Πούλμαν για γάμο και εκδηλώσεις: τι ζητάτε από τον μεταφορέα

Πότε το πούλμαν κερδίζει ταξί και ΚΤΕΛ

Τα ταξί εξυπηρετούν μικρές ομάδες, αλλά το πρόβλημα είναι η διαθεσιμότητα. Ένα Σάββατο βράδυ Αυγούστου, είκοσι ταξί να συγκλίνουν σε μια απομακρυσμένη ταβέρνα είναι σενάριο που δεν στέκει. Ένα πενηνταθέσιο κάνει την ίδια δουλειά με μία κίνηση, και ο οδηγός περιμένει.

Τα δημόσια μέσα είναι άλλη ιστορία. Σύμφωνα με τον ιστότοπο Μετακινήσεις του Visit Greece, η χώρα διαθέτει εκτεταμένο δίκτυο υπεραστικών λεωφορείων (ΚΤΕΛ) που συνδέει μεγάλα περιφερειακά κέντρα ακόμη και με τα μικρότερα χωριά. Αυτό το δίκτυο εξυπηρετεί πραγματικά καλεσμένους που έρχονται μόνοι τους μια καθημερινή. Δεν εξυπηρετεί γάμο που τελειώνει στις δύο τα ξημερώματα, οπότε ελέγξτε το δρομολόγιο για τη συγκεκριμένη διαδρομή και ημερομηνία. Για εταιρική εκδρομή με σταθερή έναρξη στις 09:00, το πούλμαν αφαιρεί κάθε αβεβαιότητα. Ο κανόνας μας: αν πάνω από τριάντα καλεσμένοι μοιράζονται ίδια αφετηρία και ίδιο προορισμό, κλείνουμε πούλμαν.

Οι οδηγίες στον μεταφορέα: τα επτά πεδία που συμπληρώνουμε πρώτα

Ο μεταφορέας μπορεί να δώσει σωστή τιμή μόνο αν του δώσετε δομημένες οδηγίες. Στείλτε το ως πίνακα, όχι ως παράγραφο. Τα επτά πεδία που συμπληρώνουμε πριν ζητήσουμε οποιαδήποτε τιμή:

Πεδίο	Τι γράφουμε	Γιατί έχει σημασία
Σημείο επιβίβασης	Συγκεκριμένη είσοδος ξενοδοχείου, όχι «στο κέντρο»	Τα πούλμαν δεν σταματούν σε στενούς δρόμους
Ώρα επιβίβασης	Ακριβής ώρα συν περιθώριο πέντε λεπτών	Οι καλεσμένοι αργούν, το πούλμαν δεν πρέπει
Αριθμός καλεσμένων ανά διαδρομή	Ακριβής αριθμός θέσεων, όχι εύρος εκτίμησης	Η ασφάλιση και οι ζώνες είναι ανά άτομο
Σημείο αποβίβασης στον χώρο	Όνομα πύλης ή κοντινότερη πρόσβαση	Κάποιοι χώροι έχουν μία είσοδο οχημάτων
Διαδρομές επιστροφής	Αριθμός αναχωρήσεων και ώρες	Ένα πούλμαν σπάνια εξυπηρετεί όλους
Υπεύθυνος επικοινωνίας τη βραδιά	Συγκεκριμένο πρόσωπο, με ελληνικό κινητό	Ο οδηγός χρειάζεται άνθρωπο, όχι email
Αποσκευές ή εξοπλισμός	Κούτες, καροτσάκια, όργανα, οπτικοακουστικά	Επηρεάζει το μέγεθος οχήματος και τον χρόνο φόρτωσης

Τα πούλμαν δεν είναι φθηνά, και για γεύμα είκοσι ατόμων είναι λάθος εργαλείο. Προτιμούμε να σας το πούμε παρά να σας πουλήσουμε όχημα που δεν χρειάζεστε. Για μεγαλύτερες εταιρικές μετακινήσεις, καλύτερη αφετηρία είναι η σελίδα με τους χώρους εταιρικών εκδηλώσεων, και μπορείτε να ρωτήσετε κάθε χώρο για στάθμευση πούλμαν πριν τον βάλετε στη λίστα.

Τι πρέπει να επιβεβαιώσει ο χώρος για την πρόσβαση

Εδώ μπορεί να ναυαγήσει το σχέδιο, και η λύση συνήθως βρίσκεται στον χώρο και όχι στον μεταφορέα. Πριν υπογράψετε τη σύμβαση με το πούλμαν, κάντε στον χώρο πέντε συγκεκριμένες ερωτήσεις και πάρτε τις απαντήσεις γραπτώς:

1. Μπορεί πούλμαν κανονικού μεγέθους να μπει στο κτήμα, ή σταματά στον δημόσιο δρόμο;
2. Πού κάνει αναστροφή, και απαιτείται όπισθεν;
3. Υπάρχει χώρος αναμονής για τον οδηγό κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης;
4. Υπάρχουν χρονικοί περιορισμοί κίνησης οχημάτων, για παράδειγμα ώρες κοινής ησυχίας ή μετά από κάποια ώρα το βράδυ;
5. Ποιος στον χώρο κατευθύνει τον οδηγό τη βραδιά, με όνομα και τηλέφωνο;

Ο χώρος αναστροφής είναι η ερώτηση που ξεχνιέται. Ένα πούλμαν κανονικού μεγέθους χρειάζεται πολύ περισσότερο χώρο για να στρίψει από ένα ενοικιαζόμενο αυτοκίνητο. Αν ο δρόμος πρόσβασης είναι φιδωτός με χαμηλό τοίχο, ο οδηγός μπορεί να αρνηθεί, και δικαίως. Ζητήστε φωτογραφία της διαδρομής πρόσβασης αν δεν μπορείτε να πάτε, ή ζητήστε από τον χώρο να επιβεβαιώσει γραπτώς τον κύκλο αναστροφής.

Χρονισμός των διαδρομών ώστε να μη μένουν καλεσμένοι όρθιοι

Στήστε το πρόγραμμα μετρώντας προς τα πίσω από την τελετή ή την ώρα έναρξης, και προσθέστε περιθώριο. Για τελετή στις 17:00 σε χώρο είκοσι λεπτά από το ξενοδοχείο, ένα παράδειγμα μόνο, θα φορτώναμε στις 16:15 και θα φεύγαμε στις 16:20. Έτσι μένουν δέκα λεπτά τακτοποίησης και ένα περιθώριο αν κάποιος αργήσει.

Οι διαδρομές επιστροφής είναι το δυσκολότερο μισό. Οι καλεσμένοι συνήθως φεύγουν κατά κύματα, για παράδειγμα οι μεγαλύτεροι σε ηλικία στις 23:00, ο κύριος όγκος στη 01:00 και οι τελευταίοι όποτε κλείσει το μπαρ. Προγραμματίζουμε δύο προκαθορισμένες επιστροφές και, αν το επιτρέπει ο προϋπολογισμός, ένα όχημα σε επιφυλακή. Το όχημα επιφυλακής περιμένει σε σταθερό σημείο και φεύγει όταν επιβιβαστεί και ο τελευταίος καλεσμένος της λίστας. Ο οδηγός δεν κυνηγά καλεσμένους στην πίστα.

Για καλεσμένους που έρχονται αεροπορικώς, η διαδρομή από το αεροδρόμιο είναι ξεχωριστό ζήτημα. Ο οδηγός για μεταφορά γκρουπ από το αεροδρόμιο Αθηνών εξηγεί πώς συνδυάζονται οι αφίξεις με το πρόγραμμα του πούλμαν.

Φτιάξτε πρώτα τη λίστα καλεσμένων και μετά κλείστε οτιδήποτε, και ο οδηγός ταξιδιού για καλεσμένους γάμου καλύπτει τις ώρες άφιξης και ποιος χρειάζεται παραλαβή από πού.

Τι μπαίνει στη γραπτή σύμβαση με το πούλμαν

Η σύμβαση πρέπει να αναφέρει τύπο οχήματος, αριθμό θέσεων, ώρες οδηγού, πολιτική αναμονής και όρους ακύρωσης. Ρωτήστε ειδικά για τις νόμιμες ώρες οδήγησης: οδηγός που ξεκινά στις 15:00 μπορεί να μην επιτρέπεται να οδηγήσει επιστροφή στις 03:00. Ο μεταφορέας γνωρίζει τους κανόνες, ζητήστε να τους βάλει γραπτώς και να επιβεβαιώσει ότι το πρόγραμμα είναι σύννομο.

Συμφωνήστε επίσης τι γίνεται σε βλάβη. Μια σοβαρή εταιρεία οφείλει να στείλει αντικατάσταση ή δεύτερο όχημα. Πάρτε αυτή τη δέσμευση στη σύμβαση, όχι τηλεφωνικά. Και επιβεβαιώστε αν η τιμή περιλαμβάνει διόδια, στάθμευση στον χώρο και διανυκτέρευση οδηγού αν η εκδήλωση είναι μακριά από τη βάση.

Ένα ρυθμιστικό σημείο: οι κανόνες για πρόσβαση οχημάτων, στάθμευση και νυχτερινή ησυχία διαφέρουν ανά δήμο και ανά χώρο, και αλλάζουν. Επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με τη διοίκηση του χώρου και, όπου χρειάζεται, με τον αρμόδιο δήμο πριν υπογράψετε. Είμαστε διοργανωτές, όχι νομικοί, και η γραπτή επιβεβαίωση του χώρου είναι το έγγραφο που σας προστατεύει.

Το μονόφυλλο σημείωμα που δίνουμε στον οδηγό

Την ημέρα της εκδήλωσης ο οδηγός πρέπει να πάρει ένα φύλλο με: το σημείο επιβίβασης με στίγμα ή διεύθυνση, τις ακριβείς ώρες αναχώρησης, τον αριθμό καλεσμένων ανά διαδρομή, τις οδηγίες πρόσβασης στον χώρο, το πρόγραμμα επιστροφών και δύο τηλέφωνα (το δικό σας και του χώρου). Εκτυπώστε το. Οδηγός που ψάχνει μηνύματα στο κινητό σε είσοδο ξενοδοχείου τα μεσάνυχτα δεν είναι σχέδιο.

Πείτε τα ίδια στους καλεσμένους από την προηγούμενη μέρα, στην ομαδική συνομιλία: πού θα σταθούν, τι ώρα φεύγει το πούλμαν και τι γίνεται αν το χάσουν. Το πούλμαν φεύγει στην ώρα του. Αυτός είναι όλος ο λόγος που το κλείνετε.

Πείτε μας τον αριθμό καλεσμένων, την ημερομηνία και τη χονδρική διαδρομή ξενοδοχείο προς χώρο, και θα σας προτείνουμε χώρους όπου το πούλμαν φτάνει πραγματικά στην πόρτα.