Τι κάνει πραγματικά ένα DMC που δεν μπορεί η ομάδα σας
DMC είναι τοπική εταιρεία που παίρνει το brief σας και γυρίζει πρόγραμμα: χώρο, μεταφορές, δραστηριότητες, προσωπικό, προμηθευτές, συντονισμό. Η αξία δεν είναι ο χώρος. Τους περισσότερους ελληνικούς χώρους τους βρίσκετε και τους κλείνετε μόνοι σας. Η αξία είναι όλο το οργανωτικό κομμάτι γύρω τους.
Σκεφτείτε ένα τριήμερο ταξίδι κινήτρων 80 ατόμων (παράδειγμα μόνο) που κλείνει με δείπνο γκαλά. Κάποιος πρέπει να κρατήσει το μπλοκ δωματίων, να κυνηγήσει το λεωφορείο στις έξι το πρωί, να αντικαταστήσει ακυρωμένο σκάφος, να ενημερώσει το συνεργείο ήχου και να σταθεί στην πόρτα όταν φτάσει νωρίτερα ο διευθύνων σύμβουλος του πελάτη. Αυτό το κάνει το DMC. Μπορεί να το κάνει και ο υπεύθυνος εκδηλώσεών σας, αν ταξιδέψει και μείνει επί τόπου για το στήσιμο και τις ημέρες της εκδήλωσης.
Η ειλικρινής μας θέση: η αμοιβή του DMC αξίζει όταν το πρόγραμμα έχει πάνω από δύο κινούμενα μέρη την ημέρα ή όταν η ομάδα μετακινείται ανάμεσα σε δύο τοποθεσίες. Αξίζει λιγότερο όταν θέλετε ένα ξενοδοχείο, μία αίθουσα συσκέψεων και ένα δείπνο.
Πού ταιριάζει το γραφείο συνεδρίων και πότε το παίρνετε τηλέφωνο
Τα γραφεία συνεδρίων είναι συνήθως δημόσιοι ή δημοτικοί φορείς που προωθούν μια πόλη ή περιφέρεια για συνέδρια και εκδηλώσεις. Δεν είναι χώροι και δεν είναι DMC. Βρίσκονται πιο πάνω από τους δύο.
Το Thessaloniki Convention Bureau παρέχει δωρεάν υποστήριξη και συμβουλές σε διοργανωτές εκδηλώσεων και συνεδρίων, με βοήθεια σε υποψηφιότητες και επιθεωρήσεις χώρων, σύμφωνα με τις σελίδες του. Αξίζει ως πρώτο τηλεφώνημα γιατί δεν κοστίζει και μπορεί να σας δείξει ποια ξενοδοχεία και ποιοι χώροι της πόλης αναλαμβάνουν ομάδες κινήτρων. Αν σας ενδιαφέρει άλλη πόλη ή περιοχή, ελέγξτε αν υπάρχει αντίστοιχος φορέας και ρωτήστε τι καλύπτει η αρμοδιότητά του πριν μοιραστείτε το brief σας.
Τρεις ερωτήσεις προς το γραφείο συνεδρίων. Καλύπτει η αρμοδιότητά σας τους χώρους που εξετάζουμε ή μόνο ξενοδοχεία-μέλη; Μπορείτε να κανονίσετε επιθεώρηση στις ημερομηνίες μας; Και ποιος στο γραφείο σας χειρίζεται ταξίδια κινήτρων και όχι συνέδρια σωματείων; Οι απαντήσεις δείχνουν αν μιλάτε με φορέα προώθησης ή με πραγματικό πόρο. Για εκδηλώσεις στην πρωτεύουσα, συγκρίνετε ό,τι προτείνει το γραφείο με τους συνεδριακούς χώρους της Αθήνας ώστε να μη σας δείξουν μόνο μέλη.
Ο πίνακας ευθυνών: εργασία, υπεύθυνος, ποιος υπογράφει
Αυτό το εργαλείο φτιάχνουμε πριν υπογραφεί οποιοδήποτε συμβόλαιο. Στην τελευταία στήλη βάζετε όνομα, όχι τίτλο θέσης.
| Έργο | Απευθείας με χώρο | DMC | Εσωτερικά | Ποιος υπογράφει |
|---|---|---|---|---|
| Σύμβαση χώρου και προκαταβολή | Υπογράφει μαζί σας | Διαπραγματεύεται, υπογράφετε εσείς | Ελέγχει όρους | Η εταιρεία σας |
| Μπλοκ δωματίων και λίστα | Το χειρίζεται | Το χειρίζεται | Δίνει ονόματα | Η εταιρεία σας |
| Εστίαση και ελάχιστη κατανάλωση | Μέσα στη σύμβαση χώρου | Ενοποιημένη στη σύμβαση DMC | Εγκρίνει μενού | Η εταιρεία σας |
| Μεταφορές και λεωφορεία | Δεν προσφέρεται | Συμβάλλεται με προμηθευτή | Ορίζει ώρες | Το DMC |
| Εκδρομές και δραστηριότητες | Δεν προσφέρεται | Συνάπτει συμβάσεις με προμηθευτές | Διαλέγει επιλογές | Το DMC |
| Συντονισμός επί τόπου | Μόνο διευθυντής βάρδιας | Πλήρης ομάδα εκδήλωσης | Δικό σας προσωπικό αν παρευρίσκεται | Το DMC |
| Ήχος, σκηνή, ψυχαγωγία | Προτιμώμενος προμηθευτής χώρου | Συμβάλλεται με προμηθευτή | Εγκρίνει προδιαγραφή | Εξαρτάται από τη σύμβαση |
| Logistics ομιλητών και παρουσιαστή | Δεν προσφέρεται | Το χειρίζεται | Το χειρίζεται | Εσωτερικά |
| Ασφάλιση και ευθύνη | Δική του κάλυψη ο χώρος | Αστική ευθύνη προμηθευτών | Ταξιδιωτική πολιτική εταιρείας | Και οι τρεις, ξεχωριστά |
| Τελικό τιμολόγιο και συμφωνία | Από τον χώρο | Από το DMC | Από προμηθευτές | Λογιστήριο |
Δύο σημεία διαβάστε προσεκτικά σε κάθε σύμβαση DMC. Πρώτον, ποιος ευθύνεται αν προμηθευτής αποτύχει την ημέρα, το DMC ή ο χώρος. Δεύτερον, ποιοι όροι ακύρωσης ισχύουν σε κάθε στάδιο, γιατί οι όροι της προκαταβολής του χώρου και οι όροι του DMC δεν συμπίπτουν κατ' ανάγκη.
Απευθείας κράτηση: τι αναλαμβάνετε
Η απευθείας κράτηση ταιριάζει σε προγράμματα ενός χώρου. Στέλνετε email, ζητάτε διαθεσιμότητα, παίρνετε τη σύμβαση και την υπογράφετε. Έχετε τους όρους του χώρου, τις τιμές του και έναν διευθυντή βάρδιας το βράδυ.
Αυτό που δεν έχετε είναι ομάδα. Μεταφορές, δραστηριότητες, εξωτερικός ήχος και προσωπικό μένουν σε εσάς. Αν η ομάδα είναι μικρή και αυτοτελής, είναι εντάξει και φθηνότερα. Αν το πρόγραμμα θέλει δείπνο καλωσορίσματος εκτός, ημέρα στην παραλία και πάρτι λήξης, τότε κλείνετε συμβάσεις με τρεις προμηθευτές σε μια αγορά που ίσως δεν ξέρετε.
Κάντε σε κάθε χώρο τις ίδιες ερωτήσεις πριν συγκρίνετε προσφορές: η τιμή περιλαμβάνει φόρο και σέρβις; ποιο είναι το πρόγραμμα προκαταβολών; ποιοι είναι οι όροι ακύρωσης στις ενενήντα, εξήντα και τριάντα ημέρες; ποιοι προμηθευτές είναι αποκλειστικοί στο κατάλυμα; και ποιος είναι ο υπεύθυνος επικοινωνίας την ημέρα της εκδήλωσης. Πάρτε τις απαντήσεις γραπτώς. Αν ο χώρος δεν βάλει τους όρους ακύρωσης σε χαρτί, αυτό είναι η απάντησή του.
Για πρόγραμμα τύπου retreat, ο οδηγός για εταιρικό retreat στην Ελλάδα δίνει μορφή brief που στέλνετε ταυτόχρονα σε τρεις χώρους και τρία DMC, ώστε η σύγκριση να είναι δίκαιη.
Πώς διαλέγετε μεταξύ των δύο, και πώς τα χρησιμοποιείτε μαζί
Ο πρακτικός διαχωρισμός που προτείνουμε: απευθείας κράτηση όταν έχετε ένα κατάλυμα, κάτω από περίπου τέσσερις ημέρες και ομάδα που τη διαχειρίζεστε με δικό σας προσωπικό συν τον διευθυντή βάρδιας του χώρου. DMC όταν το πρόγραμμα μετακινείται, όταν χρειάζεστε δραστηριότητες και μεταφορές με τοπικές συμβάσεις ή όταν δεν μπορείτε να στείλετε έμπειρο στέλεχος επί τόπου για όλο το στήσιμο.
Υπάρχει και τρίτη επιλογή: και τα δύο. Κλείνετε τον χώρο απευθείας και παίρνετε DMC μόνο για τις επίγειες λειτουργίες. Δουλεύει όταν έχετε καλή τιμή και ιστορικό με το ξενοδοχείο αλλά όχι τοπικό δίκτυο προμηθευτών. Ζητήστε αμοιβή για τις λειτουργίες, όχι προσαύξηση σε κάθε γραμμή. Συγκρίνετέ το με ενιαία σύμβαση DMC όπου ο χώρος μπαίνει στο πακέτο τους.
Όποιον δρόμο κι αν πάρετε, κρατήστε τον χρόνο επιβράβευσης ορατό στο πρόγραμμα. Ο οδηγός για ταξίδι κινήτρων στην Ελλάδα εξηγεί πώς ξεχωρίζετε τις εργασιακές συνεδρίες από το στοιχείο επιβράβευσης, κάτι που επηρεάζει τι ζητάτε να κοστολογήσει το DMC.
Ερωτήσεις πριν υπογράψετε
Στον χώρο: τι γίνεται αν μείνουμε κάτω από το μπλοκ δωματίων; ποιος είναι ο υπεύθυνος επικοινωνίας την ημέρα; μπορούμε να φέρουμε δικό μας ήχο και προμηθευτές ή υπάρχει αποκλειστικότητα; και τι αναλαμβάνει ο χώρος αν προμηθευτής αποτύχει.
Στο DMC: ποιους προμηθευτές έχετε δικούς σας και ποιους αναθέτετε σε υπεργολάβους; ποια είναι η κάλυψη ευθύνης σας; πόσο μεγάλη είναι η ομάδα σας επί τόπου για την ομάδα μας; τι γίνεται με τις προκαταβολές αν ακυρώσουμε ή μετακινήσουμε ημερομηνίες; και μπορούμε να ορίσουμε εμείς τον χώρο και να κοστολογήσετε μόνο λειτουργίες.
Στο γραφείο συνεδρίων: ποιοι χώροι στην περιοχή σας έχουν φιλοξενήσει ομάδες κινήτρων του μεγέθους μας; μπορείτε να κανονίσετε επιθεωρήσεις; και μπορείτε να μας συνδέσετε με DMC, γνωρίζοντας ότι μπορεί να μη συστήνετε κάποιο συγκεκριμένο.
Ρυθμιστικά θέματα, όπως άδειες εκδηλώσεων, όροι θορύβου και άδειες χώρων, διαφέρουν ανά τοποθεσία και δήμο. Επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με την αρμόδια αρχή και με τον χώρο πριν δεσμευτείτε, χωρίς να βασίζεστε σε σύνοψη προμηθευτή.
Πείτε μας αριθμό ατόμων, ημερομηνίες και ένα σύντομο brief μιας σελίδας, και θα σας δείξουμε χώρους και DMC που απαντούν με πραγματική προσφορά, όχι με φυλλάδιο.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Πώς κρίνουμε αν αξίζει η αμοιβή ενός DMC για ταξίδι κινήτρων στην Ελλάδα;
Μετρήστε τα κινούμενα μέρη. Αν το πρόγραμμα μένει σε ένα κατάλυμα χωρίς εκδηλώσεις εκτός, κάντε απευθείας κράτηση. Αν αλλάζει τοποθεσίες ή θέλει καθημερινές μεταφορές και δραστηριότητες, το DMC κερδίζει την αμοιβή του αναλαμβάνοντας όλο αυτό το οργανωτικό κομμάτι.
Τι ρωτάμε το γραφείο συνεδρίων πριν του δώσουμε το brief;
Ρωτήστε αν η αρμοδιότητά του καλύπτει τους χώρους που εξετάζετε ή μόνο μέλη, αν μπορεί να κανονίσει επιθεωρήσεις στις ημερομηνίες σας και ποιος εκεί χειρίζεται ταξίδια κινήτρων αντί για συνέδρια σωματείων.
Μπορούμε να κλείσουμε μόνοι τον χώρο και να πάρουμε και DMC;
Ναι, και συχνά δουλεύει καλά. Υπογράφετε τη σύμβαση του χώρου απευθείας και ορίζετε το DMC μόνο για τις επίγειες λειτουργίες. Ζητήστε αμοιβή για τις λειτουργίες αντί για προσαύξηση σε κάθε γραμμή.