Γάμοι σε Πάτρα και Καλαμάτα: οργάνωση εκτός Αθηνών

Γιατί το μοντέλο της Αθήνας δεν μεταφέρεται στην Πάτρα και την Καλαμάτα

Στην Αθήνα οι περισσότεροι καλεσμένοι τα βγάζουν πέρα μόνοι τους: ταξί, αφίξεις αργά τη νύχτα, πολλά ξενοδοχεία κοντά το ένα στο άλλο. Η Πάτρα και η Καλαμάτα έχουν ξενοδοχεία μέσα στην πόλη, αλλά οι επιλογές λιγοστεύουν όσο πλησιάζετε σε έναν χώρο στην εξοχή, και το τελευταίο κομμάτι του δρόμου είναι εκεί που χαλάει η οργάνωση των καλεσμένων.

Η γνώμη μας: διαλέξτε πρώτα την περιοχή διαμονής και μετά τον χώρο. Αν οι περισσότεροι έρχονται αεροπορικώς, η βάση διαμονής πρέπει να βρίσκεται ανάμεσα στο αεροδρόμιο και τον χώρο. Αν οι περισσότεροι έρχονται οδικώς από την Αθήνα, η βάση πρέπει να είναι εκεί που τους αφήνει ο δρόμος, όχι εκεί που τυχαίνει να είναι ο χώρος.

Την ίδια λογική ακολουθήσαμε και στον οδηγό μας για την επιλογή της βάσης των καλεσμένων πριν από τη λίστα χώρων, και ισχύει και στην Πελοπόννησο. Η παγίδα είναι να αντιμετωπίζετε μια περιφερειακή πόλη σαν μικρότερη Αθήνα. Δεν είναι. Ελέγξτε πόσο γρήγορα λιγοστεύουν τα καταλύματα από το κέντρο της πόλης ως τον χώρο. Μόλις κλείσουν τα κοντινότερα δωμάτια, οι καλεσμένοι σκορπίζονται, και όσοι σκορπίζονται χρειάζονται αυτοκίνητο.

Άρα μετρήστε κρεβάτια πριν μετρήσετε καρέκλες. Ζητήστε από κάθε ξενοδοχείο τον συνολικό αριθμό δωματίων, όχι μόνο όσα θα σας κρατήσουν, και ρωτήστε τι άλλο γίνεται στην πόλη εκείνο το σαββατοκύριακο. Ένα τοπικό πανηγύρι, ένα Σάββατο βαπτίσεων ή μια πανεπιστημιακή εκδήλωση μπορούν να πάρουν τα ίδια δωμάτια που υπολογίζατε.

Χρόνοι από την Αθήνα και πώς καθορίζουν την ώρα του μυστηρίου

Οι διαδρομές Αθήνα-Πάτρα και Αθήνα-Καλαμάτα είναι αρκετά μεγάλες ώστε η άφιξη αυθημερόν πριν από απογευματινό μυστήριο να είναι ρίσκο που δεν χρειάζεται. Σχεδιάζουμε αντίστροφα: ώρα μυστηρίου, μετά η τελευταία αποδεκτή άφιξη, μετά η αναχώρηση από την Αθήνα.

Γράψτε τη διαδρομή στις προσκλήσεις ως εύρος, όχι ως ακριβή αριθμό, και πείτε στους καλεσμένους να προσθέσουν περιθώριο για ένα καλοκαιρινό σαββατοκύριακο. Για όσους πετούν στην Αθήνα και συνεχίζουν οδικώς, μια διανυκτέρευση στην Αθήνα πριν τη διαδρομή είναι πάντα καλύτερη από μια σφιχτή ανταπόκριση.

Δύο πρακτικοί κανόνες που εφαρμόζουμε σε κάθε χρονοδιάγραμμα στην Πελοπόννησο:

• Το ζευγάρι και η στενή οικογένεια ταξιδεύουν μια μέρα νωρίτερα από τους υπόλοιπους καλεσμένους.
• Τίποτα που απαιτεί απόφαση καλεσμένου δεν συμβαίνει τις δύο ώρες πριν το μυστήριο.

Προσθέστε έναν τρίτο κανόνα για όποιον νοικιάζει πούλμαν: η εταιρεία χρειάζεται γραπτή επιβεβαίωση της πρόσβασης και του χώρου στροφής, γιατί μια είσοδος στην εξοχή που χωράει ένα αυτοκίνητο μπορεί να μη χωράει ένα πενηντάθεσιο. Αν ο χώρος δεν το επιβεβαιώσει, στείλτε τους καλεσμένους με αυτοκίνητα και δεχτείτε το πρόβλημα στάθμευσης.

Τι σας λέει μια περιφερειακή καταχώριση χώρου και τι όχι

Η Πελοπόννησος έχει χώρους που δεν χτίστηκαν ποτέ για την αγορά της Αθήνας: αίθουσες που νοικιάζονται ως κέλυφος, με το ζευγάρι να φέρνει τα πάντα. Το ΑΙΘΡΙΟ CLUB στη Σπάρτη είναι ξεκάθαρο παράδειγμα. Σύμφωνα με την καταχώρισή του, το ΑΙΘΡΙΟ CLUB είναι χώρος εκδηλώσεων προς ενοικίαση για ιδιωτικές εκδηλώσεις όπως γάμοι, βαπτίσεις και χοροεσπερίδες, και νοικιάζεται χωρίς εξοπλισμό ώστε ο διοργανωτής να τον προσαρμόζει ανάλογα με τη χρήση. Η καταχώριση δεν δίνει στοιχεία για χωρητικότητα, ώρες λειτουργίας, στάθμευση ή προσβασιμότητα, και πρόκειται για χώρο, όχι για εταιρεία διοργάνωσης.

Αυτό το προφίλ αλλάζει τη μορφή του προϋπολογισμού. Ένας χώρος-κέλυφος μπορεί να είναι φθηνότερος στο ενοίκιο και βαρύτερος στους συνεργάτες. Πριν δεσμευτείτε, ρωτήστε τον χώρο γραπτώς:

• Ποιους συνεργάτες έχει ήδη εγκρίνει και αν επιτρέπονται εξωτερικές εταιρείες catering.
• Τι περιλαμβάνει το ενοίκιο: τραπέζια, καρέκλες, ρεύμα, ψύξη, κουζίνα, χώρους προσωπικού, όριο ήχου.
• Τι γίνεται με την προκαταβολή αν αλλάξει η ημερομηνία.

Ένας χώρος δεν είναι διοργανωτής και ένα νοικιασμένο κέλυφος δεν είναι γάμος. Υπολογίστε συντονιστή αν δεν είστε ντόπιοι. Ρωτήστε επίσης ποιος κρατάει τα κλειδιά την ημέρα, ποιος ανοίγει και τι ώρα, και ποιος είναι ο επώνυμος υπεύθυνος αν ένας συνεργάτης αργήσει. Σε ένα κέλυφος, αυτές οι τρεις απαντήσεις κρίνουν αν το πρωινό στήσιμο θα κυλήσει ή θα καταρρεύσει.

Ξενοδοχεία ανά ομάδα καλεσμένων

Διαφορετικοί καλεσμένοι χρειάζονται διαφορετικά δωμάτια. Ένα μπλοκ σπάνια ταιριάζει σε όλους, οπότε φτιάχνουμε δύο ή τρία μικρότερα.

• Ηλικιωμένοι συγγενείς: το κεντρικό ξενοδοχείο της πόλης, ισόγειο ή με ασανσέρ, κοντά στο πρωινό.
• Φίλοι: το ίδιο ξενοδοχείο ή το διπλανό, γιατί θα κινούνται ομαδικά το βράδυ.
• Οικογένειες με παιδιά: έξω από το κέντρο, με πάρκινγκ και ήσυχους διαδρόμους.
• Το ζευγάρι: ξεχωριστό κατάλυμα, ώστε το πρωινό του γάμου να μην είναι ομαδικό.

Κλείστε το μπλοκ κρατήσεων νωρίς και ζητήστε γραπτώς την ημερομηνία αποδέσμευσης. Αυτή η ημερομηνία, όχι η ημερομηνία του γάμου, είναι που πρέπει να σέβονται οι προσκλήσεις σας. Πείτε σε κάθε ομάδα ποιο μπλοκ της ανήκει, και δώστε της το όνομα του μπλοκ και κωδικό κράτησης, όχι μόνο το όνομα του ξενοδοχείου. Οι ομάδες που κλείνουν με λάθος κωδικό σπάνε το μπλοκ.

Πίνακας καλεσμένων για αφίξεις από πολλές πόλεις

Πριν στείλετε email σε οποιονδήποτε χώρο, συμπληρώστε τον. Μία γραμμή ανά ομάδα καλεσμένων.

Ομάδα	Αφετηρία	Μέρα άφιξης	Μετακίνηση	Διανυκτερεύσεις	Τύπος δωματίου	Υπεύθυνος
Στενή οικογένεια	Αθήνα	Πέμπτη	Νοικιασμένο αυτοκίνητο	Τρεις	Δίκλινο και δίκλινο με δύο κρεβάτια	Όνομα
Φίλοι, ομάδα Α	Αθήνα	Παρασκευή	Κοινό μίνι βαν	Δύο	Δίκλινα	Όνομα
Φίλοι, ομάδα Β	Θεσσαλονίκη	Παρασκευή	Πτήση και μεταφορά	Δύο	Δίκλινα	Όνομα
Ηλικιωμένοι συγγενείς	Αθήνα	Πέμπτη	Αυτοκίνητο ή πούλμαν	Τρεις	Δίκλινο με πρόσβαση	Όνομα
Οικογένειες με παιδιά	Αθήνα	Παρασκευή	Δικά τους αυτοκίνητα	Δύο	Οικογενειακό	Όνομα

Αν είναι ενδιάμεση σεζόν, σχεδιάστε την εκδοχή της βροχής μαζί με την υπαίθρια, με δική της κάτοψη και δικό της έλεγχο χωρητικότητας, όπως περιγράφουμε στον οδηγό για την εναλλακτική λύση λόγω καιρού.

Συνεργάτες, χαρτιά και τοπικό ημερολόγιο

Οι συνεργάτες στην Πελοπόννησο μπορεί να είναι κλεισμένοι γύρω από τοπικές γιορτές και τριήμερα. Επιβεβαιώστε φωτογράφο, DJ και ανθοπώλη γραπτώς με ημερομηνίες, όχι προφορικές κρατήσεις. Ζητήστε από τον καθένα ένα εφεδρικό όνομα, γιατί αν ο μοναδικός φωτογράφος πάθει βλάβη στον δρόμο, μακριά από την Αθήνα, δεν υπάρχει εύκολη αντικατάσταση.

Τα χαρτιά αφορούν την ενορία και το ληξιαρχείο, οπότε επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με την αρμόδια αρχή, την ενορία ή το ληξιαρχείο όπου θα καταχωρηθεί ο γάμος, πριν τυπώσετε οτιδήποτε. Το ίδιο ισχύει για κάθε άδεια που θέτει ο χώρος ή ο διοργανωτής σας.

Για καλεσμένους με μια ελεύθερη μέρα: το Visit Greece σημειώνει ότι το Ναύπλιο υπήρξε η πρώτη πρωτεύουσα του νεοσύστατου ελληνικού κράτους από το 1827 έως το 1834. Ελέγξτε την απόσταση από τη βάση σας πριν το προτείνετε για εκδρομή.

Στείλτε μας τον αριθμό καλεσμένων, την ημερομηνία και από πού φτάνουν οι προσκεκλημένοι, και θα σας δείξουμε χώρους των οποίων η καταχώριση ταιριάζει σε αυτά τα δεδομένα.