Πρωινή εκδήλωση Τύπου με καθαρό ήχο και εύκολη αποχώρηση

Το υπόλοιπο κείμενο αφορά τα τέσσερα σημεία που κρίνουν αν ο χώρος δουλεύει: check-in, ήχος, γωνιά συνεντεύξεων και ρεύμα.

Το check-in πρέπει να διαρκεί λεπτά, όχι ουρά

Ένα πρωινό Τύπου συνήθως κολλάει στην είσοδο. Ένα άτομο με λίστα, ένα τηλέφωνο που δεν φορτώνει τη λίστα και ένας αριθμός αίθουσας που κανείς δεν έγραψε δημιουργούν συμφόρηση. Διορθώστε το πριν ασχοληθείτε με τον καφέ.

Ρωτήστε τον χώρο ποια είναι η διαδρομή από τον δρόμο ή το σημείο αποβίβασης μέχρι την αίθουσα. Υπάρχει ασανσέρ, δεύτερη είσοδος, γκαρνταρόμπα; Αν οι καλεσμένοι φτάνουν στα ίδια δέκα λεπτά, ένα γραφείο δεν αρκεί. Δύο άτομα με δύο τυπωμένες λίστες είναι καλύτερα από ένα άτομο με tablet.

Δώστε στους δημοσιογράφους το όνομα της αίθουσας στην πρόσκληση, όχι μόνο το όνομα του χώρου. Αν ο χώρος έχει πολλές αίθουσες με παρόμοια ονόματα, ζητήστε την ακριβή ονομασία για εκτύπωση. Βάλτε ένα μικρό σήμα στην είσοδο και ένα στο ασανσέρ. Δεν είναι διακόσμηση· είναι η διαφορά ανάμεσα σε έναν καλεσμένο που φτάνει ήρεμος και σε έναν που φτάνει εκνευρισμένος.

Ο ήχος είναι το σημείο που δεν διορθώνεται μετά

Μια αίθουσα πρωινού με σκληρούς τοίχους, μηχανή καφέ και μπουφέ είναι κακός χώρος για ομιλία. Αν η ανακοίνωση έχει σημασία, ζητήστε αίθουσα με μαλακές επιφάνειες ή ξεχωριστό χώρο παρουσίασης μακριά από τον μπουφέ.

Ρωτήστε γραπτώς:

• Υπάρχει μόνιμο σύστημα ήχου και ποιος το χειρίζεται;
• Μπορούμε να το δοκιμάσουμε την ίδια ώρα με την εκδήλωση;
• Τι γίνεται αν η διπλανή αίθουσα έχει δική της εκδήλωση;
• Υπάρχει μικρόφωνο για ερωτήσεις ή μόνο για τον ομιλητή;
• Πού συνδέουμε laptop για slides;

Ένα χειρός μικρόφωνο για τον ομιλητή και ένα δεύτερο για ερωτήσεις είναι πιο χρήσιμα από μια πολύπλοκη εγκατάσταση που κανείς δεν ξέρει να χειριστεί. Αν ο χώρος έχει δικό του τεχνικό, ρωτήστε αν περιλαμβάνεται ή αν χρεώνεται ξεχωριστά. Μην υποθέτετε.

Η μουσική υποβάθρου είναι προαιρετική. Αν τη χρησιμοποιήσετε, κρατήστε την χαμηλά ώστε δύο άτομα σε ένα τραπέζι να μιλούν χωρίς να φωνάζουν. Ένα πρωινό Τύπου είναι εκδήλωση εργασίας, όχι πάρτι.

Η γωνιά συνεντεύξεων είναι το πραγματικό προϊόν

Η περισσότερη χρήσιμη κάλυψη προέρχεται από τα δέκα λεπτά μετά την ανακοίνωση, όχι από την ίδια την ανακοίνωση. Σχεδιάστε μια γωνιά όπου ένας δημοσιογράφος μπορεί να καθίσει με τον εκπρόσωπό σας, μακριά από τον μπουφέ και την πόρτα.

Δεν χρειάζεστε στούντιο. Χρειάζεστε ένα τραπέζι, δύο καρέκλες, ουδέτερο τοίχο και αρκετό φως. Αν ο χώρος μπορεί να τα παρέχει χωρίς να μετακινεί έπιπλα κατά τη διάρκεια, έχετε λύσει το μισό πρόβλημα. Ρωτήστε αν η γωνιά μπορεί να δεσμευτεί για όλο το παράθυρο του πρωινού.

Αν αρκετοί δημοσιογράφοι θέλουν τον ίδιο εκπρόσωπο, ορίστε σύντομα ραντεβού. Δέκα λεπτά ο κάθε ένας αρκούν για ένα απόσπασμα και μια φωτογραφία. Γράψτε τις ώρες σε μια κάρτα και δώστε μία σε κάθε καλεσμένο. Αυτό το χαρτί αποτρέπει το πλήθος γύρω από ένα άτομο.

Ρεύμα, Wi-Fi και πρακτικές λεπτομέρειες

Οι δημοσιογράφοι κουβαλούν τηλέφωνα, laptop και recorders. Ρωτήστε πού είναι οι πρίζες και αν υπάρχουν προεκτάσεις. Μια αίθουσα με πρίζες μόνο κατά μήκος του τοίχου σημαίνει ότι οι άνθρωποι θα κάθονται μακριά από τη γωνιά συνεντεύξεων.

Το Wi-Fi έχει σημασία αν κάποιος θέλει να στείλει νωρίς. Ζητήστε όνομα δικτύου και κωδικό εκ των προτέρων και δοκιμάστε τα από την αίθουσα, όχι από το λόμπι. Αν ο χώρος δεν μπορεί να εγγυηθεί σταθερή σύνδεση, πείτε το στην πρόσκληση για να προγραμματίσουν οι καλεσμένοι.

Ένας χώρος για παλτά κοντά στην είσοδο είναι πιο χρήσιμος από έναν στην άλλη άκρη. Ένας κάδος κοντά στην έξοδο είναι πιο χρήσιμος από έναν κοντά στην εξέδρα. Μικρά πράγματα, αλλά κρίνουν αν οι άνθρωποι θα φύγουν γρήγορα ή θα περιφέρονται ψάχνοντας πού να αφήσουν ένα ποτήρι.

Ενδεικτικό πρόγραμμα 75 λεπτών

Αυτό είναι παράδειγμα, όχι κανόνας. Προσαρμόστε τους χρόνους στην ανακοίνωση και τη λίστα καλεσμένων σας.

Ώρα	Τι συμβαίνει	Ποιος είναι υπεύθυνος
0:00-0:10	Check-in, badges, καφές και τυπωμένο ενημερωτικό φύλλο	Δύο υποδοχείς με τυπωμένες λίστες
0:10-0:15	Μετακίνηση στον χώρο παρουσίασης· ο ηχητικός έλεγχος έχει γίνει	Τεχνικός χώρου ή συνεργάτης AV
0:15-0:30	Καλωσόρισμα, σύντομη ανακοίνωση, ένας ομιλητής	Εκπρόσωπος
0:30-0:35	Μία ή δύο ερωτήσεις από την αίθουσα	Συντονιστής με μικρόφωνο χειρός
0:35-0:55	Ραντεβού στη γωνιά συνεντεύξεων· ο μπουφές παραμένει ανοιχτός	Εκπρόσωπος και ένας υπεύθυνος επικοινωνίας
0:55-1:10	Φωτογραφίες, ανεπίσημες συζητήσεις, δεύτερος καφές	Η ομάδα σας
1:10-1:15	Ευχαριστίες, υπενθύμιση επαφής Τύπου, καθαρή έξοδος	Υποδοχείς στην πόρτα

Αν οι καλεσμένοι σας έχουν σύντομα παράθυρα παρουσίας, βάλτε την ανακοίνωση νωρίτερα και κρατήστε τη γωνιά συνεντεύξεων ανοιχτή από την αρχή. Ένας δημοσιογράφος που φτάνει στο 40ό λεπτό πρέπει να βρει εκπρόσωπο, ήσυχο τραπέζι και πρίζα.

Τι να στείλετε στους χώρους

Πριν ζητήσετε διαθεσιμότητα, γράψτε ένα σύντομο brief. Να περιλαμβάνει ημερομηνία, χρονικό παράθυρο, κατά προσέγγιση αριθμό καλεσμένων, αν χρειάζεστε χώρο παρουσίασης και γωνιά συνεντεύξεων, και αν χρειάζεστε ηχητικό εξοπλισμό. Ζητήστε γραπτή προσφορά που ξεχωρίζει ενοικίαση αίθουσας, φαγητό και ποτό, εξοπλισμό και τυχόν κόστη προσωπικού. Ρωτήστε από τι ώρα μπορείτε να μπείτε για προετοιμασία. Ρωτήστε ποιος είναι ο υπεύθυνος επαφής την ημέρα.

Ο χώρος πρέπει να επιβεβαιώσει τι περιλαμβάνεται και τι χρεώνεται ξεχωριστά. Αν ένας όρος δεν είναι σαφής, ρωτήστε σε ποιο ποσό αναφέρεται. Μην υποθέτετε ότι ένα πρωινό ξενοδοχείου περιλαμβάνει μικρόφωνο ή τεχνικό.

Για ένα στενό γεγονός που αξίζει να θυμάστε: το Ecali Club αναφέρει συσκέψεις διοικητικού συμβουλίου, εκπαίδευση, team building, παρουσιάσεις προϊόντων και εταιρικές οικογενειακές εκδηλώσεις στην επιχειρηματική προσφορά του. Μπορείτε να δείτε τη λίστα στη Ecali Club: επαγγελματικές εκδηλώσεις. Αυτό είναι το δημοσιευμένο εύρος ενός χώρου. Δεν αποτελεί δήλωση για τη συλλογή μας ή για το τι προσφέρει οποιοσδήποτε άλλος χώρος.

Η διαφορά είναι το ρολόι, όχι η λίστα ελέγχου.

Στείλτε στον χώρο το brief σας, το πρόγραμμα και τις ερωτήσεις σας. Ζητήστε διαθεσιμότητα και γραπτή προσφορά μαζί. Μετά συγκρίνετε τις απαντήσεις δίπλα-δίπλα, γιατί η αίθουσα που φαίνεται σωστή σε φωτογραφία μπορεί να μην είναι αυτή που επιτρέπει σε έναν δημοσιογράφο να φύγει σε 35 λεπτά με ό,τι ήρθε να πάρει.

Δύο χρήσιμοι οδηγοί για τα επόμενα βήματα: Συνεδρίαση 12 ατόμων στην Αθήνα: ελέγξτε πρώτα το τραπέζι και Η δοκιμή υβριδικής συνάντησης πριν από την κράτηση.