Μεταφορά γκρουπ από το αεροδρόμιο Αθηνών σε χώρο εκδήλωσης

Τι προσφέρει πραγματικά το αεροδρόμιο Αθηνών σε ένα γκρουπ

Το αεροδρόμιο βρίσκεται στα Σπάτα, στην ανατολική Αττική. Η γραμμή 3 του μετρό συνδέει το αεροδρόμιο με το κέντρο της Αθήνας και τον Πειραιά, σύμφωνα με τη σελίδα δημόσιων συγκοινωνιών του Διεθνούς Αερολιμένα Αθηνών, και τα δρομολόγια πρέπει να ελέγχονται για τη συγκεκριμένη ημερομηνία. Διαβάστε το ξανά αυτό αν σχεδιάζετε άφιξη αργά το βράδυ. Πέρα από το μετρό, οι ρεαλιστικές επιλογές είναι τα λεωφορεία του αεροδρομίου, τα ταξί και ένα ναυλωμένο πούλμαν από τοπικό πάροχο, και όλα πρέπει να ελεγχθούν για την ημερομηνία σας.

Αυτό που δεν προσφέρει το αεροδρόμιο είναι γκισέ για γκρουπ που κρατά σαράντα θέσεις για εσάς. Κάθε επιλογή γίνεται είτε επιτόπου είτε με προκράτηση από εσάς.

Ο πίνακας αφίξεων που συμπληρώνετε πριν ζητήσετε προσφορές

Το βασικό εργαλείο είναι ένας πίνακας μίας σελίδας. Στις γραμμές μπαίνουν οι πτήσεις άφιξης και στις στήλες η ώρα άφιξης, ο τερματικός σταθμός, ο αριθμός ατόμων, οι παραδιδόμενες αποσκευές, οι χειραποσκευές, οι ανάγκες κινητικότητας και το αν ο συμμετέχων μπορεί να περιμένει. Όσοι μπορούν να περιμένουν είναι η φθηνότερη μεταβλητή που έχετε, γιατί ένα πούλμαν που συναντά τρεις πτήσεις με δύο ώρες απόσταση κοστίζει λιγότερο από τρία πούλμαν.

Πτήση	Άφιξη	Άτομα	Παραδιδόμενες	Περιμένει 90′
OA 1	09:40	6	4	Ναι
OA 2	11:20	9	9	Ναι
OA 3	18:05	12	8	Όχι
OA 4	22:30	5	2	Όχι

Οι πτήσεις παραπάνω είναι παράδειγμα. Συμπληρώστε την τελευταία στήλη με ειλικρίνεια. Αυτή καθορίζει τον αριθμό οχημάτων περισσότερο από τον συνολικό αριθμό ατόμων. Χωρίστε τις αφίξεις σε ομάδες, μετρήστε τα οχήματα που προκύπτουν και μόνο τότε συγκρίνετε μετρό, λεωφορείο, ταξί και πούλμαν. Κρατήστε τον πίνακα στον φάκελο της εκδήλωσης, γιατί θα τον ζητήσουν και ο χώρος και ο πάροχος, και θα χρειαστεί να τον ενημερώσετε αν αλλάξει κάποια πτήση.

Πώς ταιριάζουν μετρό, λεωφορείο, ταξί και πούλμαν

Ένα στενό παράθυρο αφίξεων, γύρω στα ενενήντα λεπτά, ταιριάζει με ένα πούλμαν που παραλαμβάνει το γκρουπ σε ένα σημείο. Ένα μεγάλο άνοιγμα θέλει δύο ή τρία μικρότερα οχήματα ή μείγμα, όπου οι πρώτοι παίρνουν το μετρό και οι τελευταίοι ταξί. Το μετρό εξυπηρετεί συμμετέχοντες με μία βαλίτσα, σταθερή ώρα έναρξης στο κέντρο και υπομονή να ελέγξουν τα δρομολόγια. Το ταξί ταιριάζει σε δύο με τέσσερα άτομα με κανονικές αποσκευές που προτιμούν τη μεταφορά από πόρτα σε πόρτα.

Οι αποσκευές είναι ο αθόρυβος καθοριστικός παράγοντας. Το πούλμαν χωράει όλους αλλά χρειάζεται χώρο στάθμευσης· τα ταξί απλώς αφήνουν τους επιβάτες και φεύγουν, αλλά κοστίζουν περισσότερο ανά άτομο. Η τοποθεσία του χώρου αποφασίζει ποιο από τα δύο μετράει. Οι κεντρικοί χώροι της Αθήνας παλεύουν με την κίνηση και το παρκάρισμα· χώροι εκτός κέντρου, όπως τα εξοχικά καταλύματα, ευνοούν πούλμαν που μένει με το γκρουπ. Αν το πρόγραμμά σας μοιάζει περισσότερο με πολυήμερη εταιρική απόδραση, οι χώροι εταιρικών retreat και οδηγίες ναύλωσης καλύπτουν το μοντέλο του πούλμαν σε επιφυλακή. Μία εξαίρεση: αν το γκρουπ είναι κάτω από δεκαπέντε άτομα και ο χώρος κεντρικός, συνήθως παραλείπουμε το πούλμαν, γιατί ο κόπος του συντονισμού δεν αξίζει.

Τι να επιβεβαιώσετε με αεροδρόμιο, χώρο και πάροχο

Ρωτήστε τον πάροχο αν το όχημα μπορεί να περιμένει στο αεροδρόμιο, πού σταθμεύει και τι γίνεται αν μια πτήση καθυστερήσει. Ρωτήστε τον χώρο αν το πούλμαν φτάνει στην είσοδο ή σταματά σε πύλη και αν υπάρχει χώρος αναμονής οδηγών. Ρωτήστε το αεροδρόμιο για το σημείο παραλαβής προκρατημένων γκρουπ τη δεδομένη ημερομηνία, καθώς οι διατάξεις αλλάζουν. Για κανονιστικά θέματα, όπως κανόνες πρόσβασης, απαγορεύσεις στάθμευσης πούλμαν και κλεισίματα δρόμων, επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με την αρμόδια αρχή, δηλαδή το αεροδρόμιο ή τον δήμο, πριν δεσμεύσετε το γκρουπ.

Ένα παράδειγμα για διήμερη εταιρική εκδήλωση

Οι πρωινές αφίξεις της πρώτης μέρας είναι συχνά πυκνές, όταν οι σύνεδροι κλείνουν πρωινές πτήσεις. Ένα πούλμαν, ένα σημείο συνάντησης, μία παράδοση στον χώρο. Η δεύτερη μέρα είναι πιο χαλαρή και εκεί ένα όχημα σε επιφυλακή δικαιολογεί το κόστος του αν το πρόγραμμα έχει επισκέψεις. Αν η εκδήλωση ξεκινά σε σταθερή ώρα, όπως ένα δείπνο με θέσεις, χτίστε το σχέδιο αφίξεων ανάποδα από εκείνη την ώρα και δώστε σε κάθε συμμετέχοντα μια εναλλακτική: τη γραμμή του μετρό, τη στάση του λεωφορείου ή την πιάτσα ταξί. Για εκδηλώσεις με αυστηρό χρονοδιάγραμμα και παρουσία δημοσιογράφων, ο τρόπος άφιξης συνδέεται με την αίθουσα, και οι σημειώσεις μας για πρωινή εκδήλωση Τύπου δείχνουν πώς μια γρήγορη, καθαρή αποχώρηση διαμορφώνει το σχέδιο.

Αν η εκδήλωση είναι γιορτινή, το μοτίβο αλλάζει ξανά. Ο οδηγός για χριστουγεννιάτικο πάρτι στην Αθήνα εξηγεί πώς τα δείπνα και οι όρθιες δεξιώσεις φέρνουν τους καλεσμένους σε διαφορετικές ώρες, και άρα πώς αλλάζει ο αριθμός των οχημάτων που χρειάζεστε.

Ερωτήσεις προς τον χώρο και τον πάροχο

Στείλτε τις γραπτά, σε ένα email, και ζητήστε γραπτές απαντήσεις. Μια γραπτή απάντηση σας δίνει κάτι να επικαλεστείτε την ημέρα και το email παίρνει δέκα λεπτά.

1. Φτάνει πούλμαν του μεγέθους μας στην κεντρική είσοδο και πού αφήνει το γκρουπ;
2. Υπάρχει χώρος αναμονής για οδηγούς και για πόση ώρα;
3. Ποια είναι η πολιτική του χώρου αν μια πτήση καθυστερήσει και το γκρουπ έρθει αργά;
4. Έχει ο χώρος συνεργαζόμενο πάροχο μεταφορών;
5. Ποιο είναι το τηλέφωνο του υπεύθυνου αφίξεων την ημέρα της εκδήλωσης;

Δύο πρακτικά πριν στείλετε. Ρωτήστε τον πάροχο πόση ώρα μπορεί νόμιμα ο οδηγός να μείνει με το όχημα στο αεροδρόμιο, γιατί ο χρόνος αναμονής συνήθως εκπλήσσει. Ρωτήστε τον χώρο αν οι αφίξεις μπορούν να περάσουν τμηματικά από πλαϊνή είσοδο, ώστε να μείνει το λόμπι καθαρό και το γκρουπ να μην στοιβαχτεί στη ρεσεψιόν. Καμία από τις δύο απαντήσεις δεν αλλάζει τον αριθμό οχημάτων, αλλάζουν όμως το σενάριο της ημέρας και το τι θα πείτε στους οδηγούς.

Πριν κλείσετε οτιδήποτε, περπατήστε τη σειρά αφίξεων μία ακόμη φορά με το άτομο που θα σταθεί πραγματικά στην αίθουσα αφίξεων. Αυτό το άτομο θα εντοπίσει τον καλεσμένο που προσγειώθηκε νωρίτερα, εκείνον που δεν παρέλαβε τη βαλίτσα του και εκείνον που χρειάζεται ταξί αντί για θέση στο πούλμαν. Δώστε του τον πίνακα, την επαφή του χώρου και την επαφή του παρόχου σε ένα μήνυμα, και συμφωνήστε έναν απλό κανόνα για το πότε σταματάτε να περιμένετε και προχωράτε το γκρουπ χωρίς τους καθυστερημένους. Αυτός ο κανόνας σώζει το πρόγραμμα όταν μια πτήση χαθεί, και τον γράφετε σε μία γραμμή, όχι σε παράγραφο.

Στείλτε εύρος ατόμων, ημερομηνίες και ώρες άφιξης και μια σύντομη περιγραφή της εκδήλωσης, και οι κατάλληλοι χώροι και πάροχοι θα απαντήσουν με πλάνο για το γκρουπ σας.