Λιγότερες συνεδρίες, καθεμία με λόγο ύπαρξης
Ένα retreat δικαιολογείται από το αποτέλεσμα: εργαστήρια, ομάδες εργασίας, τελική παρουσίαση. Ένα ταξίδι κινήτρων δικαιολογείται από το πώς θα το περιγράψουν οι καλεσμένοι σας τον Φεβρουάριο. Άρα ο αριθμός των συνεδριών πέφτει, και όσες μείνουν αναλαμβάνουν δουλειά που δεν μπορεί να κάνει ο ελεύθερος χρόνος.
Κατά τη γνώμη μας, δύο συνεδρίες σε τετραήμερο πρόγραμμα είναι το ανώτατο όριο. Μία στην αρχή, να πλαισιώσει το ταξίδι και να θέσει τους στόχους του επόμενου τριμήνου, από στέλεχος που ήρθε ειδικά γι' αυτό. Μία στο τέλος, σύντομη, με μία μόνο απόφαση. Ό,τι μεσολαβεί ανήκει στους καλεσμένους.
Η αίθουσα μετράει λιγότερο απ' όσο νομίζετε. Η θέση της μετράει περισσότερο. Θέλετε χώρο που μετατρέπεται από συνάντηση σε δείπνο χωρίς μετακίνηση σε άλλο κτίριο. Το Santo Miramare Resort στον Περίβολο, εποχικό ξενοδοχείο-θέρετρο στη νότια ακτή της Σαντορίνης, δείχνει το σχήμα που εννοούμε: σύμφωνα με την καταχώρισή του, λειτουργεί συνεδριακό κέντρο και υπηρεσίες εκδηλώσεων μαζί με εξωτερικές πισίνες, ιδιωτικό χώρο στην παραλία, εστιατόριο και κέντρο ευεξίας. Αν το συνεδριακό κέντρο απέχει από την πισίνα, το διάλειμμα γίνεται περίπατος.
Τι μετράει ως χρόνος επιβράβευσης
Ο χρόνος επιβράβευσης δεν είναι κενό στο πρόγραμμα. Είναι μπλοκ με δική του οργάνωση: συγκεκριμένη δραστηριότητα, σημείο συνάντησης, ώρα, και προαιρετική εναλλακτική για όποιον δεν θέλει τίποτα από όλα αυτά.
Εμείς θα το χωρίζαμε σε μισές μέρες. Πρωινή βόλτα με σκάφος με αναχώρηση στις εννιά. Απόγευμα στην πισίνα χωρίς καμία δραστηριότητα. Δείπνο που αρχίζει στις οκτώ και έχει ώρα λήξης, γιατί τραπέζι που τραβάει ως τη μία τα χαλάει όλα την επομένη.
Ο κατάλογος χώρων του συνεδριακού γραφείου της Αθήνας ομαδοποιεί ιστορικούς, σύγχρονους, παράκτιους και υπαίθριους χώρους. Καλή υπενθύμιση ότι στην Ελλάδα το ίδιο το τοπίο σηκώνει ένα ολόκληρο απόγευμα χωρίς πρόγραμμα. Όταν ο τόπος κάνει τη δουλειά, μην προσθέσετε τίποτα.
Τι ρωτάμε τον χώρο όταν η αναλογία αντιστρέφεται
Τα τυπικά σημειώματα προς τον χώρο υποθέτουν ότι κυριαρχούν οι συνεδριάσεις. Το δικό σας όχι, και οι ερωτήσεις αλλάζουν ανάλογα.
Ρωτήστε τι ώρα κλείνει η πισίνα για τους υπόλοιπους επισκέπτες και αν η ομάδα σας μπορεί να τη χρησιμοποιήσει εκτός ωραρίου. Ρωτήστε πώς το εστιατόριο σερβίρει ένα μακρύ τραπέζι για όλη την ομάδα και αν το μενού κλείνει εκ των προτέρων αντί να παραγγέλνεται εκείνο το βράδυ. Ρωτήστε πού συγκεντρώνεται η ομάδα πριν φύγει για εκδρομή, γιατί τριάντα άτομα να περιμένουν σε λόμπι είναι ο γρηγορότερος τρόπος να χαθεί η αίσθηση της επιβράβευσης.
Βάλτε το ψυχαγωγικό σκέλος σε ξεχωριστό κονδύλι. Το κόστος της αίθουσας συνήθως δίνεται χωριστά, και το πέρασμα από την ημερήσια τιμή σε πλήρες πρόγραμμα είναι άλλη άσκηση από την κοστολόγηση σκάφους, μεταφορών και ιδιωτικού δείπνου, γι' αυτό κρατάμε τις δύο συζητήσεις χωριστά.
Να το πούμε ειλικρινά: σε μικρή ομάδα, το ταξίδι κινήτρων μπορεί να βγει ακριβότερο ανά άτομο από ένα retreat στον ίδιο χώρο, επειδή η οργάνωση του ελεύθερου χρόνου δεν μικραίνει αναλογικά. Σκάφη και ιδιωτικά δείπνα έχουν συχνά ελάχιστες χρεώσεις που αγνοούν τον αριθμό σας.
Ένας πίνακας προγράμματος που δουλεύει
Εμείς θα στήναμε ένα ταξίδι κινήτρων σε πίνακα: ημέρες κάθετα, τέσσερις στήλες οριζόντια. Συνεδρίες, χρόνος επιβράβευσης, οργάνωση, και το ένα πράγμα που θα θυμούνται. Γεμίζουμε πρώτα την τελευταία στήλη και μετά την προστατεύουμε.
| Ημέρα | Συνεδρίες | Χρόνος επιβράβευσης | Οργάνωση | Η ανάμνηση |
|---|---|---|---|---|
| Άφιξη | Καμία | Ελεύθερος, πισίνα ή παραλία | Μεταφορές, κλειδιά, σημείωμα υποδοχής | Το πρώτο μπάνιο πριν το δείπνο |
| Δεύτερη μέρα | Μία, ενενήντα λεπτά, πρωί | Μισή μέρα σκάφος ή εκδρομή στην ακτή | Σταθερό σημείο αναχώρησης και επιστροφής | Η φωτογραφία πάνω στο νερό |
| Τρίτη μέρα | Καμία | Ελεύθερη, με δύο προαιρετικές προτάσεις | Χωρίς ομαδική μετακίνηση, ταξί κατόπιν ζήτησης | Δείπνο σε ένα τραπέζι για όλη την ομάδα |
| Τέταρτη μέρα | Μία, σαράντα πέντε λεπτά, πρωί | Τίποτα προγραμματισμένο πριν το μεσημέρι | Σταδιακές μεταφορές ανά πτήση | Η σύντομη καταληκτική συνεδρία, μετά το αεροδρόμιο |
Τρεις κανόνες κρατούν τον πίνακα όρθιο. Καμία συνεδρία την ημέρα άφιξης. Καμία συνεδρία μετά από μεγάλο δείπνο. Καμία οργανωτική εκκρεμότητα μέσα σε μπλοκ επιβράβευσης, οι μεταφορές είναι μεταφορές.
Η ακρίβεια τοποθεσίας μετράει στα ταξίδια κινήτρων όσο και στις εργασιακές συναντήσεις, με την ίδια πειθαρχία: ονομάστε την παραλία, την ταβέρνα, το σημείο αναχώρησης. Ο οδηγός για εταιρική συνάντηση με ακριβή τοποθεσία εξηγεί γιατί τα αόριστα σημεία συνάντησης κοστίζουν περισσότερο χρόνο επί τόπου.
Νησί ή ηπειρωτική χώρα
Οι νησιωτικοί χώροι ανεβάζουν τον πήχη της επιβράβευσης, αλλά και τις απαιτήσεις της οργάνωσης. Ένα πρόγραμμα στη Σαντορίνη ή στις Κυκλάδες δίνει το σκηνικό που περιμένουν οι καλεσμένοι, και γεμίζει τα μπλοκ ελεύθερου χρόνου χωρίς έξοδα. Μπορεί όμως να προσθέσει μια ακόμη μετακίνηση για πολλούς, και ο καιρός μπορεί να μετακινήσει ακτοπλοϊκά δρομολόγια.
Η ηπειρωτική χώρα, και ειδικά η παράκτια, κρατά τις αφίξεις απλές και αφήνει το μεγαλύτερο μέρος του προϋπολογισμού στο πρόγραμμα αντί στις μεταφορές. Για πρώτο ταξίδι κινήτρων με μικτή ομάδα, έμπειρους και αγχώδεις ταξιδιώτες, γέρνουμε προς την ηπειρωτική. Για ομάδα που κέρδισε κάτι που δεν θα έκλεινε μόνη της, το νησί κερδίζει.
Σε κάθε περίπτωση, επιβεβαιώστε τις πρακτικές λεπτομέρειες απευθείας. Θέματα αδειών, ωραρίων και κανόνων σε παραλίες ή εξωτερικούς χώρους ρυθμίζονται τοπικά, οπότε απευθυνθείτε στον δήμο, στον χώρο ή στην αρμόδια αρχή και επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις πριν δεσμευτείτε.
Τι γράφει η πρόσκληση
Η πρόσκληση κάνει περισσότερη δουλειά σε ένα ταξίδι κινήτρων από οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα. Ορίζει τις προσδοκίες για το πόσο λίγη δουλειά θα γίνει.
Γράψτε τις δύο συνεδρίες με τις ώρες τους. Δηλώστε ότι όλα τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά, και φροντίστε να είναι πράγματι. Δώστε ενδυματολογικό κώδικα για το δείπνο, ώρα αναχώρησης για την εκδρομή, και μία πρόταση για το τι επιβραβεύει το ταξίδι. Μετά σταματήστε. Ο παραλήπτης πρέπει να το διαβάσει σε ενενήντα δευτερόλεπτα και να νιώσει τη διαφορά από μια τριμηνιαία αξιολόγηση.
Αν στήνετε ένα τέτοιο πρόγραμμα, στείλτε μας τον αριθμό των καλεσμένων, τον μήνα του ταξιδιού και το αποτέλεσμα που επιβραβεύετε, και θα σας δείξουμε χώρους των οποίων η καταχώριση ταιριάζει με το σχήμα της εκδρομής: χώρο εκδηλώσεων που δεν κυριαρχεί, εγκαταστάσεις αναψυχής που απορροφούν ένα απόγευμα, και τοποθεσία που οι καλεσμένοι θα περιγράψουν σωστά όταν γυρίσουν. Στείλτε ένα σύντομο ενημερωτικό σημείωμα, όχι λίστα επιθυμιών.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Πόσες εργασιακές συνεδρίες ταιριάζουν σε ένα ταξίδι κινήτρων;
Λιγότερες από ένα retreat, και καθεμία με δουλειά που δεν μπορεί να κάνει ο ελεύθερος χρόνος. Θεωρούμε δύο συνεδρίες σε τετραήμερο ως ανώτατο όριο: μία εισαγωγική για το πλαίσιο του ταξιδιού και μία σύντομη καταληκτική.
Ποια χαρακτηριστικά του χώρου μετράνε περισσότερο σε ένα πρόγραμμα κινήτρων;
Οι χώροι αναψυχής και οι αίθουσες κοντά μεταξύ τους, ώστε το διάλειμμα να μη γίνεται περίπατος. Ρωτήστε πού συγκεντρώνεται η ομάδα πριν από εκδρομή, πώς σερβίρεται ένα μακρύ τραπέζι και πότε είναι διαθέσιμη η πισίνα.
Να επιλέξω νησί ή ηπειρωτική τοποθεσία για ταξίδι κινήτρων;
Τα νησιά ανεβάζουν την επιβράβευση αλλά και την πολυπλοκότητα, με πτήσεις και καιρό στα ακτοπλοϊκά. Η ηπειρωτική χώρα κρατά τις αφίξεις απλές και αφήνει περισσότερο προϋπολογισμό στο πρόγραμμα. Διαλέξτε ανάλογα με το πόσο άνετα ταξιδεύει η ομάδα σας.