Ένα μπλοκ δωματίων ξενοδοχείου και ένα συμβόλαιο χώρου εκδήλωσης μπορεί να έχουν ξεχωριστούς όρους αποδέσμευσης και ακύρωσης. Ο στόχος δεν είναι να γίνετε δικηγόρος συμβάσεων. Ο στόχος είναι να κάνετε απλές ερωτήσεις νωρίς, να πάρετε γραπτές απαντήσεις και να αποφύγετε να ανακαλύψετε το κενό αφού κλειδώσουν τα νούμερα των εγγραφών σας.
Γιατί τα δύο συμβόλαια μπορεί να κινούνται με διαφορετική ταχύτητα
Ένα ξενοδοχείο συχνά πουλά δωμάτια και χώρο εκδήλωσης από διαφορετικά τμήματα ή με διαφορετικούς κανόνες εσόδων. Το μπλοκ δωματίων προστατεύει το ξενοδοχείο από δωμάτια που μένουν απούλητα. Το συμβόλαιο του χώρου προστατεύει την αίθουσα, τη διαρρύθμιση, το ελάχιστο κατανάλωσης φαγητού και ποτού και τις ώρες προσωπικού. Αυτοί οι δύο κίνδυνοι δεν αυξάνονται και δεν μειώνονται μαζί, γι' αυτό οι ημερομηνίες αποδέσμευσης και ακύρωσης είναι συχνά διαφορετικές.
Αυτό δεν είναι αυτόματα πρόβλημα. Γίνεται πρόβλημα όταν υποθέτετε ότι μία ημερομηνία ισχύει και για τα δύο. Αν οι εγγραφές κλείνουν αργά ή αν οι ομιλητές επιβεβαιώνουν αργά, μια ημερομηνία αποδέσμευσης δωματίων μπορεί να φτάσει πριν έχετε τελικά νούμερα. Αν η προθεσμία ακύρωσης του χώρου είναι νωρίτερα, μπορεί να δεσμευτείτε για τα δωμάτια ακόμη και αν η αίθουσα παραμένει ευέλικτη.
Ζητήστε και τα δύο χρονοδιαγράμματα σε μία σελίδα. Αν το ξενοδοχείο δεν μπορεί να το ετοιμάσει, αντιγράψτε τις σχετικές ημερομηνίες στο δικό σας φύλλο και στείλτε το πίσω για επιβεβαίωση. Μια γραπτή απάντηση που λέει «ναι, αυτές είναι οι ημερομηνίες» είναι πιο χρήσιμη από ένα τηλεφώνημα που δεν μπορείτε να προωθήσετε στην οικονομική σας ομάδα.
Οι ερωτήσεις που δίνουν καθαρή απάντηση
Ο νομικός λόγος δεν είναι ο στόχος εδώ. Οι απλές ερωτήσεις είναι. Κάντε κάθε μία γραπτώς και κρατήστε τις απαντήσεις.
- Ποια είναι η ημερομηνία αποδέσμευσης του μπλοκ δωματίων και αλλάζει αν προσθέσουμε δωμάτια αργότερα;
- Ποια είναι η ημερομηνία ακύρωσης του χώρου εκδήλωσης και αλλάζει αν μειώσουμε το πρόγραμμα;
- Αν αποδεσμεύσουμε δωμάτια νωρίτερα, αλλάζει η τιμή του χώρου ή το ελάχιστο κατανάλωσης φαγητού και ποτού;
- Αν ακυρώσουμε τον χώρο εκδήλωσης, τι συμβαίνει με το μπλοκ δωματίων;
- Σε ποιο ποσό εφαρμόζεται τυχόν χρέωση ακύρωσης: στα δωμάτια, στον χώρο, στο φαγητό και ποτό ή και στα τρία;
- Ο φόρος όπως αναφέρεται περιλαμβάνεται σε κάθε ποσό και εφαρμόζεται στην ίδια βάση;
- Ποιος επιβεβαιώνει μια αλλαγή και μέχρι πότε, γραπτώς;
Για ένα συνέδριο, προσθέστε άλλη μία: τι συμβαίνει με το μπλοκ δωματίων αν το πρόγραμμα μετατοπιστεί κατά μία ημέρα; Μια μετατόπιση μίας ημέρας ακούγεται μικρή. Μπορεί να μετακινήσει και τις δύο προθεσμίες.
Χρονοδιάγραμμα λίστας δωματίων με κενές ημερομηνίες
Χρησιμοποιήστε το ως πίνακα εργασίας. Συμπληρώστε τις ημερομηνίες από κάθε γραπτή προσφορά, όχι από μνήμης. Αν λείπει μια ημερομηνία, αφήστε την κενή και ξαναρωτήστε. Ο σκοπός είναι να δείτε τις δύο διαδρομές δίπλα δίπλα πριν υπογράψετε οτιδήποτε.
| Στοιχείο | Μπλοκ δωματίων | Χώρος εκδήλωσης |
|---|---|---|
| Αναφορά προσφοράς | ||
| Δωμάτια ή χώρος που κρατούνται | ||
| Ημερομηνία αποδέσμευσης | ||
| Ημερομηνία ακύρωσης | ||
| Προθεσμία μείωσης | ||
| Προκαταβολή | ||
| Υπόλοιπο | ||
| Ο φόρος όπως αναφέρεται εφαρμόζεται σε | ||
| Πρώτο προσχέδιο λίστας δωματίων | ||
| Τελικά ονόματα λίστας δωματίων | ||
| Επαφή στον χώρο | ||
| Γραπτή επιβεβαίωση που ελήφθη |
Δύο επιπλέον γραμμές βοηθούν περισσότερο απ' ό,τι φαίνεται: «Τι αλλάζει αν προσθέσουμε 10 δωμάτια;» και «Τι αλλάζει αν αφαιρέσουμε 10 δωμάτια;». Αυτές οι δύο κινήσεις είναι που συχνότερα επαναφέρουν μια ημερομηνία αποδέσμευσης ή μια τιμή. Πάρτε την απάντηση γραπτώς πριν τη χρειαστείτε.
Πού συναντιούνται συνήθως οι δύο διαδρομές
Το μπλοκ δωματίων και ο χώρος εκδήλωσης συναντιούνται στη λίστα δωματίων. Αυτή η λίστα δεν είναι μόνο ονόματα. Είναι το έγγραφο που ενεργοποιεί τον τελικό αριθμό δωματίων, τον τελικό αριθμό φαγητού και ποτού και μερικές φορές την τελική διαρρύθμιση του χώρου. Αν η λίστα δωματίων αργήσει, το ξενοδοχείο μπορεί να θεωρήσει τα απούλητα δωμάτια ως αποδεσμευμένα, ακόμη και αν το συμβόλαιο του χώρου είναι ακόμη ενεργό.
Ακολουθεί ένα απλό παράδειγμα, όχι κανόνας της αγοράς: έχετε 120 συμμετέχοντες, οι 80 χρειάζονται δωμάτια και οι εγγραφές κλείνουν 21 ημέρες πριν την άφιξη. Αν η ημερομηνία αποδέσμευσης δωματίων είναι 30 ημέρες πριν την άφιξη, δεσμεύεστε για δωμάτια πριν γνωρίζετε τα τελικά νούμερα. Αυτό είναι ένα πραγματικό δίλημμα. Το να κρατήσετε περισσότερα δωμάτια νωρίς μπορεί να προστατεύσει το μπλοκ. Το να κρατήσετε λιγότερα μπορεί να μειώσει την έκθεσή σας. Κανένα δεν είναι δωρεάν και η σωστή απάντηση εξαρτάται από το μοτίβο των εγγραφών σας.
Ρωτήστε το ξενοδοχείο ποια ημερομηνία θεωρεί ως έναυσμα για τη λίστα δωματίων. Ρωτήστε αν επιτρέπεται προκαταρκτική λίστα και πότε είναι η τελική. Ρωτήστε αν οι αλλαγές ονομάτων μετά την τελική λίστα αντιμετωπίζονται ως νέα κράτηση.
Τι να στείλετε στα ξενοδοχεία
Μην ζητάτε μόνο διαθεσιμότητα. Ζητήστε διαθεσιμότητα και γραπτή προσφορά μαζί, με τα δύο χρονοδιαγράμματα σε μία σελίδα. Αυτό εξοικονομεί έναν κύκλο email και δίνει στην επιτροπή σας κάτι να διαβάσει.
Στείλτε τα εξής στο πρώτο μήνυμα:
- Όνομα εκδήλωσης, ημερομηνίες και αν οι ημερομηνίες είναι σταθερές ή ευέλικτες.
- Εκτιμώμενοι συμμετέχοντες και πόσοι χρειάζονται δωμάτια.
- Τις διανυκτερεύσεις δωματίων που περιμένετε, ανά ημερομηνία, ακόμη και αν τα νούμερα είναι κατά προσέγγιση.
- Τη μορφή του χώρου: θεατρική διάταξη, τάξη, συμβούλιο ή έκθεση.
- Την ημερομηνία κλεισίματος των εγγραφών και την ημερομηνία κλεισίματος της λίστας δωματίων.
- Αίτημα για την ημερομηνία αποδέσμευσης, την ημερομηνία ακύρωσης και την προθεσμία μείωσης και για τα δωμάτια και για τον χώρο.
- Αίτημα να προσδιοριστεί ο φόρος όπως αναφέρεται και να σας ειπωθεί σε ποιο ποσό εφαρμόζεται.
- Αίτημα για μία επαφή που μπορεί να επιβεβαιώσει αλλαγές γραπτώς.
Για το πλαίσιο της περιοχής, ο οδηγός του Visit Greece για τη Visit Greece: Χαλκιδική την τοποθετεί ανατολικά της Θεσσαλονίκης και ξεχωρίζει την Κασσάνδρα και τη Σιθωνία. Αυτό είναι χρήσιμο για να περιορίσετε μια λίστα. Δεν αποτελεί απόδειξη διαθεσιμότητας, χωρητικότητας ή όρων οποιουδήποτε χώρου.
Στη συνέχεια συγκρίνετε τα γραπτά χρονοδιαγράμματα. Το ξενοδοχείο που απαντά καθαρά και στις δύο ερωτήσεις είναι συνήθως αυτό που αξίζει μια επίσκεψη.
Όταν γράφετε σε ξενοδοχεία, κρατήστε μία φράση στις σημειώσεις σας: «Δεν θα θεωρήσω την ημερομηνία αποδέσμευσης δωματίων και την ημερομηνία ακύρωσης του χώρου ως την ίδια ημερομηνία μέχρι το ξενοδοχείο να το επιβεβαιώσει γραπτώς.» Αυτή η μία γραμμή αποτρέπει το μεγαλύτερο μέρος της σύγχυσης για την οποία μιλάει αυτό το άρθρο.
Κρατήστε τις αλλαγές δωματίων και αίθουσας στο ίδιο ενημερωτικό email. Ζητήστε από κάθε συνεργάτη να επιβεβαιώνει μόνο τα θέματα της ευθύνης του, ώστε μια αλλαγή στη διαμονή να μη θεωρηθεί έγκριση διαφορετικής διάταξης συνάντησης.
Δύο χρήσιμοι οδηγοί για τα επόμενα βήματα: Επιλέξτε βάση συνεδρίου στη Θεσσαλονίκη σύμφωνα με το πρόγραμμα και Εταιρική συνάντηση στη Χαλκιδική: ξεκινήστε από την ακριβή τοποθεσία.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Πώς μπορώ να δω δίπλα δίπλα τα χρονοδιαγράμματα αποδέσμευσης δωματίων και ακύρωσης χώρου εκδήλωσης;
Ζητήστε από το ξενοδοχείο και τα δύο χρονοδιαγράμματα σε μία σελίδα. Αν δεν μπορεί να το ετοιμάσει, αντιγράψτε τις ημερομηνίες σε δικό σας φύλλο και στείλτε το για γραπτή επιβεβαίωση. Έπειτα συγκρίνετε τα πριν υπογράψετε.
Τι συμβαίνει με το μπλοκ δωματίων αν το πρόγραμμα της εκδήλωσης μετατοπιστεί κατά μία ημέρα;
Μια μετατόπιση μίας ημέρας μπορεί να μετακινήσει και την ημερομηνία αποδέσμευσης δωματίων και την προθεσμία ακύρωσης του χώρου. Ρωτήστε το ξενοδοχείο γραπτώς τι αλλάζει, ώστε να μην αιφνιδιαστείτε από απρόσμενη μετακίνηση προθεσμίας.