Γιατί η πλευρά του αεροδρομίου προηγείται της λίστας χώρων
Ένα retreat στην Κρήτη έχει ένα δομικό ζήτημα που πρέπει να λυθεί πρώτο. Το Ηράκλειο εξυπηρετεί το ανατολικό τμήμα, τα Χανιά το δυτικό, και οι αποστάσεις ανάμεσα στις δύο πλευρές είναι σοβαρές. Αν οι συμμετέχοντες πετούν από διαφορετικές αφετηρίες, κάποιοι θα προσγειωθούν στη μία πύλη και κάποιοι στην άλλη, γιατί οι διαθέσιμες πτήσεις προς κάθε αεροδρόμιο διαφέρουν.
Αυτό έχει σημασία για τρία πράγματα. Πρώτο, τον χρόνο μεταφοράς. Δεν παραθέτουμε δικούς μας χρόνους, γιατί οι δημοσιευμένοι χρόνοι οδήγησης αλλάζουν ανάλογα με την εποχή και τα έργα στον δρόμο, οπότε ζητήστε από τον χώρο μια ρεαλιστική εκτίμηση για τη δική σας ημερομηνία. Δεύτερο, το πρόγραμμα της ημέρας εργασίας: μια διαφορά δύο ωρών στις αφίξεις χαλάει μια πρωινή συνεδρία. Τρίτο, τη δραστηριότητα της ομάδας, η οποία πρέπει να βρίσκεται σε λογική απόσταση από εκεί που θα μείνει ο όμιλος.
Πίνακας σχεδιασμού για αφίξεις σε δύο κύματα
Χρησιμοποιήστε τον ως έγγραφο εργασίας μαζί με τον υπεύθυνο του χώρου και τον συνεργάτη μεταφορών. Τα πεδία παρακάτω δεν είναι συστάσεις. Τα συμπληρώνετε με επιβεβαιωμένα στοιχεία.
| Πεδίο προς επιβεβαίωση | Πλευρά Ηρακλείου | Πλευρά Χανίων |
|---|---|---|
| Ποιοι καλεσμένοι προσγειώνονται πού (ονομαστικά) | ||
| Πρώτη και τελευταία άφιξη την πρώτη μέρα | ||
| Διάρκεια μεταφοράς όπως τη δίνει ο χώρος ή ο συνεργάτης, με ημερομηνία ελέγχου | ||
| Τύπος και αριθμός οχημάτων για το μέγεθος του ομίλου | ||
| Αν προσφέρεται υποδοχή στις αφίξεις | ||
| Ώρα έναρξης της πρώτης συνεδρίας που να βολεύει την τελευταία άφιξη | ||
| Ώρα δείπνου τη βραδιά άφιξης | ||
| Ημέρα δραστηριότητας: απόσταση από τον χώρο | ||
| Περιθώριο την ημέρα αναχώρησης πριν την πρώτη πτήση |
Ο πίνακας αναγκάζει τη συζήτηση να γίνει νωρίς. Ένας χώρος που φιλοξενεί συχνά εταιρικές ομάδες θα πρέπει να έχει έτοιμες απαντήσεις. Ένας που υποδέχεται κυρίως τουρίστες ίσως όχι.
Τρία σενάρια που δουλεύουν
Υπάρχουν τρεις λογικές λύσεις και η καθεμία έχει κόστος.
Ένα αεροδρόμιο, όλοι μετακινούνται. Διαλέγετε Ηράκλειο ή Χανιά και ζητάτε από όλους να περάσουν από εκεί, ακόμη κι αν αυτό σημαίνει ανταπόκριση για κάποιους. Το πλεονέκτημα είναι ένα σημείο άφιξης και ένα πρόγραμμα. Το μειονέκτημα είναι ότι κάποιοι προσθέτουν ένα σκέλος πτήσης, και σε σύντομο retreat αυτό το σκέλος μπορεί να φάει ένα ολόκληρο βράδυ.
Δύο αεροδρόμια, δύο ομάδες μεταφοράς. Οι καλεσμένοι προσγειώνονται όπου τους βολεύει και φτάνουν χωριστά σε κεντρικό χώρο. Δουλεύει όταν ο χώρος βρίσκεται περίπου στη μέση ή όταν η πλειονότητα φτάνει στη μία πλευρά και μια μικρή ομάδα στην άλλη. Απαιτεί δύο ρυθμίσεις μεταφοράς και ένα άτομο σε κάθε πλευρά να παρακολουθεί τις αφίξεις. Ορίστε αυτό το άτομο ονομαστικά στο έγγραφο σχεδιασμού, όχι ανά τμήμα.
Δύο αεροδρόμια, δύο υποομάδες, ένας κοινός κορμός. Ο όμιλος χωρίζεται στην άφιξη και ενώνεται για το κύριο σκέλος της δουλειάς, με τον χώρο να επιλέγεται στην πλευρά όπου φτάνουν οι περισσότεροι. Αυτό θα διαλέγαμε για retreat κάτω από τρεις μέρες, γιατί προστατεύει τον χρόνο εργασίας και αποδέχεται ότι το πρώτο βράδυ είναι εν μέρει βράδυ ταξιδιού.
Αν η λίστα σας είναι πραγματικά μοιρασμένη στη μέση και το retreat είναι δύο βράδια, κανένας χώρος δεν λύνει το πρόβλημα. Καλύτερα να συντομεύσετε το πρόγραμμα παρά να τεντώσετε τη γεωγραφία.
Πώς διαμορφώνεται η ημέρα εργασίας σε κάθε πλευρά
Μια μέρα retreat έχει τρία σκέλη: πρωινή συνεδρία, απογευματινό πρόγραμμα και βραδινό γεύμα. Η πλευρά του αεροδρομίου αλλάζει το πότε μπορεί να ξεκινήσει το καθένα.
Αν όλοι φτάνουν στην ίδια πλευρά, μπορείτε να κάνετε πλήρη πρωινή συνεδρία τη δεύτερη μέρα και να κρατήσετε την πρώτη για άφιξη και δείπνο. Αν οι αφίξεις είναι μοιρασμένες σε δύο αεροδρόμια, η πρώτη μέρα συνήθως περιορίζεται στο βράδυ, και καλό είναι να το σχεδιάσετε έτσι εξαρχής αντί να ελπίζετε ότι θα στρώσει.
Αφήστε μισή μέρα ελεύθερη. Κατά τη γνώμη μας, όσοι φτάνουν αεροπορικώς από πολλές πόλεις είναι κουρασμένοι, και ένα γεμάτο πρώτο εικοσιτετράωρο συνήθως φέρνει άτονη δεύτερη μέρα. Χρησιμοποιήστε αυτή τη μισή μέρα για τη δραστηριότητα της ομάδας, που λειτουργεί και ως χρόνος ξεκούρασης.
Η καταχώριση του χώρου είναι το σημείο όπου ελέγχετε τι υπάρχει πραγματικά επί τόπου. Πάρτε ως παράδειγμα το 91 Athens Riviera, The Resort, ένα ξενοδοχείο-θέρετρο στη Βούλα. Σύμφωνα με την καταχώρισή του, παρουσιάζει Signature Corporate Retreats που συνδυάζουν διαμονή, εμπειρίες ευεξίας, επιμελημένη εστίαση και ειδικούς χώρους συσκέψεων, ενώ τα δωμάτια περιγράφονται με κλιματιστικό χωρίς χρέωση, ανεμιστήρα και μπάνιο. Είναι θέρετρο της Αθηναϊκής Ριβιέρας και όχι της Κρήτης, οπότε κρατήστε το ως σημείο αναφοράς για το τι πρέπει να σας λέει μια καταχώριση εταιρικού retreat: χώρο συσκέψεων, εστίαση, ευεξία και λεπτομέρειες δωματίου σε μία καταχώριση. Ζητήστε τα ίδια τέσσερα στοιχεία γραπτώς από κάθε χώρο στην Κρήτη.
Για μια σύγκριση με το πώς χειρίζεται το ίδιο ζήτημα ένα retreat στην ηπειρωτική χώρα, ο οδηγός μας για ένα εταιρικό retreat στο Πήλιο κρατά την ημέρα εργασίας σε κοντινή απόσταση.
Το κείμενο για τη Χαλκιδική και την επιλογή ακριβούς τοποθεσίας λέει το ίδιο πράγμα: η γεωγραφία καθορίζει το πρόγραμμα.
Ταιριάξτε τη δραστηριότητα με τον χάρτη αφίξεων
Οι δραστηριότητες ομάδας στην Κρήτη χωρίζονται σε λίγες κατηγορίες: παράκτιες και με σκάφος, βουνό και φαράγγια, γαστρονομία και οινοποιεία, πολιτιστικός χρόνος στην πόλη. Το τι μπορείτε να κλείσετε εξαρτάται από το πού κοιμάται ο όμιλος, γιατί μια μεγάλη μετακίνηση για τη δραστηριότητα ακυρώνει το νόημα της επιλογής χώρου κοντά σε αεροδρόμιο.
Το παλιό λιμάνι των Χανίων με τον Αιγυπτιακό φάρο είναι, όπως σημειώνει το Visit Greece, το πιο αναγνωρίσιμο σημείο της πόλης. Αυτό το κάνει φυσικό σημείο αναφοράς για ένα πολιτιστικό απόγευμα στη δυτική πλευρά. Είναι δημόσιος χώρος, οπότε μια οργανωμένη δραστηριότητα ομάδας εκεί μπορεί να χρειάζεται άδεια. Ελέγξτε το τοπικά, μην το θεωρήσετε δεδομένο.
Όποια δραστηριότητα κι αν διαλέξετε, επιβεβαιώστε γραπτώς τρία πράγματα: τη χωρητικότητα του διοργανωτή για την ημερομηνία σας, τη ρύθμιση μεταφοράς από τον χώρο και το σχέδιο για τον καιρό. Για θέματα ζέστης, συνθηκών θάλασσας και πρόσβασης σε χώρους, ρωτήστε τον διοργανωτή τι ισχύει για τις ημερομηνίες σας και ποιο είναι το εναλλακτικό του σχέδιο.
Ερωτήσεις για κάθε χώρο στην Κρήτη πριν την κράτηση
Στείλτε τις γραπτώς και ζητήστε γραπτές απαντήσεις.
- Ποιο αεροδρόμιο θεωρείτε κύριο σημείο άφιξης και τι μεταφορές οργανώνετε για το άλλο;
- Ποιες αίθουσες συσκέψεων υπάρχουν, με χωρητικότητες για όμιλο του μεγέθους μας, όπως τις δίνει ο χώρος;
- Υπάρχει υπεύθυνος επαφής για εταιρικούς ομίλους και βρίσκεται επί τόπου στις δικές μας ημερομηνίες;
- Τι ισχύει για ακύρωση και μείωση του αριθμού ατόμων αν αλλάξουν οι πτήσεις μετά την υπογραφή;
- Μπορείτε να κρατήσετε μπλοκ δωματίων για όσους κλείσουν αργά, και μέχρι πότε;
- Τι περιλαμβάνει η τιμή ημερήσιας συμμετοχής και τι η τιμή διαμονής;
Στα συμβόλαια, βάλτε το σχήμα των αφίξεων μέσα στη συμφωνία ως όρο και όχι ως ελπίδα. Αν ο όμιλος προσγειώνεται σε δύο αεροδρόμια, πείτε το στο συμβόλαιο, γιατί αλλάζει το τι πρέπει να κανονίσει ο χώρος. Για κάθε ρυθμιστικό θέμα, συμπεριλαμβανομένων των μεταφορών, των αδειών εκδήλωσης και της ηχορύπανσης, επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με την αρμόδια αρχή, όπως ο δήμος, πριν δεσμευτείτε.
Πείτε μας τον αριθμό των καλεσμένων, τις ημερομηνίες και από ποια αεροδρόμια θα φτάσουν, και μπορούμε να σας δείξουμε χώρους στην Κρήτη που ταιριάζουν με αυτόν τον χάρτη αφίξεων.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Να βάλουμε όλους να πετάξουν σε ένα αεροδρόμιο της Κρήτης ή να μοιράσουμε τις αφίξεις;
Ένα αεροδρόμιο κρατά το πρόγραμμα απλό αλλά μπορεί να προσθέσει ανταπόκριση σε κάποιους. Ο διαχωρισμός δουλεύει όταν ο χώρος βρίσκεται στη μέση ή όταν οι περισσότεροι φτάνουν στην ίδια πλευρά. Μετρήστε πρώτα πόσοι έρχονται από κάθε πόλη.
Πώς αλλάζει η πλευρά του αεροδρομίου το πρόγραμμα του retreat;
Όταν όλοι φτάνουν στην ίδια πλευρά, η δεύτερη μέρα σηκώνει πλήρη πρωινή συνεδρία και η πρώτη μένει για ταξίδι και δείπνο. Οι μοιρασμένες αφίξεις κάνουν συνήθως την πρώτη μέρα βραδινή, οπότε σχεδιάστε το έτσι εξαρχής.
Τι πρέπει να επιβεβαιώσουμε με τον χώρο για μεταφορές και δραστηριότητες;
Ρωτήστε ποιο αεροδρόμιο θεωρεί κύριο, πώς χειρίζεται το άλλο, ποιες διάρκειες μεταφοράς δίνει για τις ημερομηνίες σας και αν η δραστηριότητα βρίσκεται σε λογική απόσταση. Πάρτε τα όλα γραπτώς πριν υπογράψετε.