Ξεκινήστε από τον χώρο για mats, όχι από τη θέα
Ζητήστε το ωφέλιμο εμβαδόν για mats σε τετραγωνικά μέτρα, όχι τη συνολική επιφάνεια της βεράντας. Ως υποθετικό παράδειγμα, μια βεράντα 80 τετραγωνικών με γλάστρες, τραπέζι φαγητού και στενό πέρασμα μπορεί να αφήνει 20 τετραγωνικά επίπεδου, στεγνού δαπέδου. Για μια ομάδα χρειάζεστε χώρο για κάθε mat συν χώρο για τα χέρια. Ζητήστε από τον εκπαιδευτή να τοποθετήσει τα στρώματα που θα χρησιμοποιηθούν και να δείξει τις κινήσεις που σχεδιάζει για την ομάδα. Ελέγξτε με τον χώρο τι απομένει γύρω από τα έπιπλα και τις διαδρομές πρόσβασης. Ένας γενικός υπολογισμός εμβαδού ανά άτομο δεν αποδεικνύει ότι η αίθουσα εξυπηρετεί την πρακτική σας.
Ρωτήστε τα εξής πριν δεσμευτείτε:
- Είναι το δάπεδο επίπεδο ή έχει κλίση για απορροή;
- Είναι πέτρα, πλακάκι, ξύλο ή γρασίδι; Το γρασίδι μένει υγρό μετά τη βροχή.
- Υπάρχει σκιά; Μια δυτική βεράντα μπορεί να είναι άχρηστη στις 4 το απόγευμα το καλοκαίρι.
- Υπάρχει προστασία από τον άνεμο; Σε πλαγιά βουνού, ο πρωινός άνεμος είναι πραγματικός.
- Πού αφήνουν οι ασκούμενοι τσάντες και παπούτσια ώστε ο χώρος των mats να μένει καθαρός;
Η ιδιωτικότητα είναι θέμα προγράμματος
Μια βεράντα μπορεί να είναι ιδιωτική στις 7 το πρωί και κοινόχρηστη στις 6 το απόγευμα. Ρωτήστε τι άλλο συμβαίνει σε αυτόν τον χώρο στις ημερομηνίες σας: γεύματα, άλλες ομάδες, πρόσβαση προσωπικού, παραδόσεις. Αν η εσωτερική εναλλακτική είναι και τραπεζαρία, η πρακτική στις 6 το πρωί συγκρούεται με το στήσιμο του πρωινού. Ζητήστε από τον χώρο να επιβεβαιώσει τις ώρες αποκλειστικής χρήσης και βάλτε τις στη συμφωνία.
Έλεγχος θερμοκρασίας, και προς τις δύο κατευθύνσεις
Το Πήλιο είναι βουνό και ακτή στην ίδια περιοχή. Ο Visit Greece: Πήλιο αναφέρει τα χωριά Μακρινίτσα, Πορταριά και Τσαγκαράδα και περιγράφει ορεινά και παράκτια τοπία. Αυτό το εύρος είναι το σημείο σχεδιασμού: ένα πρωινό σε μεγαλύτερο υψόμετρο μπορεί να είναι δροσερό και υγρό ενώ η ακτή είναι ζεστή.
Ρωτήστε πώς θερμαίνεται ή ψύχεται ο εσωτερικός χώρος και πόσο γρήγορα φτάνει σε λειτουργική θερμοκρασία. Μια αίθουσα που θέλει μία ώρα να ζεσταθεί δεν είναι εφεδρική για τις 6 το πρωί. Ρωτήστε αν υπάρχουν ανεμιστήρες οροφής, φορητά θερμαντικά, παράθυρα που ανοίγουν, συσκότιση ή παντζούρια. Ρωτήστε πού χτυπά ο ήλιος στο εσωτερικό δάπεδο τις ώρες πρακτικής. Αν η μόνη εσωτερική επιλογή είναι κλειστός χώρος με μεγάλες γυάλινες επιφάνειες, μπορεί να είναι κρύο την αυγή και ζεστό το μεσημέρι.
Η εναλλακτική για βροχερό καιρό πρέπει να είναι πραγματική αίθουσα
Ένας σκεπαστός διάδρομος δεν είναι στούντιο. Μια τραπεζαρία με στοιβαγμένες καρέκλες στην άκρη είναι συμβιβασμός, όχι σχέδιο. Πριν κλείσετε, ζητήστε τις διαστάσεις της εσωτερικής εναλλακτικής, την επιφάνεια του δαπέδου και αν τα έπιπλα μπορούν να μετακινηθούν πριν τη συνεδρία. Επιβεβαιώστε ποιος τα μετακινεί και πότε.
Αν οργανώνετε ένα retreat, ο καθημερινός ρυθμός μετράει περισσότερο από οποιαδήποτε αίθουσα. Μπορεί να θέλετε σύντομη πρωινή συνεδρία, μεγαλύτερο απογευματινό εργαστήριο και ήσυχη βραδινή πρακτική. Είναι τρεις διαφορετικές ανάγκες χώρου σε μία μέρα. Ένας μόνο εφεδρικός χώρος σπάνια καλύπτει και τις τρεις.
Φτιάξτε πρόγραμμα καθημερινής χρήσης χώρων
Αυτό το εργαλείο σώζει το retreat. Συμπληρώστε το με τον χώρο πριν υπογράψετε. Μία γραμμή ανά συνεδρία, για κάθε μέρα του retreat. Αν δύο συνεδρίες θέλουν την ίδια αίθουσα την ίδια ώρα, βρήκατε τη σύγκρουση όσο είναι ακόμα φθηνό να τη διορθώσετε.
| Ημέρα | Ώρα | Συνεδρία | Χώρος πρώτης επιλογής | Χώρος για βροχή | Μετακίνηση επίπλων; | Ποιος στήνει | Έλεγχος θερμοκρασίας | Επιβεβαιωμένη αποκλειστική χρήση; |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Παράδειγμα: Ημέρα 1 | 07:00-08:15 | Πρωινή πρακτική | Βεράντα | Εσωτερική αίθουσα | Ναι, καρέκλες σε διπλανό χώρο | Προσωπικό χώρου | Θέρμανση από 06:30 | Ναι |
| Παράδειγμα: Ημέρα 1 | 17:00-18:30 | Αποκαταστατική | Εσωτερική αίθουσα | Ίδια αίθουσα | Όχι | Ομάδα | Ανοιχτά παράθυρα | Ναι |
| Ημέρα 2 | ||||||||
| Ημέρα 3 |
Προσθέστε έναν δεύτερο μικρό πίνακα για τις αποφάσεις καιρού. Ποιος ελέγχει την πρόγνωση και σε ποια ώρα; Ποιο είναι το όριο για μεταφορά συνεδρίας μέσα; Απόφαση στις 6 το πρωί για τις 6 το πρωί είναι κακή απόφαση. Συμφωνήστε έλεγχο στις 9 το βράδυ της προηγούμενης και επιβεβαίωση στις 6 το πρωί.
Ρωτήστε και για την υπόλοιπη εγκατάσταση
Ο χώρος των mats είναι ο πυρήνας, αλλά η μέρα του retreat έχει κενά. Ρωτήστε για ήσυχο δωμάτιο για ατομικές συζητήσεις, σκεπαστό χώρο φαγητού και στεγνή διαδρομή ανάμεσα στα δωμάτια ύπνου και τον χώρο πρακτικής. Ρωτήστε αν ο χώρος έχει άλλες ομάδες στις ημερομηνίες σας και πώς μοιράζονται οι κοινόχρηστοι χώροι.
Αν ο χώρος είναι κέντρο retreat και όχι ξενοδοχείο, ρωτήστε ποιος βρίσκεται εκεί τη νύχτα και ποιος χειρίζεται βλάβη θέρμανσης ή φραγμένη αποχέτευση. Ζητήστε γραπτή επαφή και χρόνο απόκρισης. Ρωτήστε αν η κουζίνα καλύπτει τις διατροφικές ανάγκες της ομάδας και αν οι ώρες γευμάτων μπορούν να μετακινηθούν αν μια συνεδρία τραβήξει.
Για ομάδες που ταξιδεύουν και έξω από την αίθουσα πρακτικής, η μετακίνηση σε ορεινή περιοχή θέλει πρώιμο σχεδιασμό.
Τι να στείλετε στους χώρους
Γράψτε ένα email, όχι πέντε. Κρατήστε το σύντομο και συγκεκριμένο ώστε ο χώρος να απαντήσει με πραγματικά νούμερα.
- Ημερομηνίες και αριθμός διανυκτερεύσεων.
- Αριθμός ατόμων και πόσα χρειάζονται μονόκλινα.
- Αριθμός συνεδριών πρακτικής την ημέρα, με ώρες και κατά προσέγγιση διάρκεια.
- Στυλ πρακτικής και αν χρειάζεστε χώρο σε τοίχο, βοηθήματα ή σύστημα ήχου.
- Απαιτούμενο εμβαδόν mats για την ομάδα και αν χρειάζεστε επίπεδο δάπεδο.
- Απαιτήσεις εσωτερικής εναλλακτικής: διαστάσεις, δάπεδο, θέρμανση, ψύξη, εκκένωση επίπλων.
- Γεύματα: πόσα, ποιες διατροφικές ανάγκες και αν ο χώρος φαγητού μπορεί να είναι ξεχωριστός από τον χώρο πρακτικής.
- Ιδιωτικότητα: ώρες που κάθε χώρος πρέπει να είναι αποκλειστικά δικός σας.
- Ανάγκες προσβασιμότητας μέσα στην ομάδα.
- Το εύρος προϋπολογισμού σας, με σαφή σημείωση για το τι πρέπει να καλύπτει.
- Αίτημα για γραπτή προσφορά που ξεχωρίζει χώρο, διαμονή, γεύματα και extras, με τον φόρο όπως αναγράφεται στην προσφορά και σε ποιο ποσό εφαρμόζεται.
Ζητήστε διαθεσιμότητα και γραπτή προσφορά μαζί. Αν ο χώρος λέει ναι στις ημερομηνίες αλλά δεν μπορεί να περιγράψει την αίθουσα για βροχερό καιρό, είναι χρήσιμη πληροφορία. Συνεχίστε την αναζήτηση ή αλλάξτε το σχέδιο πριν δώσετε προκαταβολές. Η βεράντα θα είναι εκεί τις καλές μέρες.
Ζητήστε φωτογραφία της εσωτερικής εναλλακτικής αίθουσας με τα κανονικά έπιπλά της. Έπειτα ζητήστε σχέδιο που δείχνει τι θα μετακινηθεί πριν φτάσει η ομάδα και πού θα τοποθετηθεί. Ένας ευέλικτος χώρος είναι χρήσιμος όταν έχει συμφωνηθεί η προετοιμασία του. Σημειώστε ποιος επαναφέρει την αίθουσα όταν ακολουθεί άλλη δραστηριότητα.
Δύο χρήσιμοι οδηγοί για τα επόμενα βήματα: Εταιρικό retreat στο Πήλιο: κρατήστε κοντά τις βασικές δραστηριότητες και Ρωτήστε για όλη την προσβάσιμη διαδρομή, όχι μόνο για μία ράμπα.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Πώς μπορώ να ελέγξω το ωφέλιμο εμβαδόν για mats σε μια βεράντα αντί να βασιστώ στη συνολική της επιφάνεια;
Ζητήστε το ωφέλιμο εμβαδόν για mats σε τετραγωνικά μέτρα, όχι τη συνολική επιφάνεια της βεράντας. Ζητήστε από τον εκπαιδευτή να τοποθετήσει τα πραγματικά στρώματα και να δείξει τις προγραμματισμένες κινήσεις, και ελέγξτε με τον χώρο τι απομένει γύρω από έπιπλα και διαδρομές πρόσβασης.
Πότε πρέπει να αποφασίζουμε να μεταφέρουμε μια συνεδρία μέσα λόγω καιρού;
Συμφωνήστε ποιος ελέγχει την πρόγνωση το προηγούμενο βράδυ και ποιος επιβεβαιώνει τον χώρο πριν αρχίσει η πρακτική. Ορίστε σαφή προθεσμία απόφασης που αφήνει στην ομάδα χρόνο να προετοιμάσει την εσωτερική αίθουσα.