Ποιος παραλαμβάνει τα δικαιολογητικά και πού
Η βασική οδηγία είναι απλή. Η Πρεσβεία των ΗΠΑ στην Ελλάδα αναφέρει ότι για πολιτικό γάμο τα δικαιολογητικά κατατίθενται αυτοπροσώπως στο Δημαρχείο ή στον Πρόεδρο της Κοινότητας όπου θα τελεστεί ο γάμος. Αυτό καθορίζει πολλά: δεν στέλνετε τον φάκελο ταχυδρομικά, και ο διοργανωτής δεν μπορεί να τον καταθέσει αντί για εσάς εκτός αν το επιτρέπει ο δήμος.
Ένας συνηθισμένος φάκελος περιέχει, για κάθε πρόσωπο: διαβατήριο, ληξιαρχική πράξη γέννησης, βεβαίωση μη ύπαρξης κωλύματος ή αντίστοιχο έγγραφο (ορισμένα προξενεία εκδίδουν υπεύθυνη δήλωση άγαμου), και, αν κάποιος ήταν παντρεμένος στο παρελθόν, λύση γάμου ή ληξιαρχική πράξη θανάτου. Την άδεια γάμου και την καταχώριση στο ληξιαρχείο τα αναλαμβάνει η ελληνική πλευρά. Ό,τι φέρνετε από τη χώρα σας πρέπει να είναι αρκετά πρόσφατο και στη μορφή που δέχεται ο δήμος.
Ποιος ελέγχει τι; Το ληξιαρχείο του δημαρχείου ελέγχει τον φάκελο συνολικά. Το προξενείο σας δεν ελέγχει τον γάμο, αλλά βεβαιώνει δήλωση ή εκδίδει τη βεβαίωση μη ύπαρξης κωλύματος, ανάλογα με τη χώρα. Είναι δύο διαφορετικές αρμοδιότητες και αν τις μπερδέψετε, θα χάσετε χρόνο.
Επικύρωση, μετάφραση και επικυρωμένα αντίγραφα
Η σφραγίδα της Χάγης (apostille) εκδίδεται από την αρμόδια αρχή της χώρας που εξέδωσε το έγγραφο, όχι από την Ελλάδα. Για ληξιαρχική πράξη γέννησης από τις ΗΠΑ, συνήθως είναι αρχή της πολιτείας, ενώ για ομοσπονδιακό έγγραφο ομοσπονδιακή αρχή. Αν η χώρα σας δεν έχει προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης, υπολογίστε νομιμοποίηση μέσω του ελληνικού προξενείου. Η συμβουλή μας: ζητήστε από την αρχή επιπλέον επικυρωμένα αντίγραφα. Είναι η φθηνότερη ασφάλεια σε όλη τη διαδικασία.
Οι μεταφράσεις είναι η παγίδα που δεν φαίνεται εύκολα. Μια μετάφραση αξίζει όσο η πιστοποίησή της: ποιος τη μετέφρασε, αν ο μεταφραστής αναγνωρίζεται από τις ελληνικές αρχές, αν η μετάφραση φέρει σφραγίδα και επισυνάπτεται σε αντίγραφο του πρωτοτύπου. Ρωτήστε τον δήμο ποιους μεταφραστές ή μεταφραστικές υπηρεσίες δέχεται πριν πληρώσετε. Αν η δεξίωση γίνει στην Κέρκυρα, η μετάφραση του μενού για τους καλεσμένους είναι ξεχωριστή δουλειά, που την εξετάζουμε στο μενού δεξίωσης στην Κέρκυρα για κάθε τραπέζι.
Μια ακόμη διάκριση που αξίζει να κρατήσετε: το επικυρωμένο αντίγραφο δεν είναι το ίδιο με το συμβολαιογραφικό αντίγραφο, και κανένα από τα δύο δεν ταυτίζεται με το πρωτότυπο που φέρει σφραγίδα της Χάγης. Οι δήμοι διαφέρουν ως προς το τι ζητούν, και το προξενείο μπορεί να σας πει μόνο τι μπορεί να εκδώσει, όχι τι θα δεχτεί το ληξιαρχείο.
Πίνακας παρακολούθησης εγγράφων
Χρησιμοποιήστε τον πίνακα ως λίστα εργασίας. Οι στήλες στα δεξιά είναι αυτές που σας ταλαιπωρούν, γιατί κάθε έγγραφο έχει διαφορετικό εκδότη και διαφορετικό ελεγκτή. Συμπληρώστε την κατάσταση στην πορεία και κρατήστε τα σαρωμένα αντίγραφα σε έναν κοινόχρηστο φάκελο με σαφή ονόματα αρχείων.
| Έγγραφο | Ποιος το εκδίδει | Χρειάζεται επικύρωση; | Χρειάζεται μετάφραση; | Ποιος το ελέγχει | Κατάσταση |
|---|---|---|---|---|---|
| Διαβατήριο (κάθε πρόσωπο) | Αρχή έκδοσης διαβατηρίων της χώρας σας | Όχι | Όχι | Ληξιαρχείο του δημαρχείου, την ημέρα | |
| Πλήρης ληξιαρχική πράξη γέννησης | Ληξιαρχείο τόπου γέννησης | Επιβεβαιώστε με τον δήμο | Συνήθως ναι, με πιστοποίηση | Ληξιαρχείο του δημαρχείου | |
| Βεβαίωση μη ύπαρξης κωλύματος ή δήλωση άγαμου | Προξενείο ή ληξιαρχείο της χώρας σας | Εξαρτάται από τη χώρα έκδοσης | Συνήθως ναι, με πιστοποίηση | Ληξιαρχείο του δημαρχείου | |
| Λύση γάμου ή ληξιαρχική πράξη θανάτου (αν ισχύει) | Δικαστήριο ή ληξιαρχείο | Επιβεβαιώστε με τον δήμο | Συνήθως ναι, με πιστοποίηση | Ληξιαρχείο του δημαρχείου | |
| Επικυρωμένες μεταφράσεις | Αναγνωρισμένος μεταφραστής ή υπηρεσία | Δεν ισχύει | Δεν ισχύει | Ληξιαρχείο του δημαρχείου | |
| Άδεια γάμου και καταχώριση | Ελληνικός δήμος | Δεν ισχύει | Δεν ισχύει | Εκδίδεται στο δημαρχείο |
Δύο σημειώσεις για τον πίνακα. Το «επιβεβαιώστε με τον δήμο» σημαίνει ακριβώς αυτό: κάποια ληξιαρχεία ζητούν επικύρωση στη ληξιαρχική πράξη γέννησης, κάποια μόνο στη βεβαίωση μη ύπαρξης κωλύματος, κάποια σε όλα. Και η βεβαίωση μη ύπαρξης κωλύματος θέλει ιδιαίτερη προσοχή, γιατί τα προξενεία μπορεί να την εκδίδουν με περιορισμένη ισχύ, οπότε ρωτήστε για τη διάρκεια ισχύος πριν κλείσετε πτήσεις γύρω από αυτήν.
Η ημέρα της τελετής και μετά η δεξίωση
Πού μπορεί να γίνει η τελετή και ποιος την τελεί είναι ερωτήσεις για τον δήμο, όχι για εμάς. Κάθε διαδικαστική λεπτομέρεια θέλει γραπτή επιβεβαίωση από τη συγκεκριμένη υπηρεσία όπου θα καταχωριστεί ο γάμος. Μην βασιστείτε σε ένα άρθρο, ούτε στο δικό μας.
Δύο πρακτικές συνήθειες βοηθούν. Πρώτον, ζητήστε από το ληξιαρχείο γραπτώς τη λίστα των εγγράφων που απαιτεί και κρατήστε την απάντηση. Δεύτερον, ρωτήστε αν πρέπει να εμφανιστείτε και οι δύο αυτοπροσώπως για την κατάθεση ή αν αρκεί ο ένας, και αν χρειάζεται ραντεβού. Η διατύπωση της πρεσβείας παραπέμπει σε αυτοπρόσωπη κατάθεση, αλλά η υπηρεσία με την οποία συνεργάζεστε ορίζει τη δική της πρακτική.
Και μετά η δεξίωση. Κάποια ζευγάρια κάνουν γεύμα ή δείπνο σε ξενοδοχείο ή ταβέρνα κοντά στο δημαρχείο, άλλα κλείνουν ιδιωτική λέσχη. Ως ένα παράδειγμα της δεύτερης κατηγορίας, η Λέσχη Αξιωματικών Φρουράς Θεσσαλονίκης (ΛΑΦΘ) βρίσκεται στην Εθ. Αμύνης 1, Θεσσαλονίκη 546 21 και, σύμφωνα με την καταχώρισή της, λειτουργεί ως εστιατόριο και λέσχη με τις εγκαταστάσεις της διαθέσιμες για εκδηλώσεις τρίτων υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, με τη διαθεσιμότητα να εξαρτάται από τις εκάστοτε δυνατότητες της λέσχης και, για αρκετές κατηγορίες εκδηλώσεων, έγκριση του Γ΄ ΣΣ. Η καταχώριση αναφέρει λειτουργία Δευτέρα έως Πέμπτη και Κυριακή από 1:00 μ.μ. έως 10:45 μ.μ., και Παρασκευή και Σάββατο από 1:00 μ.μ. έως τα μεσάνυχτα. Δεν λέμε ότι είναι κατάλληλη ή διαθέσιμη για τη δική σας ημερομηνία, λέμε ότι η καταχώριση είναι αρκετά συγκεκριμένη για να ξεκινήσει μια ουσιαστική συζήτηση.
Αν στο ίδιο ταξίδι γίνουν γάμος και βάπτιση, ενημερώστε τον χώρο της δεξίωσης ξεχωριστά για τις δύο τελετές, όπως εξηγούμε στο γάμος και βάπτιση μαζί: δώστε σαφή οδηγία για τη δεξίωση. Φωτογράφος, catering και ληξιαρχείο δουλεύουν με διαφορετικά χρονοδιαγράμματα, και ένα ενιαίο πρόγραμμα που μοιράζεται σε όλους γλιτώνει πολλά τηλεφωνήματα.
Τι να ρωτήσετε τον δήμο πριν κλείσετε οτιδήποτε
Στείλτε email ή τηλεφωνήστε στο δημαρχείο όπου θα τελεστεί ο γάμος και ρωτήστε τα παρακάτω, με αυτή τη σειρά. Κρατήστε τις απαντήσεις.
- Ποια έγγραφα πρέπει να προσκομίσουμε ο καθένας και σε ποια μορφή (πρωτότυπο, επικυρωμένο αντίγραφο, με σφραγίδα της Χάγης);
- Ποια έγγραφα χρειάζονται πιστοποιημένη μετάφραση και δέχεστε τον μεταφραστή που επιλέξαμε;
- Πρέπει να καταθέσουμε αυτοπροσώπως και χρειάζεται ραντεβού;
- Υπάρχει χρονικός περιορισμός ισχύος σε κάποιο έγγραφο, ειδικά στη βεβαίωση μη ύπαρξης κωλύματος;
- Τι περιλαμβάνει η τελετή, ποιος την τελεί και πού μπορεί να γίνει;
- Τι χρειάζεστε από εμάς μετά την τελετή και τι μας εκδίδετε;
Επαναλάβετε μια εκδοχή των ερωτήσεων και με το προξενείο σας: ποιο έγγραφο μπορεί να εκδώσει, πόσο χρόνο παίρνει και αν χρειάζεται νομιμοποίηση για χρήση στην Ελλάδα. Στη συνέχεια, επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με την αρμόδια αρχή, είτε είναι ο δήμος, είτε το προξενείο, είτε το ληξιαρχείο, γιατί οι διαδικασίες και οι αποδεκτές μορφές εγγράφων αλλάζουν και κανένας οδηγός δεν μπορεί να σας εγγυηθεί τι θα δεχτεί το τοπικό γραφείο τον επόμενο μήνα.
Όταν ο φάκελος προχωρήσει, στείλτε μας αριθμό καλεσμένων, ημερομηνία και τόπο τελετής, και θα σας προτείνουμε χώρους που ταιριάζουν με τη μέρα που σχεδιάζετε.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Μπορεί ο διοργανωτής μας να καταθέσει τα δικαιολογητικά στο δημαρχείο αντί για εμάς;
Οι δημοσιευμένες οδηγίες παραπέμπουν σε αυτοπρόσωπη κατάθεση στο Δημαρχείο ή στον Πρόεδρο της Κοινότητας. Κάποιοι δήμοι μπορεί να επιτρέπουν εκπρόσωπο για μέρος της διαδικασίας, αλλά αυτό είναι τοπική πρακτική, οπότε ρωτήστε γραπτώς το συγκεκριμένο ληξιαρχείο πριν βασιστείτε σε αυτό.
Σε ποιο έγγραφο πρέπει να προσέξουμε περισσότερο τη διάρκεια ισχύος;
Η βεβαίωση μη ύπαρξης κωλύματος, γιατί εκδίδεται από το προξενείο ή το ληξιαρχείο της χώρας σας και μπορεί να έχει περιορισμένη διάρκεια ισχύος. Παραγγείλτε την κοντά στην ημερομηνία ταξιδιού, επιβεβαιώστε τη διάρκεια με τον εκδότη και ρωτήστε τον δήμο πόσο πρόσφατη πρέπει να είναι.
Χρειάζονται μεταφράσεις ακόμη και αν όλα είναι στα αγγλικά;
Συνήθως ναι για χρήση στο ληξιαρχείο, και η μετάφραση πρέπει να είναι πιστοποιημένη με τρόπο που δέχεται ο δήμος. Ρωτήστε ποιους μεταφραστές αναγνωρίζει πριν πληρώσετε και ζητήστε το μεταφρασμένο κείμενο να επισυνάπτεται σε αντίγραφο του πρωτοτύπου.