραπτώς το λογιστήριό σας από το πρόσωπο που θα σας τιμολογήσει.
Πρότυπο σύγκρισης προσφοράς, γραμμή προς γραμμή
Μία στήλη ανά προμηθευτή, και η πραγματική κατάταξη φαίνεται γρήγορα. Κρατήστε την ίδια σειρά γραμμών για όλους, γιατί ένα φύλλο όπου η μία προσφορά έχει οκτώ γραμμές και η άλλη έντεκα κρύβει τη διαφορά.
| Γραμμή | Τι καταγράφετε | Γιατί έχει σημασία |
|---|---|---|
| Ενοικίαση χώρου | Καθαρό ποσό, ΦΠΑ χωριστά, τελικό σύνολο | Αποκαλύπτει προσφορές που ανακατεύουν καθαρό και μεικτό |
| Catering | Καθαρό ανά άτομο, ελάχιστος αριθμός, χρέωση σέρβις | Εδώ εύκολα μπερδεύονται τα καθαρά με τα μεικτά |
| Οπτικοακουστικά | Καθαρό ή μεικτό, με λίστα εξοπλισμού | Μια μεικτή γραμμή μπορεί να κρύψει τη μεγαλύτερη διακύμανση |
| Προσωπικό | Ώρες, υπερωρία, καθαρό ή μεικτό | Η υπερωρία μπορεί να δίνεται σε άλλη μορφή από την ημερήσια τιμή |
| Πρόσωπο τιμολόγησης | Επωνυμία και ΑΦΜ | Καθορίζει αν το λογιστήριο μπορεί να επεξεργαστεί το παραστατικό |
| Εξόφληση | Ποσοστό προκαταβολής, ημερομηνία υπολοίπου, νόμισμα | Προκαταβολή πριν επιβεβαιωθεί το πρόσωπο τιμολόγησης είναι πρόβλημα |
| Ακύρωση | Ημερομηνίες, προθεσμίες, τι θεωρείται ειδοποίηση | Διαβάστε το πριν την προκαταβολή, όχι μετά |
Δύο κανόνες κρατούν τη σύγκριση αξιόπιστη. Πρώτον, μετατρέψτε κάθε γραμμή στην ίδια βάση πριν κατατάξετε προμηθευτές, πράγμα που συνήθως σημαίνει να ζητήσετε καθαρά ποσά από όλους. Δεύτερον, σημειώστε με ερωτηματικό ό,τι υποθέσατε. Το υποτιθέμενο νούμερο δεν είναι συγκρίσιμο νούμερο. Στείλτε το φύλλο σε όποιον εγκρίνει τη δαπάνη, γιατί μια σύγκριση που έχει δει το λογιστήριο δεν ξανανοίγει στο στάδιο της προκαταβολής.
Αξίζει να προσθέσετε στο φύλλο και δύο στήλες που δεν είναι ποσά: ποιος υπέγραψε την προσφορά και πότε λήγει. Μια προσφορά χωρίς ημερομηνία λήξης μπορεί να αλλάξει μετά την έγκριση του προϋπολογισμού, και τότε η σύγκριση που παρουσιάσατε στον διευθυντή σας δεν ισχύει πια. Κρατήστε, επίσης, αντίγραφο της τελικής έκδοσης κάθε προσφοράς, γιατί οι αναθεωρήσεις φτάνουν συχνά ως συνημμένα με ίδιο όνομα αρχείου.
Από την ημερήσια τιμή σε προϋπολογισμό που στέκεται
Η ημερήσια τιμή της αίθουσας είναι το νούμερο που όλοι θυμούνται και που παραπλανά περισσότερο. Ο οδηγός μας για το τι περιλαμβάνει η ημερήσια τιμή ενοικίασης αίθουσας στην Αθήνα εξηγεί τις χρεώσεις που μένουν έξω από το βασικό ποσό, και οι περισσότερες έρχονται ως ξεχωριστές γραμμές με τη δική τους μεταχείριση ΦΠΑ. Στον εσωτερικό προϋπολογισμό προσθέστε γραμμή για απρόβλεπτα και ονομάστε την έτσι, γιατί ένα αποθεματικό χωρίς ετικέτα κόβεται.
Αν η εκδήλωση έχει χορηγικό σκέλος, η λογιστική γίνεται πιο σύνθετη και ο λογαριασμός του χώρου πρέπει να μένει χωριστά από τη δαπάνη προγράμματος από το πρώτο προσχέδιο. Οι σημειώσεις μας για το κόστος δείπνου ενίσχυσης ισχύουν για αυτόν τον διαχωρισμό και σε εταιρική εκδήλωση. Οι χορηγοί μπορεί να θέλουν τη συνεισφορά τους δεμένη με ονομαστική γραμμή, οπότε αποφασίστε νωρίς ποιες γραμμές καλύπτει η χορηγία και ποιες ο δικός σας προϋπολογισμός.
Τι συμφωνείτε πριν φύγει η προκαταβολή
Πάρτε τέσσερα πράγματα γραπτώς: καθαρό και μεικτό ποσό για κάθε γραμμή, το πρόσωπο που τιμολογεί με το ΑΦΜ του, το πρόγραμμα πληρωμών με ημερομηνίες και νόμισμα, και τους όρους ακύρωσης με τις προθεσμίες ειδοποίησης. Θα στέλναμε ένα email με τα τέσσερα ως αριθμημένες ερωτήσεις και θα ζητούσαμε απαντήσεις στην ίδια μορφή, ώστε να μη μείνει τίποτα μισοαπαντημένο. Αν απαντηθούν τα τρία από τα τέσσερα, στείλτε ξανά τη λίστα. Είναι ένα βαρετό email, αλλά και ο φθηνότερος τρόπος να μειώσετε το ρίσκο.
Μία επιφύλαξη: κάποιοι χώροι πραγματικά δεν μπορούν να δώσουν πλήρως αναλυμένη καθαρή προσφορά στο στάδιο της πρότασης, επειδή τα νούμερα catering ή οπτικοακουστικών είναι ακόμη ανοιχτά. Είναι λογικό. Σε αυτή την περίπτωση, ζητήστε τώρα γραπτώς το πρόσωπο που τιμολογεί και τη μεταχείριση ΦΠΑ, και αφήστε τα ποσά να αναλυθούν όταν οριστικοποιηθούν οι ανάγκες της εκδήλωσης. Η δομή συμφωνείται πριν υπάρξουν τα νούμερα. Κι αν τη συμφωνήσετε από νωρίς, κανείς δεν θα χρειαστεί να ξανανοίξει τη μορφή του τιμολογίου αφού έχει φύγει η προκαταβολή, ούτε να ψάχνει ποιος είπε τι σε ποιο μήνυμα.
Οι απαιτήσεις μπορεί να αλλάξουν, οπότε επιβεβαιώστε τους ισχύοντες κανόνες ΦΠΑ και τιμολόγησης με την αρμόδια αρχή ή τον φορολογικό σας σύμβουλο πριν υπογράψετε. Στείλτε μας αριθμό καλεσμένων, ημερομηνίες και ένα σύντομο σημείωμα, και οι χώροι που ταιριάζουν μπορούν να απαντήσουν με προσφορές σε μορφή που το λογιστήριό σας συγκρίνει γραμμή προς γραμμή.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Να ζητώ καθαρό ή μεικτό ποσό από κάθε ελληνικό χώρο;
Και τα δύο, σε κάθε γραμμή. Προσφορά που δείχνει καθαρό ποσό, ΦΠΑ και σύνολο χωριστά συγκρίνεται με οποιαδήποτε άλλη. Αν δοθεί ένα μόνο νούμερο, ρωτήστε σε ποια βάση στηρίζεται πριν κατατάξετε τον προμηθευτή.
Ποιος επιβεβαιώνει τη φορολογική μεταχείριση της εκδήλωσης;
Το λογιστήριό σας ή ο φορολογικός σύμβουλος, όχι ο χώρος. Ο χώρος δηλώνει ποιο πρόσωπο τιμολογεί και πώς παρουσιάζει το ποσό. Το αν η μεταχείριση είναι σωστή για την επιχείρησή σας εξαρτάται από τη δική σας εγγραφή και συνθήκες.
Ποια στοιχεία τιμολόγησης πρέπει να μπουν στο συμβόλαιο;
Επωνυμία, ΑΦΜ και διεύθυνση του προσώπου που θα σας τιμολογήσει. Προσθέστε το πρόγραμμα πληρωμών με ημερομηνίες, το νόμισμα και τους όρους ακύρωσης. Υπόσχεση σε email είναι πιο αδύναμη από όρο στο υπογεγραμμένο έγγραφο.