Κορωπί και Παιανία βρίσκονται στην ανατολική πλευρά του λεκανοπεδίου, κοντά στον άξονα του αεροδρομίου και στον κάμπο των Μεσογείων. Οι διαθέσιμοι χώροι δεν μοιάζουν με της κεντρικής Αθήνας. Εδώ συναντάτε κτήματα, πολυχώρους και πτέρυγες συνεδρίων ξενοδοχείων, συχνά με δικό τους πάρκινγκ και χωρίς την ακουστική των υπόγειων αιθουσών που συναντά κανείς μερικές φορές στο κέντρο. Αυτό είναι το επιχείρημα υπέρ της περιοχής.
Το επιχείρημα κατά είναι εξίσου υπαρκτό. Η δημόσια συγκοινωνία είναι πιο αραιή απ' ό,τι στο κέντρο. Αν το κοινό σας έρχεται με μετρό και ταξί, ένα κτήμα στην Παιανία θα του κοστίσει περισσότερο και θα του πάρει παραπάνω χρόνο από ένα ξενοδοχείο κοντά στο Σύνταγμα. Για ένα σεμινάριο μισής ή ολόκληρης ημέρας με γεύμα εργασίας, όπου όλοι έρχονται με αυτοκίνητο, ο συμβιβασμός συνήθως αξίζει.
Γιατί ένα κτήμα ή πολυχώρος αλλάζει τη μέρα του σεμιναρίου
Ένας όροφος συνεδρίων σε ξενοδοχείο σας δίνει ένα προβλέψιμο κουτί. Ένα κτήμα ή ένας πολυχώρος σας δίνει αίθουσες διαφορετικών μεγεθών και έναν κήπο ή αυλή ανάμεσά τους, κάτι που μετράει περισσότερο απ' όσο ακούγεται. Η εγγραφή μπορεί να γίνει σε έναν χώρο, η κεντρική ομιλία σε άλλον και η ομάδα εργασίας σε τρίτο, ώστε ο κόσμος να μη σχηματίζει ουρά στο ίδιο τραπέζι καφέ όλο το πρωί.
Αλλάζει και ο ρυθμός. Όσοι θα έμεναν καθιστοί στο διάλειμμα θα βγουν έξω. Κατά τη γνώμη μας αυτό είναι το μεγαλύτερο πλεονέκτημα του μοντέλου των Μεσογείων, και γι' αυτό θα προτείναμε κτήματα σε διοργανωτές που έχουν πάνω από τέσσερις ώρες περιεχόμενο.
Το τίμημα είναι λειτουργικό. Συχνά έχετε να κάνετε με έναν χώρο που φιλοξενεί γάμους και δεξιώσεις άλλες μέρες, οπότε ρωτήστε ευθέως τι συμβαίνει την προηγούμενη και την επόμενη μέρα της δικής σας ημερομηνίας. Μια τέντα που ξεστήνεται στις επτά το πρωί θα πέσει πάνω στη γραμματεία σας.
Η καταχώριση είναι η αφετηρία, όχι η απάντηση. Κάθε χώρος του καταλόγου μας συνοδεύεται από περιγραφή και στοιχεία επικοινωνίας, ενώ χωρητικότητα, διαστάσεις αιθουσών και εξοπλισμός επιβεβαιώνονται με τον ίδιο τον χώρο.
Πάρκινγκ, άφιξη και ο άξονας του αεροδρομίου
Το πάρκινγκ είναι το πρώτο που πρέπει να κλειδώσει και το πρώτο που ξεχνάμε να ζητήσουμε γραπτώς. Ρωτήστε πόσες σημασμένες θέσεις υπάρχουν, αν είναι δεσμευμένες για την ομάδα σας ή μοιρασμένες με άλλη εκδήλωση, και ποιος κατευθύνει τα αυτοκίνητα στην είσοδο. Ένας χώρος με εξήντα θέσεις που έχει ταυτόχρονα προετοιμασία γάμου είναι διαφορετικός χώρος από έναν με εξήντα θέσεις και τίποτε άλλο.
Η άφιξη έχει επίσης σημασία. Κορωπί και Παιανία είναι κοντά στο αεροδρόμιο, κάτι που βοηθά τους ομιλητές που πετούν το πρωί. Για όποιον προσγειώνεται το προηγούμενο βράδυ και μένει στο κέντρο της Αθήνας, οι γραμμές Express του αεροδρομίου λειτουργούν σε 24ωρη βάση και συνδέουν το αεροδρόμιο με Σύνταγμα, Πειραιά, τους Υπεραστικούς Σταθμούς ΚΤΕΛ και το Ελληνικό, όπως περιγράφει ο ΟΑΣΑ στη σελίδα του για τις γραμμές Express.
Αν οι ομιλητές σας έρχονται από το κέντρο, αξίζει να δοκιμάσετε τη διαδρομή εκ των προτέρων. Το ίδιο ζήτημα εξετάζουμε και στον οδηγό για τη διαδρομή παράδοσης πριν από μια παρουσίαση προϊόντος και η λογική μεταφέρεται αυτούσια: κάντε τη διαδρομή με αυτοκίνητο την ώρα που θα την κάνουν οι συμμετέχοντες.
Οπτικοακουστικά, φυσικό φως και διάταξη
Το φυσικό φως είναι η διαχωριστική γραμμή ανάμεσα σε μια καλή αίθουσα σεμιναρίου και σε μια προβληματική. Μια αίθουσα με τζάμια χωρίς σκίαση σε δύο πλευρές εξυπηρετεί μια πρωινή ομιλία και γίνεται άχρηστη για προβολή στις πέντε το απόγευμα. Ρωτήστε τι σύστημα συσκότισης υπάρχει και αν είναι χειροκίνητο ή ηλεκτρικό.
Για τον εξοπλισμό, ζητήστε τα πάντα γραπτώς:
- Μέγεθος οθόνης και αν είναι μόνιμη ή ενοικιαζόμενη
- Ύψος οροφής στο σημείο του προβολέα
- Διαδρομές καλωδίων και πού συνδέεται ο υπολογιστής
- Αριθμό μικροφώνων, χειρός και πέτου
- Τεχνικό στον χώρο και τις ώρες κάλυψής του
- Εφεδρική τροφοδοσία για το κύκλωμα των οπτικοακουστικών
Η διάταξη προκύπτει από τη μορφή της ημέρας, όχι από την αίθουσα. Μια μέρα εκπαίδευσης θέλει τραπέζια με χώρο εργασίας, μια κεντρική ομιλία θέλει σειρές. Το κείμενό μας για τις αίθουσες σεμιναρίων που χρειάζονται χώρο εργασίας καλύπτει την αριθμητική, και γι' αυτό ζητάμε την άσκηση πριν από το σχέδιο καθισμάτων.
Στην Παιανία, αναζητήστε πολυχώρους με μία μεγάλη αίθουσα και μικρότερες δίπλα της, σχήμα που ταιριάζει σε πρωινή ολομέλεια και απογευματινές ομάδες εργασίας. Η σελίδα για τους χώρους εταιρικών εκδηλώσεων στην Παιανία δείχνει τι υπάρχει σε αυτό το μοτίβο.
Ώρα γεύματος και η απογευματινή κόπωση
Στο γεύμα χάνονται τα χρονοδιαγράμματα των σεμιναρίων. Ένα καθιστό γεύμα για εξήντα άτομα διαρκεί περισσότερο από έναν μπουφέ, και ο μπουφές διαρκεί περισσότερο απ' όσο περιμένουμε αν υπάρχει ένα μόνο σημείο σερβιρίσματος. Ρωτήστε τον χώρο πόσα σημεία σερβιρίσματος θα ανοίξει για τον αριθμό σας και αν ο καφές μπορεί να στηθεί σε ξεχωριστό δωμάτιο.
Το ζήτημα του χρόνου είναι πιο απλό απ' όσο φαίνεται. Αν η απογευματινή ενότητα εξαρτάται από ξύπνιο κοινό, κρατήστε το γεύμα σε σταθερό παράθυρο και βάλτε τον καφέ έξω από την αίθουσα. Αν το απόγευμα είναι συζήτηση, ένα πιο μεγάλο γεύμα στον κήπο δουλεύει καλύτερα και μπορείτε να συντομεύσετε την τελευταία ενότητα.
Ρωτήστε τι γίνεται αν το πρωινό πάει είκοσι λεπτά πίσω. Ένας χώρος που κρατά το γεύμα μισή ώρα χωρίς επιβάρυνση αξίζει περισσότερο από έναν που δεν μπορεί.
Λίστα ελέγχου για σεμιναριακή ημέρα
Χρησιμοποιήστε την πριν υπογράψετε οτιδήποτε. Είναι η ίδια λίστα που παίρνουμε στην αυτοψία.
| Σημείο | Τι επιβεβαιώνουμε |
|---|---|
| Πάρκινγκ | Αριθμός σημασμένων θέσεων, δεσμευμένες ή κοινές, ποιος κατευθύνει |
| Παράθυρο άφιξης | Ώρα που ανοίγει η είσοδος, θέση γραμματείας, σήμανση από τον δρόμο |
| Κεντρική αίθουσα | Ύψος οροφής, χωρητικότητα, σε ποιες πλευρές έχει φως |
| Συσκότιση | Χειροκίνητη ή ηλεκτρική, δοκιμή στην αυτοψία την ώρα της συνεδρίας |
| Οπτικοακουστικά | Μέγεθος οθόνης, θέση προβολέα, καλωδίωση, αριθμός μικροφώνων |
| Τεχνικός | Στον χώρο ή σε ετοιμότητα, ώρες κάλυψης, κόστος υπέρβασης |
| Αίθουσες εργασίας | Πόσες, απόσταση από την ολομέλεια, ηχητική απομόνωση |
| Γεύμα | Στυλ σερβιρίσματος, σημεία σερβιρίσματος, σταθερό ή ελαστικό παράθυρο |
| Καφές | Μέσα ή έξω από την αίθουσα συνεδριάσεων |
| Απρόοπτο | Τι κάνει ο χώρος αν το πρωινό καθυστερήσει |
| Σύμβαση | Όροι ακύρωσης, προκαταβολή, τι εξαιρείται από το ποσό |
Ό,τι αφορά άδειες, όρια θορύβου ή αδειοδότηση θέλει τοπική απάντηση, όχι γενική. Επιβεβαιώστε τις ισχύουσες απαιτήσεις με την αρμόδια αρχή, τον δήμο, τον χώρο ή τον νομικό σας σύμβουλο πριν δεσμευτείτε.
Τι θέλουμε να μας στείλετε
Πείτε μας τον αριθμό των συμμετεχόντων, την ημερομηνία και αν η ημέρα είναι μόνο ολομέλεια ή μικτή, και θα σας δείξουμε χώρους σε Κορωπί και Παιανία με καταχωρίσεις που ταιριάζουν. Δώστε μας και τον τρόπο άφιξης, γιατί μια ομάδα που έρχεται με αυτοκίνητα και μια ομάδα που έρχεται με ταξί χρειάζονται διαφορετικούς χώρους σε αυτό το κομμάτι της Αττικής.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Γιατί να επιλέξω Κορωπί ή Παιανία για σεμινάριο αντί για το κέντρο της Αθήνας;
Τα κτήματα και οι πολυχώροι στα Μεσόγεια προσφέρουν συχνά πάρκινγκ, κήπο για τα διαλείμματα και αίθουσες διαφορετικών μεγεθών. Ταιριάζουν σε ολοήμερα σεμινάρια με γεύμα εργασίας και κοινό που έρχεται με αυτοκίνητο. Για κοινό με μετρό και ταξί, ένα κεντρικό ξενοδοχείο συμφέρει περισσότερο.
Τι να ρωτήσω για τα οπτικοακουστικά πριν κλείσω αίθουσα σεμιναρίου εδώ;
Ζητήστε μέγεθος οθόνης, θέση προβολέα, διαδρομές καλωδίων, αριθμό μικροφώνων και αν υπάρχει τεχνικός στον χώρο και για πόσες ώρες. Πάρτε τα γραπτώς και δοκιμάστε τη συσκότιση στην αυτοψία, την ίδια ώρα με την απογευματινή σας συνεδρία.
Πώς ρυθμίζω την ώρα του γεύματος ώστε να δουλέψει το απογευματινό πρόγραμμα;
Κλείστε σταθερό παράθυρο για το γεύμα και ρωτήστε πόσα σημεία σερβιρίσματος ανοίγει ο χώρος για τον αριθμό σας. Βάλτε τον καφέ έξω από την αίθουσα. Ρωτήστε επίσης αν η κουζίνα μπορεί να κρατήσει το γεύμα σε καθυστέρηση και με τι κόστος.