Γιατί ένα τριήμερο θέλει άλλη συζήτηση από μια βραδιά
Ένα γκαλά μιας βραδιάς είναι σπριντ: φτάνεις, στήνεις, παίζεις, μαζεύεις, φεύγεις. Ένα φεστιβάλ πολλών ημερών μοιάζει περισσότερο με εγκατάσταση. Το κτίριο γίνεται η επιχειρησιακή σας βάση για το μεγαλύτερο μέρος της εβδομάδας, και ό,τι δανείζεται για μία βραδιά πρέπει τώρα να νοικιαστεί, να αγοραστεί ή να στελεχωθεί για πολλές. Αυτό αλλάζει το κόστος, την ασφάλιση, το πρόγραμμα προσωπικού και τη σχέση με τη γειτονιά.
Ένας χώρος μπορεί να πείσει σε μια επίσκεψη για μία βραδιά και να αποδειχθεί, δύο εβδομάδες πριν, ότι δεν επιτρέπει νυχτερινή πρόσβαση, δεν έχει ασφαλή αποθήκη για τον εξοπλισμό ή κλείνει τις πύλες του σε σταθερή ώρα. Κανένα από αυτά δεν είναι μικρό πρόβλημα όταν τα εισιτήρια έχουν ήδη βγει.
Φόρτωση, αποξήλωση και οι μέρες ανάμεσα
Ζητήστε να γραφτούν στο συμβόλαιο οι ώρες φόρτωσης και αποξήλωσης, όχι μόνο τις ημερομηνίες της εκδήλωσης. Θέλετε να ξέρετε πότε επιτρέπεται να φτάσουν τα φορτηγά, ποιος ελέγχει την πύλη, αν υπάρχει χώρος προσωρινής απόθεσης για τις κασέλες και αν υπάρχει κλειδωμένος χώρος για τη νύχτα.
Η περιγραφή του συνεδριακού κέντρου του Μεγάρου Μουσικής αναφέρει υποδομές σκηνής και υποσκηνίων, υπενθύμιση ότι οι εγκαταστάσεις παραγωγής θέλουν δική τους αξιολόγηση αντί να τις υποθέτουμε από ένα σχέδιο κάτοψης. Αξίζει μια ματιά στη σελίδα του κτιρίου του Μεγάρου για αυτόν τον λόγο. Ρωτήστε τον δικό σας χώρο τα ίδια για σκηνή, σημεία ανάρτησης, κατανομή ρεύματος και πρόσβαση στα παρασκήνια, και πάρτε την απάντηση γραπτώς.
Μια πρακτική σειρά για τριήμερο φεστιβάλ, ξανά παράδειγμα μόνο:
- Δύο μέρες πριν: άφιξη φορτηγών, ανέβασμα σκηνής και εξοπλισμού
- Μία μέρα πριν: ηχητικός έλεγχος, εστίαση φωτισμού, στήσιμο καμαρινιών
- Πρώτη ως τρίτη μέρα: εκδήλωση, με νυχτερινό διάστημα για την επαναφορά του χώρου
- Μία μέρα μετά: αποξήλωση, φόρτωση, έκθεση κατάστασης
Αν ο χώρος δεν μπορεί να σας δώσει τις μέρες πριν, τότε το ανέβασμα συμπιέζεται στο πρωινό της εκδήλωσης. Είναι ρίσκο που πρέπει να κοστολογήσετε πριν δεσμευτείτε.
Νυχτερινή φύλαξη, έλεγχος πρόσβασης και ποιος είναι μέσα στις τρεις τα ξημερώματα
Αυτή είναι η ερώτηση που αφήνεται εύκολα για τελευταία στιγμή. Ρωτήστε ποιος έχει την ευθύνη της περίμετρου τη νύχτα, αν τους φύλακες τους βάζει ο χώρος ή εσείς, και πώς γίνεται η διαχείριση κλειδιών, κωδικών και συναγερμών όταν η ομάδα σας φύγει τα μεσάνυχτα και το προσωπικό του χώρου πάει σπίτι του.
Ζητήστε σαφήνεια σε αυτά:
- Αν ο χώρος έχει επανδρωμένο κέντρο ελέγχου ή απομακρυσμένη παρακολούθηση
- Ποιος κρατά τα κλειδιά και αν παίρνετε δικό σας σετ
- Αν το αλκοόλ, τα μετρητά και ο εξοπλισμός φυλάσσονται χωριστά
- Ποια είναι η διαδικασία αναφοράς περιστατικού αν βρεθεί κάποιος στον χώρο
Η ασφάλιση πάει μαζί με αυτά. Ρωτήστε τι καλύπτει το συμβόλαιο του χώρου και τι περιμένει να καλύψει το δικό σας, και επιβεβαιώστε το με τον ασφαλιστή σας, όχι με μια προφορική σύνοψη.
Ρεύμα, νερό, τουαλέτες και ροή κοινού σε πολλές μέρες
Μια βραδιά μπορεί να βγει με ενοικιαζόμενη γεννήτρια και χημικές τουαλέτες. Ένα τριήμερο θέλει αυτά τα συστήματα να αντέξουν σε επαναλαμβανόμενη χρήση. Ζητήστε γραπτώς τη διαθέσιμη ισχύ, τη θέση των πινάκων διανομής, αν επιτρέπεται γεννήτρια και πού μπορεί να σταθεί, και τι γίνεται αν πέσει το δίκτυο στη μέση της συναυλίας.
Οι τουαλέτες είναι το λιγότερο λαμπερό και πιο προβλέψιμο σημείο αποτυχίας. Ρωτήστε πόσες έχει ο χώρος, αν είναι συνδεδεμένες με δίκτυο ή χημικές, ποιος τις συντηρεί καθημερινά και κάθε πότε. Η ροή κοινού μετράει εξίσου: λωρίδες εισόδου, πολιτική επανεισόδου, σχεδιασμός ουράς στο μπαρ και διαδρομή ανάμεσα στις σκηνές. Περπατήστε τον χώρο την ώρα που περιμένετε το μεγαλύτερο φορτίο και φανταστείτε δύο χιλιάδες άτομα, ενδεικτικό νούμερο, να κινούνται μέσα του.
Άδειες, θόρυβος και γείτονες τη δεύτερη νύχτα
Οι άδειες για πολυήμερες εκδηλώσεις στην Ελλάδα δεν είναι κάτι που ένας χώρος το τακτοποιεί απλώς. Ρωτήστε ποιες άδειες κατέχει ήδη ο χώρος, ποιες πρέπει να πάρετε εσείς και ποια αρχή εκδίδει την καθεμία. Επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με την αρμόδια αρχή, συνήθως τον δήμο, πριν τυπώσετε έστω και ένα εισιτήριο. Το βήμα αυτό δεν είναι προαιρετικό.
Ο θόρυβος είναι το σημείο ανάφλεξης τη δεύτερη νύχτα. Ρωτήστε για ώρες κοινής ησυχίας, όρια στάθμης, αν είναι παρών ηχολήπτης του χώρου και πώς χειρίζονται τα παράπονα. Ρωτήστε ευθέως αν προηγούμενες εκδηλώσεις έφεραν παράπονα από γείτονες και πώς τα χειρίστηκε ο χώρος. Η απάντηση λέει πολλά.
Λίστα ελέγχου για χώρο φεστιβάλ πολλών ημερών
Χρησιμοποιήστε τον πίνακα στην επίσκεψη αυτοψίας και φύγετε με συμπληρωμένο αντίγραφο. Ο σχετικός οδηγός μας για το κόστος δείπνου ενίσχυσης κάνει παρόμοια επισήμανση για τον διαχωρισμό του κόστους του χώρου από το κόστος του προγράμματος, και η ίδια πειθαρχία ισχύει εδώ.
| Θέμα | Ερώτηση | Ποιος απαντά |
|---|---|---|
| Μέρες φόρτωσης | Πόσες μέρες πριν την εκδήλωση έχουμε πρόσβαση; | Διευθυντής χώρου |
| Νυχτερινή φύλαξη | Ποιος φυλά την περίμετρο από τα μεσάνυχτα ως το πρωί; | Διευθυντής χώρου |
| Ισχύς ρεύματος | Ποια είναι η συνολική ισχύς και επιτρέπεται γεννήτρια; | Τεχνικός υπεύθυνος |
| Τουαλέτες | Πόσες, με δίκτυο ή χημικές, με ποια συχνότητα συντήρησης; | Διευθυντής χώρου |
| Άδειες | Ποιες άδειες έχει ο χώρος και ποιες δικές μας; | Δήμος |
| Θόρυβος | Ποια είναι η ώρα κοινής ησυχίας και ποιος μετρά τη στάθμη; | Δήμος |
| Ασφάλιση | Τι καλύπτει ο χώρος και τι πρέπει να καλύψουμε εμείς; | Ο ασφαλιστής σας |
| Αποθήκευση | Υπάρχει κλειδωμένος χώρος για τον εξοπλισμό τη νύχτα; | Διευθυντής χώρου |
| Επανείσοδος | Επιτρέπεται και πώς ελέγχεται; | Διευθυντής χώρου |
| Αποξήλωση | Μέχρι πότε πρέπει να έχει εκκενωθεί ο χώρος την επομένη; | Διευθυντής χώρου |
Αν σχεδιάζετε και δραστηριότητες μέσα στη μέρα κατά τη διάρκεια του φεστιβάλ, το κείμενό μας για το αν ταιριάζει συμμετοχή ή επίδειξη είναι χρήσιμο μοντέλο για δομημένες συνεδρίες μέσα σε ένα μεγαλύτερο πρόγραμμα.
Για να δείτε πώς μοιάζει ένας πολυχώρος στην πράξη, το Universe Athens είναι δημιουργικός πολυχώρος στο Αιγάλεω με τρεις χώρους με ονόματα, K-5, S-2000 και S-1000, και πλήρη τεχνική υποστήριξη παραγωγής επί τόπου, σύμφωνα με την καταχώρισή του. Δεν λέμε ότι ταιριάζει σε κάθε φεστιβάλ, μόνο ότι η λογική των τριών αιθουσών κάτω από την ίδια στέγη αξίζει εξέταση αν το πρόγραμμά σας έχει πολλές παράλληλες ενότητες.
Ένα όριο που αξίζει να ειπωθεί καθαρά: το κείμενο δεν μπορεί να σας πει τι θα δεχτεί ένας συγκεκριμένος χώρος. Κάθε ιδιοκτήτης διαπραγματεύεται διαφορετικά, και οι όροι που μετρούν είναι όσοι μπαίνουν στο συμβόλαιο, όχι όσοι συζητήθηκαν στην αυτοψία.
Πείτε μας πόσους θεατές περιμένετε, ημερομηνίες και ένα σύντομο περίγραμμα του προγράμματος, και οι χώροι του καταλόγου μας μπορούν να απαντήσουν με αυτό που μπορούν πραγματικά να φιλοξενήσουν.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Τι πρέπει να ρωτήσω για τη νυχτερινή φύλαξη σε χώρο φεστιβάλ;
Ρωτήστε ποιος φυλά την περίμετρο από τη στιγμή που φεύγει η ομάδα σας ως το επόμενο πρωί, αν τους φύλακες τους βάζει ο χώρος ή εσείς, ποιος κρατά κλειδιά και κωδικούς, και πώς αναφέρεται ένα περιστατικό. Ζητήστε το γραπτώς στο συμβόλαιο.
Πόσες μέρες φόρτωσης να ζητήσω για φεστιβάλ πολλών ημερών;
Στο παράδειγμά μας αυτό σημαίνει δύο μέρες πριν από την πρώτη μέρα εκδήλωσης, μία για ανέβασμα σκηνής και εξοπλισμού και μία για ηχητικό και φωτιστικό έλεγχο. Αν ο χώρος δεν τις δίνει, κοστολογήστε το ρίσκο της συμπίεσης πριν δεσμευτείτε.
Ποιος είναι υπεύθυνος για τις άδειες ενός πολυήμερου φεστιβάλ στην Ελλάδα;
Η ευθύνη συνήθως μοιράζεται ανάμεσα στον χώρο και τον διοργανωτή, οπότε ρωτήστε ποιες άδειες κατέχει ο χώρος και ποιες πρέπει να πάρετε εσείς. Επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με τον αρμόδιο δήμο πριν από κάθε πώληση εισιτηρίων.