Γιατί η αποκάλυψη καθορίζει τον χώρο
Κάθε παρουσίαση πρέπει να ξεκινά από τη μία στιγμή που δεν επαναλαμβάνεται: την αποκάλυψη. Αν είναι προβολή, χρειάζεστε σκοτάδι και αέρα χωρίς σκόνη. Αν είναι φυσική αποκάλυψη, χρειάζεστε ένα σημείο που να το βλέπουν καθαρά και οι 120, χωρίς κολόνα στη μέση. Αν είναι ζωντανή επίδειξη στη σκηνή, χρειάζεστε ρεύμα και δάπεδο που δεν λυγίζει κάτω από τον παρουσιαστή.
Γι' αυτό, όταν ενημερώνουμε έναν χώρο, ξεκινάμε από την αποκάλυψη και αφήνουμε το πάρτι για μετά. Ρωτήστε πού θα γίνει η αποκάλυψη, ποιες είναι οι οπτικές γραμμές από το πίσω μέρος της αίθουσας και αν ο χώρος μπορεί να συσκοτιστεί εντελώς ακόμη και με το φως της ημέρας. Σε ένα αθηναϊκό καλοκαίρι, ο ήλιος δύει αργά, οπότε οι αποκαλύψεις νωρίς το βράδυ παλεύουν με το φως, εκτός αν υπάρχει πραγματική δυνατότητα συσκότισης. Η νότια ακτογραμμή, γνωστή ως Αθηναϊκή Ριβιέρα, εκτείνεται από το Φάληρο έως το Σούνιο, όπου ο Ναός του Ποσειδώνα δεσπόζει πάνω από το Αιγαίο, όπως περιγράφει το Visit Greece στην επισκόπηση της Αττικής. Στην πράξη, οι παράκτιοι χώροι είναι ωραίοι για τις δοκιμές και τη δεξίωση, αλλά η αποκάλυψη συνήθως κερδίζει σε κλειστό χώρο.
Για μια μικρή παρουσίαση μόνο για τον Τύπο, ας πούμε 30 άτομα, θα παραλείπαμε εντελώς τη θεατρική αποκάλυψη. Σε αυτό το μέγεθος, οι δημοσιογράφοι θέλουν να πιάσουν το προϊόν στα χέρια τους λίγα λεπτά μετά την άφιξή τους. Κρατήστε τον προϋπολογισμό του σκηνικού για τα τραπέζια δοκιμών.
Άφιξη Τύπου και η πρώτη ώρα
Οι δημοσιογράφοι δεν φτάνουν όλοι μαζί. Έρχονται ένας ένας, μέσα σε ένα 45λεπτο, και ο καθένας θέλει τα ίδια τρία πράγματα γρήγορα: καρτελάκι με το όνομά τους, ενημερωτικό φύλλο μιας σελίδας και το προϊόν στο χέρι. Σχεδιάστε την είσοδο γύρω από αυτό, όχι γύρω από ένα κόκκινο χαλί.
Πρακτική διάταξη για την άφιξη του Τύπου:
- Τραπέζι υποδοχής ακριβώς δίπλα στην πόρτα, με δύο άτομα, όχι ένα.
- Ήσυχη γωνία με καθίσματα για συνεντεύξεις σε ραδιόφωνο και podcast. Ελέγξτε αν η γωνία είναι αρκετά μακριά από το ηχητικό σύστημα και ζητήστε από τον τεχνικό υπεύθυνο του χώρου να το επιβεβαιώσει.
- Τραπέζι επαφής με το προϊόν, όπου τα αντικείμενα πιάνονται και αφήνονται, με άτομο που ξέρει το τεχνικό φύλλο.
- Φόντο που δουλεύει για φωτογραφίες κινητού κάτω από τον πραγματικό βραδινό φωτισμό της αίθουσας, όχι αυτόν που είδατε στην πρωινή επίσκεψη.
Για το κομμάτι της βραδιάς που απευθύνεται στους καλεσμένους, το ευρύτερο brief για χώρους παρουσίασης προϊόντων στην Ελλάδα καλύπτει τις ερωτήσεις για τη μορφή της εκδήλωσης που κάνουμε πριν καταλήξουμε στους τελικούς υποψήφιους χώρους.
Χώρος δοκιμών, χώρος συνεργείου και διαδρομή παράδοσης
Ο χώρος δοκιμών είναι εκεί που οι παρουσιάσεις αποτυγχάνουν ήσυχα. Χρειάζεστε τραπέζια σε ύψος ορθοστασίας, αρκετές πρίζες για πολλές συσκευές που φορτίζουν ταυτόχρονα και έναν βοηθητικό χώρο όπου οι άδειες βαλίτσες θα μένουν αθέατες. Ρωτήστε πού μπορεί να παρκάρει, να ξεφορτώσει και να αποθηκεύσει βαλίτσες το συνεργείο και αν αυτή η διαδρομή περνά από τον ίδιο διάδρομο με τους καλεσμένους. Αν περνά, έχετε σύγκρουση ακριβώς τη λάθος στιγμή. Έχουμε γράψει ξεχωριστό οδηγό για το πώς ελέγχεται η διαδρομή παράδοσης πριν δεσμευτείτε, γιατί είναι η ερώτηση που οι διοργανωτές αφήνουν πιο εύκολα για την τελευταία στιγμή.
Ερωτήσεις που αξίζει να σταλούν γραπτώς στον χώρο:
- Τι ώρα μπορεί να μπει το συνεργείο παραγωγής και η ώρα αυτή είναι στο συμβόλαιο ή μόνο προφορική;
- Ποια κυκλώματα ρεύματος τροφοδοτούν τη σκηνή και τον χώρο δοκιμών και μπορεί ο τεχνικός υπεύθυνος να τα δείξει στο συνεργείο επί τόπου;
- Υπάρχει ανελκυστήρας φορτίων ή σημείο φορτοεκφόρτωσης στο ισόγειο και ποιες είναι οι διαστάσεις του;
- Ποιος είναι ο υπεύθυνος του χώρου την ημέρα της εκδήλωσης και επικοινωνεί τηλεφωνικά, όχι με email;
Ρωτάμε επίσης για τα όρια θορύβου στο συμβόλαιο και όχι τηλεφωνικά. Οι όροι μπορεί να διαφέρουν από δήμο σε δήμο και οι χώροι ξέρουν τι ανέχονται οι γείτονες. Ζητήστε από τον χώρο να αναφέρει γραπτώς τυχόν όρους θορύβου και επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με τον αρμόδιο δήμο πριν υπογράψετε.
Το run sheet που κρατά τα πάντα ενωμένα
Το run sheet είναι το εργαλείο που εμποδίζει χώρο, οπτικοακουστικά και δημόσιες σχέσεις να διαπραγματεύονται μεταξύ τους το βράδυ της εκδήλωσης. Στήστε το σε τρεις στήλες και κυκλοφορήστε το 48 ώρες πριν από τη φόρτωση, με ονόματα υπευθύνων, όχι τίτλους θέσεων. Πραγματικές ώρες, πραγματικά ονόματα, μία σελίδα.
| Ώρα | Χώρος και παραγωγή | Οπτικοακουστικά και αποκάλυψη | Τύπος και καλεσμένοι |
|---|---|---|---|
| 09:00 | Πρόσβαση συνεργείου, ανοιχτή διαδρομή φόρτωσης | Βαλίτσες στον βοηθητικό χώρο | Έλεγχος φύλλων και καρτελών |
| 12:00 | Στήσιμο σκηνής και τραπεζιών δοκιμών | Οθόνες στημένες, περιεχόμενο δοκιμασμένο | Επιβεβαίωση λίστας Τύπου τηλεφωνικά |
| 16:00 | Διακόσμηση αίθουσας, δοκιμή συσκότισης | Πρόβα της αποκάλυψης από την αρχή | Φωτισμός φόντου δοκιμασμένος |
| 18:45 | Έτοιμες οι πόρτες, ενημερωμένο προσωπικό | Τεχνική πρόβα ολοκληρωμένη | Υποδοχή με δύο άτομα |
| 19:00 | Υποδοχή του Τύπου | Συσκευές δοκιμών φορτισμένες | Ξεκινούν οι κατ' ιδίαν συνεντεύξεις |
| 20:00 | Αποκάλυψη | Το σήμα το δίνει ο υπεύθυνος οπτικοακουστικών | Κινητά ψηλά, μετά τραπέζια δοκιμών |
| 20:30 | Δεξίωση και δοκιμές | Μουσική στη συμφωνημένη ένταση | Στελέχωση τραπεζιού επαφής |
| 22:30 | Ξεκινά η αποσυναρμολόγηση | Ο εξοπλισμός μαζεύεται με σειρά | Επιβεβαιωμένη μεταφορά αναχώρησης |
Συμπληρώστε κάθε κελί με όνομα. Run sheet χωρίς υπευθύνους είναι απλώς ευχολόγιο.
Φωτογραφικό φόντο και οι λήψεις που πραγματικά χρησιμοποιούνται
Κατά την εκτίμησή μας, η κάλυψη μιας παρουσίασης στηρίζεται σε μία ή δύο εικόνες: τη στιγμή της αποκάλυψης και ένα κοντινό του προϊόντος με χέρια στο κάδρο. Σχεδιάστε γι' αυτές. Ένα φόντο για πορτρέτα θέλει ομοιόμορφο φωτισμό σε όλο το πλάτος, ουδέτερη επιφάνεια και περίπου δύο μέτρα χώρο μπροστά του. Δοκιμάστε το στην πραγματική ώρα της εκδήλωσης με τον πραγματικό φωτισμό της αίθουσας: ένα φόντο που έδειχνε καθαρό στην απογευματινή επίσκεψη μπορεί να κιτρινίσει κάτω από βραδινά φωτιστικά.
Ρωτήστε τον χώρο τρία πράγματα για το φόντο: πού μπορεί να σταθεί χωρίς να φράζει έξοδο κινδύνου ή πόρτα υπηρεσίας, τι υπάρχει πίσω του αν είναι παράθυρο και αν μπορεί να μείνει στημένο όλη νύχτα αν η αποσυναρμολόγηση καθυστερήσει. Αν η τελευταία απάντηση είναι όχι, βάλτε το κατέβασμα στο run sheet. Την ίδια πειθαρχία εφαρμόζουμε και σε εποχιακές στιγμές όπως η κοπή πίτας, όπου μία χρονομετρημένη αποκάλυψη κρατά όλη τη βραδιά.
Τι στέλνετε στους χώρους όταν ζητάτε διαθεσιμότητα
Στείλτε ένα σύντομο σημείωμα: ημερομηνία και εύρος ωρών, αριθμός καλεσμένων ως εύρος, αν χρειάζεστε συσκότιση, αν χρειάζεστε πρόσβαση συνεργείου μέσα στην ημέρα και αν κάποιο μέρος της εκδήλωσης είναι σε εξωτερικό χώρο. Ένας χώρος που απαντά και στα πέντε με ένα μήνυμα σας δείχνει πώς δουλεύει η ομάδα του. Μια αόριστη απάντηση είναι κι αυτή πληροφορία.
Πείτε μας πόσα άτομα περιμένετε, την ημερομηνία και τι ακριβώς είναι η αποκάλυψη, και θα σας προτείνουμε χώρους των οποίων οι καταχωρίσεις ταιριάζουν σε αυτή τη μορφή.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Πόσο νωρίς πρέπει να έχει πρόσβαση το συνεργείο παραγωγής στον χώρο;
Ζητήστε ώρα πρόσβασης γραπτώς στο συμβόλαιο, όχι προφορικά. Μια ολόκληρη μέρα στήσιμου σας επιτρέπει να δοκιμάσετε τη συσκότιση, να στήσετε οθόνες και να κάνετε πρόβα της αποκάλυψης πριν έρθει ο Τύπος. Επιβεβαιώστε ποιος κρατά τα κλειδιά και πώς μπαίνει το συνεργείο εκτός ωραρίου.
Χρειαζόμαστε δυνατότητα συσκότισης για βραδινή αποκάλυψη το καλοκαίρι;
Ναι, αν η αποκάλυψη βασίζεται σε προβολή ή ελεγχόμενο φωτισμό. Το καλοκαίρι στην Αθήνα ο ήλιος δύει αργά, οπότε υπάρχει ακόμη φως όταν φτάνουν οι δημοσιογράφοι. Ρωτήστε αν η αίθουσα σκοτεινιάζει πλήρως και δοκιμάστε το σε επίσκεψη την ίδια ώρα με την εκδήλωση.
Πώς χειριζόμαστε τα όρια θορύβου σε παρουσίαση με ενισχυμένο ήχο;
Ζητήστε από τον χώρο να αναφέρει τυχόν όρους θορύβου στο συμβόλαιο και όχι τηλεφωνικά, αφού οι όροι μπορεί να διαφέρουν ανά περιοχή. Βάλτε αποκάλυψη και ομιλίες νωρίτερα το βράδυ και επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με τον αρμόδιο δήμο πριν υπογράψετε.