Αίθουσα, αποκλειστική χρήση ή βραδιά με εισιτήριο
Πρόκειται για τρία διαφορετικά προϊόντα, και το συμβόλαιο γράφεται διαφορετικά σε κάθε περίπτωση.
Η αίθουσα σημαίνει πως νοικιάζετε έναν οριοθετημένο χώρο μέσα σε μεγαλύτερη επιχείρηση. Το πλεονέκτημα είναι πως προσωπικό, κουζίνα και μουσική λειτουργούν ήδη. Ο κίνδυνος είναι η διαρροή: ήχος από την κεντρική αίθουσα, κοινές τουαλέτες τα μεσάνυχτα, μενού που δεν διαλέξατε. Ζητήστε να σημειωθεί το όριο του χώρου σας σε κάτοψη και να επισυναφθεί η κάτοψη στο συμβόλαιο.
Η αποκλειστική χρήση όλου του χώρου σας δίνει την πόρτα. Ελέγχετε τη λίστα καλεσμένων, τη μουσική και το χρονοδιάγραμμα. Κληρονομείτε όμως και την ελάχιστη κατανάλωση ολόκληρου του χώρου, και στις 31 Δεκεμβρίου το ποσό αυτό είναι πιθανότατα από τα υψηλότερα της χρονιάς. Αν η παρέα είναι μικρή, ας πούμε τριάντα άτομα (παράδειγμα μόνο), η αποκλειστική χρήση σπάνια στέκει οικονομικά, εκτός αν ο χώρος είναι ήδη μικρός.
Η βραδιά με εισιτήριο είναι η λιγότερη δουλειά και ο λιγότερος έλεγχος. Αγοράζετε τραπέζια ή είσοδο και το πρόγραμμα το τρέχει ο χώρος. Ταιριάζει σε παρέες που θέλουν να έρθουν αργά και να φύγουν όταν σταματήσει η μουσική. Δεν ταιριάζει σε καθιστό δείπνο με ομιλίες ή σε κοπή βασιλόπιτας που απαιτεί την προσοχή της αίθουσας σε συγκεκριμένη ώρα.
Η θέση μας: όταν υπάρχει τραπέζι και πίτα, κλείστε αίθουσα ή αποκλειστική χρήση. Ένας χώρος με ελεύθερη προσέλευση δεν ταιριάζει σε τελετουργικό.
Γιατί η βασιλόπιτα αλλάζει το χρονοδιάγραμμα
Οι περισσότεροι χώροι σχεδιάζουν τη βραδιά γύρω από τα μεσάνυχτα. Οι ελληνικές οικογένειες συχνά τη σχεδιάζουν γύρω από την πίτα.
Άλλα σπίτια κόβουν τη βασιλόπιτα τα μεσάνυχτα και άλλα ανήμερα της Πρωτοχρονιάς. Και οι δύο εκδοχές υπάρχουν. Το ποια θέλετε καθορίζει πότε χρειάζεστε ησυχία, μαχαίρι, πιάτα και κάποιον να κόψει. Αν η κοπή γίνει τα μεσάνυχτα, ζητάτε από τον χώρο να διακόψει τη μουσική και να παγώσει το σέρβις για πέντε με δέκα λεπτά. Είναι σοβαρό αίτημα για το πιο πολυάσχολο βράδυ της χρονιάς και πρέπει να μπει γραπτώς.
Τα υπόλοιπα έθιμα μετρούν κι αυτά. Ο εθνικός τουριστικός ιστότοπος Visit Greece περιγράφει πως την Πρωτοχρονιά, μετά την πρωινή λειτουργία, σπάει ένα ρόδι στο κατώφλι πριν μπει κανείς στο σπίτι, για καλή τύχη σε όλη την οικογένεια. Αν θέλετε τη στιγμή αυτή στην είσοδο του χώρου και όχι στο σπίτι, πείτε το από πριν: κάποιος πρέπει να αδειάσει την είσοδο και το προσωπικό να ξέρει τι πέφτει και πού. Αν το έθιμο γίνει σε σπίτι, το πρόγραμμα του χώρου μένει απλούστερο. Για ρυθμιστικά ή τοπικά θέματα, επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με τον δήμο ή την αρμόδια αρχή.
Η σελίδα μας με χώρους για κοπή πίτας παρουσιάζει αίθουσες για την ίδια την τελετή.
Αν θέλετε πρώτα να βάλετε σε σειρά τη στιγμή της κοπής, ο οδηγός μας για την οργάνωση της κοπής πίτας σας βοηθά να την ορίσετε πριν κλείσετε τον χώρο.
Λίστα ελέγχου συμβολαίου για τις 31 Δεκεμβρίου
Τα συμβόλαια της παραμονής Πρωτοχρονιάς κρύβουν όρους που δεν συναντάτε σε συνηθισμένες ημερομηνίες. Περάστε τη λίστα πριν υπογράψετε και ζητήστε κάθε απάντηση μέσα στο έγγραφο, όχι σε μήνυμα.
| Θέμα | Τι να επιβεβαιώσετε γραπτώς |
|---|---|
| Ώρες χρήσης του χώρου | Ώρα πρόσβασης για εσάς και τους συνεργάτες σας, παράθυρο προσέλευσης καλεσμένων, επίσημη ώρα λήξης και τυχόν χρέωση υπέρβασης |
| Στιγμή των δώδεκα | Πού γίνεται η αντίστροφη μέτρηση, αν ο χώρος παρέχει μουσική ή οθόνη και ποιος συντονίζει την αντίστροφη μέτρηση |
| Βασιλόπιτα | Ώρα κοπής, ποιος φέρνει την πίτα, ποιος κόβει, πιάτα και πιρούνια, αν σταματά η μουσική |
| Μουσική | Ζωντανή μπάντα ή DJ, όριο έντασης και ακριβής ώρα που σταματά η ενισχυμένη μουσική |
| Μενού | Σετ μενού ή επιλογές, στιλ σέρβις, πακέτο ποτών και τι γίνεται με διατροφικά αιτήματα που φτάνουν αργά |
| Προσωπικό | Σερβιτόροι ανά τραπέζι, μπαρ, γκαρνταρόμπα και ένα ονομαστικό πρόσωπο επαφής για τη βραδιά |
| Μετακίνηση | Ταξί, σημείο παραλαβής μακριά από την πόρτα και αν ο χώρος κρατά αυτοκίνητα ή καλεί ραδιοταξί |
| Προκαταβολή | Ποσό, ημερομηνία, όροι επιστροφής και τι ισχύει αν μειώσετε τον αριθμό καλεσμένων |
| Ανώτερη βία | Καιρός, απεργίες και κλεισίματα, και τι προσφέρει ο χώρος αν η βραδιά δεν μπορεί να γίνει |
Δύο σημεία θέλουν ξεχωριστή προσοχή. Η ώρα λήξης της μουσικής είναι θέμα αδειοδότησης και διαφέρει ανά περιοχή, οπότε ζητήστε να αναγράφεται στο συμβόλαιο και να ορίζεται ποιος την τηρεί. Η μετακίνηση μένει εύκολα ασαφής και μπορεί να χαλάσει το τέλος της βραδιάς: στις 31 Δεκεμβρίου τα ταξί στις ελληνικές πόλεις μπορεί να μη φτάνουν, και σαράντα άτομα που φεύγουν την ίδια στιγμή χρειάζονται σχέδιο, όχι ελπίδα.
Τι σας λένε οι καταχωρίσεις και τι όχι
Οι καταχωρίσεις χώρων είναι αφετηρία, όχι επιβεβαίωση.
Μια καταχώριση μπορεί να σας πει την περιοχή, το ύφος του χώρου και αν φιλοξενεί ιδιωτικές εκδηλώσεις. Δεν μπορεί να σας πει αν η 31η Δεκεμβρίου είναι ακόμη ελεύθερη, ποια είναι φέτος η ελάχιστη κατανάλωση ή αν η αίθουσα που σας άρεσε κρατείται για άλλο αίτημα. Δείτε κάθε καταχώριση ως ερώτηση προς τον χώρο, όχι ως απάντηση.
Η μέθοδός μας είναι απλή. Κρατήστε τρεις χώρους στη λίστα, στείλτε την ίδια μέρα μήνυμα και στους τρεις με ημερομηνία, αριθμό ατόμων και μορφή βραδιάς, και ζητήστε γραπτή προσφορά με τα σημεία της λίστας. Συγκρίνετε τις προσφορές δίπλα δίπλα. Η φθηνότερη τιμή συχνά κρύβει τη μεγαλύτερη ελάχιστη κατανάλωση ή το στενότερο παράθυρο χρήσης.
Μια ειλικρινής παραδοχή: για μικρή παρέα, μια βραδιά με εισιτήριο σε καλό χώρο συνήθως κερδίζει σε κόστος και ατμόσφαιρα. Δεν θα προτείναμε αποκλειστική χρήση για είκοσι άτομα. Η τελετή και το καθιστό δείπνο δικαιολογούν το παραπάνω ποσό, και αν δεν χρειάζεστε ούτε το ένα ούτε το άλλο, κρατήστε τη βραδιά απλή.
Εταιρικές γιορτές και το ημερολόγιο του γραφείου
Αν η βραδιά της Πρωτοχρονιάς κλείνει το εταιρικό ημερολόγιο, η λογική της κράτησης αλλάζει. Οι εταιρικές γιορτές στην Ελλάδα συγκεντρώνονται τον Δεκέμβριο, άρα οι ίδιοι χώροι δέχονται αιτήματα και για το δείπνο του προσωπικού και για τη νύχτα της 31ης. Αν ο οργανισμός σας κάνει και τα δύο, διαπραγματευτείτε τα μαζί και ρωτήστε αν η δεύτερη ημερομηνία εξασφαλίζει καλύτερη τιμή.
Ο οδηγός μας για το εταιρικό χριστουγεννιάτικο πάρτι στην Αθήνα συγκρίνει το καθιστό δείπνο με την όρθια δεξίωση και εξηγεί ποια μορφή ταιριάζει σε κάθε μέγεθος ομάδας. Διαβάστε τον πριν μιλήσετε με χώρους, γιατί η διάταξη των θέσεων καθορίζει την αίθουσα και το προσωπικό που θα χρειαστεί ο χώρος.
Για ημερομηνίες γύρω από την 31η Δεκεμβρίου, θυμηθείτε πως ό,τι είναι διοικητικό κινείται πιο αργά. Επιβεβαιώστε τον αριθμό καλεσμένων νωρίτερα από ό,τι σε μια συνηθισμένη εκδήλωση και κρατήστε το συμβόλαιο υπογεγραμμένο πριν ξεκινήσει η εορταστική περίοδος. Θέματα ληξιαρχείου ή ενορίας που αφορούν τελετή αυτής της περιόδου επιβεβαιώνονται με την αρμόδια τοπική αρχή, και το ίδιο ισχύει για θέματα αδειοδότησης: ο χώρος, ο δήμος ή η αρμόδια υπηρεσία είναι ο φορέας που επιβεβαιώνει τις τρέχουσες απαιτήσεις.
Τι να μας στείλετε
Πείτε μας αριθμό καλεσμένων, ημερομηνία και αν θέλετε τραπέζι, όρθια δεξίωση ή βραδιά με εισιτήριο. Προσθέστε αν η βασιλόπιτα είναι στο πρόγραμμα και σε ποια ώρα. Με αυτά τα τέσσερα στοιχεία, οι χώροι του καταλόγου μας μπορούν να απαντήσουν με πραγματική πρόταση αντί για φυλλάδιο, και εσείς συγκρίνετε αίθουσες που ταιριάζουν στη βραδιά που σχεδιάζετε.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Να κλείσουμε αίθουσα ή ολόκληρο τον χώρο για ρεβεγιόν Πρωτοχρονιάς;
Εξαρτάται από τον έλεγχο και το μέγεθος της παρέας. Η αίθουσα ταιριάζει σε τραπέζι με έτοιμο προσωπικό και κουζίνα. Η αποκλειστική χρήση συμφέρει όταν θέλετε την πόρτα και τη μουσική με τους δικούς σας όρους. Για μικρότερες παρέες συνήθως προτιμάμε βραδιά με εισιτήριο.
Πότε να κοπεί η βασιλόπιτα σε ένα πρωτοχρονιάτικο πάρτι;
Άλλα σπίτια την κόβουν τα μεσάνυχτα και άλλα ανήμερα της Πρωτοχρονιάς. Αποφασίστε ποια εκδοχή θέλετε πριν υπογράψετε, γιατί η κοπή στα μεσάνυχτα ζητά από τον χώρο να διακόψει τη μουσική για λίγα λεπτά.
Τι πρέπει να αναφέρει το συμβόλαιο για μουσική και μετακίνηση;
Ζητήστε την ακριβή ώρα που σταματά η ενισχυμένη μουσική και ποιος την τηρεί, αφού η αδειοδότηση διαφέρει ανά περιοχή. Για τη μετακίνηση, συμφωνήστε σημείο παραλαβής μακριά από την πόρτα και αν το προσωπικό μπορεί να καλέσει αυτοκίνητα για ομάδα που φεύγει μαζί.