Τι περιέχει πραγματικά η μία σελίδα
Το brief απαντά σε τέσσερα ερωτήματα με αυτή τη σειρά: σκοπός, συνεδρίες εργασίας, ελεύθερος χρόνος, ανοχή στη μετακίνηση. Ο σκοπός είναι μία πρόταση. «Ευθυγράμμιση των περιφερειακών επικεφαλής στο πλάνο λογαριασμών της επόμενης χρονιάς» είναι σκοπός. Το «team building» δεν είναι, και θα σας κοστίσει μια προκαταβολή.
Οι συνεδρίες εργασίας θέλουν αριθμό και σχήμα. Πόσες ώρες καθοδηγούμενης δουλειάς την ημέρα, πόσες αίθουσες ταυτόχρονα, και αν κάποιος θα συνδεθεί εξ αποστάσεως. Μια αίθουσα συσκέψεων για δέκα είναι άλλη κράτηση από τέσσερις αίθουσες ομαδικής εργασίας για σαράντα.
Ο ελεύθερος χρόνος είναι το σημείο όπου τα retreat χάνουν ήσυχα το νόημά τους. Γράψτε τι περιμένετε να κάνουν οι άνθρωποι σε ένα απόγευμα χωρίς πρόγραμμα. Αν η απάντηση είναι «να χαλαρώσουν», δεν έχετε γράψει τίποτα, και θα πάρετε μια ομάδα που σκορπίζεται στα δωμάτια και μαζεύεται στο δείπνο.
Η ανοχή στη μετακίνηση είναι ο αριθμός που αποκλείει προορισμούς. Ζητήστε από κάθε συμμετέχοντα, γραπτώς, τον μέγιστο χρόνο από την πόρτα του σπιτιού του μέχρι την άφιξη στο κατάλυμα. Σχεδιάστε με βάση τον μικρότερο αριθμό, όχι τον μέσο όρο. Αυτός με τη μικρότερη ανοχή είναι και αυτός που θα φτάσει με παράπονο.
Γρήγορη λίστα για τη σελίδα:
- Σκοπός σε μία πρόταση, με ονομαστικό υπεύθυνο αποφάσεων
- Αριθμός ατόμων, πόσα δωμάτια και πόσα από αυτά μονόκλινα
- Ώρες εργασίας την ημέρα και διάταξη αιθουσών
- Σε τι χρησιμεύει ο ελεύθερος χρόνος, συγκεκριμένα
- Μέγιστος χρόνος μετακίνησης ανά άτομο
- Παράθυρο ημερομηνιών και τυχόν αμετακίνητες ημερομηνίες
- Υπεύθυνος προϋπολογισμού και διαδικασία έγκρισης
- Προσβασιμότητα, διατροφικές και ιατρικές ανάγκες από νωρίς
Νησί, ηπειρωτικό θέρετρο ή Αθήνα: τι αποφασίζει το brief
Η Αθήνα είναι η απάντηση όταν το brief λέει χαμηλή ανοχή στη μετακίνηση και πυκνή εργάσιμη ημέρα. Μένοντας εκεί όπου προσγειώνονται οι πτήσεις, γλιτώνετε τις επιπλέον μεταφορές, ενώ το επίσημο γραφείο συνεδρίων της Αθήνας παρουσιάζει ιστορικούς, σύγχρονους, παραθαλάσσιους και υπαίθριους χώρους εκδηλώσεων, σύμφωνα με το This is Athens Convention Bureau. Αν οι μισοί πετούν από το εξωτερικό, η Αθήνα αφαιρεί και μια εσωτερική πτήση από το πρόγραμμα.
Ένα ηπειρωτικό θέρετρο κερδίζει όταν το brief λέει ότι η ομάδα πρέπει να είναι σε ένα σημείο για τρεις μέρες χωρίς αποφάσεις μετακίνησης. Το Πήλιο είναι καλό παράδειγμα περιοχής όπου η γεωγραφία ανταμείβει ένα συμπαγές πρόγραμμα, και έχουμε γράψει για το πώς κρατάτε κοντά τις βασικές δραστηριότητες εκεί.
Ένα νησί κερδίζει όταν το brief λέει ότι ο ίδιος ο προορισμός δουλεύει για την ομάδα, και όταν η ανοχή στη μετακίνηση είναι πραγματικά υψηλή. Ας είμαστε ειλικρινείς: για διήμερο retreat με γεμάτη ατζέντα εργασίας, το νησί είναι συνήθως λάθος επιλογή. Η μετακίνηση τρώει τον χρόνο εργασίας και κανείς δεν το παραδέχεται μέχρι το ερωτηματολόγιο αξιολόγησης.
Το brief σας λέει αν χρειάζεστε χώρο ή ναύλωση
Κάποια retreat δεν θέλουν τέσσερις τοίχους. Η Cyanos Yachting, καταχώριση στον κατάλογό μας στο Cyanos Yachting, προσφέρει ιδιωτικές ναυλώσεις γιοτ στην Ελλάδα και εδρεύει στην Τριβωνιανού 42-44 στην Αθήνα, με προσαρμοσμένες εμπειρίες στις Κυκλάδες, τον Σαρωνικό Κόλπο και τα Δωδεκάνησα και ναυλώσεις για εταιρικές και προσωπικές εκδηλώσεις, σύμφωνα με την καταχώρισή της. Η καταχώριση αναφέρει επίσης τα εταιρικά retreat ανάμεσα στις περιστάσεις που καλύπτει. Το αν ένα γιοτ εξυπηρετεί τις συνεδρίες σας εξαρτάται αποκλειστικά από το brief: μισή μέρα συζήτησης στο κατάστρωμα χωρίς ομαδικές εργασίες είναι εφικτή, ένα εργαστήριο σαράντα ατόμων με προβολέα και πίνακα δεν είναι.
Αν το brief σας περιλαμβάνει στοιχείο Τύπου, ισχύει η ίδια πειθαρχία. Μια πρωινή εκδήλωση Τύπου θέλει καθαρό ήχο και γρήγορη αποχώρηση, και οι αποφάσεις για τη διάταξη της αίθουσας προκύπτουν από αυτό, όχι από το πόσο ωραία φωτογραφίζεται ο χώρος.
Ερωτήσεις για κάθε χώρο πριν μπει στη λίστα
Στείλτε τις γραπτώς και κρατήστε τις απαντήσεις. Ξεχωρίζουν τον χώρο που ταιριάζει στο brief από εκείνον που ταιριάζει στον προϋπολογισμό.
| Ερώτηση | Πώς μοιάζει μια χρήσιμη απάντηση |
|---|---|
| Μπορούμε να κάνουμε συνεδρία εργασίας στο δωμάτιο που θα κοιμηθούμε, ή υπάρχει ξεχωριστός χώρος συνεδριάσεων; | Ονομαστικός χώρος, με χωρητικότητα που μπορείτε να ελέγξετε σε σχέση με τον αριθμό σας |
| Πόσος θόρυβος υπάρχει τις ώρες που θα δουλεύουμε στην πράξη; | Περιγραφή του τι άλλο συμβαίνει στον χώρο εκείνη την ώρα |
| Ποιος είναι ο μοναδικός υπεύθυνος επικοινωνίας μας εκείνη τη μέρα; | Ονομαστικό πρόσωπο ή ρόλος, όχι ρεσεψιόν |
| Τι γίνεται αν ο αριθμός μας αλλάξει κατά δέκα τοις εκατό; | Γραπτή πολιτική, όχι προφορική διαβεβαίωση |
| Μπορείτε να κρατήσετε μπλοκ δωματίων, και μέχρι πότε; | Ημερομηνία γραπτώς |
| Τι περιλαμβάνεται στην τιμή της αίθουσας; | Αναλυτική λίστα: οπτικοακουστικά, πίνακες, διαλείμματα |
| Πώς γίνονται οι μετακινήσεις για όλη την ομάδα; | Ποιος κλείνει, ποιος πληρώνει, πόσα οχήματα |
Για ό,τι αφορά άδειες ή τοπικούς κανόνες, επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με την αρμόδια αρχή και με τον χώρο πριν δεσμευτείτε, γιατί αυτά αλλάζουν και δεν τα δίνουμε ως σταθερά.
Με έτοιμο brief πριν από την επίσκεψη, γλιτώνετε τη δεύτερη
Πάρτε το brief μαζί σας στην επίσκεψη. Περπατήστε την αίθουσα εργασίας με το πλάνο συνεδριών στο χέρι και ελέγξτε την ορατότητα από την τελευταία σειρά. Μετρήστε τις πρίζες. Ρωτήστε πού θα μαζευτεί η ομάδα στο διάλειμμα του ελεύθερου χρόνου και αν αυτό είναι όντως μέσα στον χώρο.
Προτιμούμε να περιγράψετε με κάθε λεπτομέρεια την εργάσιμη ημέρα παρά τον προορισμό. Ένα brief που λέει «τρεις ώρες εργαστήρια κάθε πρωί, ένα κοινό δείπνο, καμία ομαδική δραστηριότητα το τελευταίο απόγευμα» δίνει στον χώρο κάτι να απαντήσει. Ένα brief που λέει «κάπου ωραία στην Ελλάδα» δεν δίνει τίποτα, και θα πάρετε δέκα προτάσεις που μοιάζουν όλες ίδιες.
Και κάτι ακόμη. Γράψτε στη σελίδα το όνομα του υπευθύνου για τον προϋπολογισμό. Τα retreat κολλάνε όταν το brief το γράφει ένας και το εγκρίνει άλλος που δεν το έχει διαβάσει ποτέ. Προσθέστε και την ημερομηνία έγκρισης, ώστε να μην το ξανανοίξει κανείς μια εβδομάδα πριν το ταξίδι. Αν η ομάδα έρχεται από πολλές χώρες, προσθέστε μια γραμμή για το ποιος υποδέχεται ποιον στο αεροδρόμιο και ποιος κρατά τη λίστα δωματίων, γιατί αυτή η λεπτομέρεια χάνεται πρώτη όταν το brief μένει μόνο στα εισερχόμενα κάποιου.
Στείλτε μας τον αριθμό των συμμετεχόντων, το παράθυρο ημερομηνιών και τον σκοπό σας σε μία πρόταση, και θα σας δείξουμε χώρους των οποίων οι καταχωρίσεις ταιριάζουν με το σχήμα της εργάσιμης ημέρας σας.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Το brief του retreat πρέπει να προηγείται ή να έπεται της λίστας χώρων;
Προηγείται. Ο σκοπός, οι ώρες συνεδριών, ο ελεύθερος χρόνος και η ανοχή μετακίνησης δείχνουν αν χρειάζεστε Αθήνα, ηπειρωτικό θέρετρο ή νησί. Αν ξεκινήσετε από τη λίστα, συγκρίνετε χώρους χωρίς κριτήρια και καταλήγετε στην τιμή.
Πώς διαλέγουμε νησί ή Αθήνα για σύντομο retreat;
Με τη μικρότερη ρεαλιστική ανοχή μετακίνησης στην ομάδα. Αν αρκετοί αντέχουν μόνο σύντομες διαδρομές, η Αθήνα ή ένα ηπειρωτικό θέρετρο προστατεύουν τις ώρες εργασίας. Τα νησιά ταιριάζουν σε ομάδες με μεγάλη ανοχή.
Μπορεί μια ναύλωση γιοτ να λειτουργήσει ως χώρος συνεδριάσεων;
Καμιά φορά, και μόνο αν το επιτρέπει το brief. Συζήτηση μισής ημέρας στο κατάστρωμα χωρίς ομαδικές εργασίες μπορεί να σταθεί. Εργαστήρια με προβολείς και πίνακες σε πολλές αίθουσες συνήθως όχι. Ρωτήστε απευθείας την εταιρεία ναύλωσης.