Ποιος υπογράφει και ποιος εγκρίνει την ημερομηνία
Σε έναν εμπορικό χώρο, αυτός που υπογράφει τη σύμβαση είναι πελάτης. Σε έναν όμιλο μελών, αυτός που υπογράφει είναι συνήθως μέλος, και εσείς μπορεί να είστε καλεσμένοι αυτού του μέλους. Ρωτήστε γραπτώς ποια από τις παρακάτω περιπτώσεις ισχύει για την κράτησή σας: ο όμιλος νοικιάζει τον χώρο απευθείας σε εταιρείες, απαιτείται μέλος που θα χορηγήσει την εκδήλωση και θα παρευρεθεί, ή απαιτείται μέλος παρόν καθ' όλη τη διάρκεια. Η απάντηση να μπει στη σύμβαση, όχι σε ένα τηλεφώνημα.
Ρωτήστε τι γίνεται αν το μέλος που σας χορηγεί αποσυρθεί. Ρωτήστε αν το διοικητικό συμβούλιο ή η επιτροπή του ομίλου πρέπει να εγκρίνει την ημερομηνία και πότε συνεδριάζει. Αν, για παράδειγμα, η επιτροπή συνεδριάζει μία φορά τον μήνα, μια κράτηση που κλείσατε προφορικά στις αρχές του μήνα μπορεί να μείνει για εβδομάδες χωρίς έγκριση. Βάλτε το βήμα της έγκρισης στο χρονοδιάγραμμά σας, με συγκεκριμένο πρόσωπο που θα την κυνηγήσει.
Ελέγξτε τους όρους ακύρωσης ξεχωριστά από τους όρους έγκρισης. Προσέξτε αν οι όροι ακύρωσης παραπέμπουν στο ημερολόγιο της επιτροπής αντί για έναν απλό αριθμό ημερών, και ρωτήστε τι σημαίνει αυτό στην πράξη για την ημερομηνία σας.
Εστίαση, αλκοόλ και κουζίνα που δεν ελέγχετε
Ένας όμιλος μπορεί να λειτουργεί μπαρ και κουζίνα ως υπηρεσία προς τα μέλη, και τότε τον τροφοδότη δεν τον διαλέγετε εσείς. Ρωτήστε ευθέως: επιτρέπεται εξωτερικός τροφοδότης, υπάρχει χρέωση κουζίνας ή χρέωση για σερβίρισμα ποτών που φέρνετε εσείς, και έχει ο τροφοδότης του ομίλου ελάχιστη κατανάλωση. Αν η άδεια αλκοόλ ανήκει στον όμιλο, επιβεβαιώστε ποιος σερβίρει, ποιος μετρά τα ποτά και πότε σταματά η υπηρεσία.
Αν φέρνετε δικό σας τροφοδότη, ρωτήστε για τις ώρες φορτοεκφόρτωσης, το μέγεθος της υπηρεσιακής εισόδου ή του ανελκυστήρα, και πού αλλάζει η ομάδα του. Ρωτήστε αν η κουζίνα έχει ψυκτικό θάλαμο αρκετά μεγάλο για το μενού σας, γιατί η κουζίνα ενός ομίλου μπορεί να είναι φτιαγμένη για a la carte σερβίρισμα στα μέλη, όχι για καθιστό δείπνο μεγάλης ομάδας.
Οι διατροφικές ανάγκες αξίζουν γραπτή διαδικασία. Ρωτήστε ποιος στον όμιλο τις συγκεντρώνει και μέχρι πότε. Για λίστες καλεσμένων σε πολλές γλώσσες, συμφωνήστε τη μορφή των ετικετών φαγητού πριν την εκδήλωση, όχι την ημέρα.
Η βεράντα, ο αέρας και η ώρα χρήσης
Σε μια βεράντα δίπλα στο νερό, ο αέρας είναι πραγματικός παράγοντας σχεδιασμού, όχι υποσημείωση. Ρωτήστε τον όμιλο ποιες ώρες η βεράντα είναι συνήθως αξιοποιήσιμη τον μήνα σας, και αν ο όμιλος μπορεί να μεταφέρει ολόκληρη την εκδήλωση σε εσωτερικό χώρο με σύντομη ειδοποίηση αν δυναμώσει ο αέρας. Αν η απάντηση είναι ναι, ρωτήστε πόσα άτομα χωρούν στον εσωτερικό εφεδρικό χώρο, γιατί μια βεράντα στημένη για μεγάλη ομάδα μπορεί να μην έχει αντίστοιχη εσωτερική αίθουσα ίδιου μεγέθους.
Ρωτήστε για θέρμανση, τέντες και πλαϊνά παραπετάσματα, και ποιος αποφασίζει να τα ανοίξει. Ρωτήστε τι γίνεται με τα ποτήρια και τα τραπεζομάντιλα σε δυνατό αέρα. Αν το πρόγραμμά σας έχει ομιλίες, ρωτήστε πού στέκεται ο ομιλητής σε σχέση με τον αέρα και πού στοχεύει το ηχητικό σύστημα, γιατί μια βεράντα που φωτογραφίζεται ωραία το μεσημέρι μπορεί να είναι ακατάλληλη για ομιλία με μικρόφωνο στις επτά το βράδυ.
Κρατήστε την ίδια πειθαρχία που θα κρατούσατε σε οποιονδήποτε χώρο. Ο οδηγός μας για την αυτοψία χώρου προτείνει να πηγαίνετε με τις ίδιες προδιαγραφές σε κάθε χώρο που εξετάζετε, και ο όμιλος δεν αποτελεί εξαίρεση: επισκεφθείτε την ώρα που σκοπεύετε να φιλοξενήσετε, όχι στις έντεκα το πρωί.
Στάθμευση, ταξί και πρόσβαση στη μαρίνα
Ένας όμιλος μέσα σε μαρίνα μπορεί να έχει περιορισμένη στάθμευση, με προτεραιότητα στα μέλη. Ρωτήστε πόσες θέσεις δεσμεύονται για την εκδήλωσή σας, αν παρέχεται υπηρεσία παρκαδόρου ή υπεύθυνος στάθμευσης, και πού παρκάρουν οι καλεσμένοι αν γεμίσει ο χώρος του ομίλου. Ρωτήστε για το σημείο αποβίβασης από ταξί και για όποιον φτάνει με όχημα προσβασιμότητας. Αν στη λίστα σας υπάρχουν άτομα με μειωμένη κινητικότητα, ισχύει και εδώ η σημείωσή μας για το να ρωτάτε για όλη την προσβάσιμη διαδρομή, όχι μόνο για μία ράμπα: η διαδρομή από το αυτοκίνητο ως το τραπέζι μπορεί να περνά από προβλήτα, ράμπα επιβίβασης ή χαλίκι.
Για καλεσμένους που φτάνουν ακτοπλοϊκώς, ο Οργανισμός Λιμένος Πειραιώς διαθέτει τηλεφωνικό κέντρο, το 14541, για ενημέρωση σχετικά με όλα τα δρομολόγια από τα λιμάνια του Πειραιά, της Ραφήνας και του Λαυρίου, ένα χρήσιμο νούμερο να δώσετε σε όσους έρχονται από άλλη πόλη.
Λίστα ερωτήσεων για ενοικίαση ομίλου
Στείλτε την με email στην επαφή του ομίλου και ζητήστε γραπτές απαντήσεις. Δεν τους παίρνει πολύ χρόνο και μπορεί να σας γλιτώσει εβδομάδες αλληλογραφίας.
| # | Ερώτηση | Γιατί έχει σημασία |
|---|---|---|
| 1 | Μπορεί ο όμιλος να συμβληθεί απευθείας με εταιρεία, ή χρειάζεται μέλος που θα μας χορηγήσει; | Καθορίζει ποιος υπογράφει και ποιος ευθύνεται |
| 2 | Ποιο όργανο του ομίλου εγκρίνει τις ημερομηνίες και πότε συνεδριάζει; | Ορίζει το χρονοδιάγραμμα επιβεβαίωσης |
| 3 | Απαιτείται παρουσία του μέλους που μας χορηγεί; | Επηρεάζει το πλάνο υποδοχής και τη σειρά καθισμάτων |
| 4 | Επιτρέπεται εξωτερικός τροφοδότης και ποιες χρεώσεις ισχύουν; | Αλλάζει τη λίστα προμηθευτών και τις γραμμές προϋπολογισμού |
| 5 | Ποιος κατέχει την άδεια αλκοόλ και πότε τελειώνει το σέρβις στο μπαρ; | Καθορίζει τη ροή της βραδιάς |
| 6 | Πόσα άτομα χωρά ο εσωτερικός εφεδρικός χώρος αν ο αέρας μάς αναγκάσει να μπούμε μέσα; | Το σχέδιο καιρού εξαρτάται από αυτό |
| 7 | Ποιες ώρες είναι συνήθως αξιοποιήσιμη η βεράντα τον μήνα μας; | Καθορίζει την ώρα έναρξης |
| 8 | Πόσες θέσεις στάθμευσης δεσμεύονται και υπάρχει υπεύθυνος; | Η άφιξη των καλεσμένων |
| 9 | Ποια είναι η προσβάσιμη διαδρομή από το όχημα ως το τραπέζι; | Για να μπορούν να έρθουν όλοι οι καλεσμένοι |
| 10 | Ποιοι είναι οι όροι ακύρωσης και παραπέμπουν σε ημερολόγιο επιτροπής; | Προστατεύει την προκαταβολή σας |
Πού διαφέρουν οι όμιλοι από τους εμπορικούς χώρους
Ένας όμιλος μελών κλείνεται πιο δύσκολα από ένα ξενοδοχείο, και δεν το κρύβουμε. Οι εγκρίσεις κινούνται αργά, ο τροφοδότης μπορεί να είναι προκαθορισμένος, και η βεράντα μπορεί να διέπεται από εσωτερικό κανονισμό που δεν διαπραγματεύεστε. Σε αντάλλαγμα παίρνετε ένα σκηνικό που ένας εμπορικός χώρος δύσκολα αντιγράφει, και μια επαφή που ξέρει πραγματικά το κτίριο.
Η συμβουλή μας είναι να αντιμετωπίσετε τον όμιλο ως όμιλο. Διαβάστε την πολιτική εκδηλώσεών του πριν ερωτευτείτε τη βεράντα, ρωτήστε ποιος έχει τον τελευταίο λόγο την ημέρα, και βάλτε κάθε προφορική απάντηση στη σύμβαση. Ρίξτε μια ματιά στη γενικότερη επιλογή ναυτικών ομίλων στην Ελλάδα για εκδηλώσεις αν θέλετε να συγκρίνετε πώς διαφορετικοί όμιλοι χειρίζονται τη χορηγία μέλους και την εστίαση, αφού οι κανόνες ποικίλλουν από όμιλο σε όμιλο.
Ρυθμιστικά θέματα, όπως άδειες, όρια θορύβου ή άλλες εγκρίσεις, επιβεβαιώνονται με την αρμόδια αρχή, όπως ο δήμος ή η λιμενική αρχή, καθώς οι απαιτήσεις μπορεί να αλλάξουν. Ο εσωτερικός κανονισμός του ομίλου είναι ξεχωριστή ερώτηση προς τον ίδιο τον όμιλο.
Πείτε μας τον αριθμό καλεσμένων, την ημερομηνία που προτιμάτε και δύο γραμμές για την εκδήλωση, και θα τα προωθήσουμε σε ομίλους του Πειραιά των οποίων η καταχώριση ταιριάζει με αυτό που πραγματικά χρειάζεστε: αίθουσα, βεράντα, και έναν κανονισμό που έχετε ήδη διαβάσει.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Χρειάζεται να είμαι μέλος του ομίλου για να κάνω εταιρική δεξίωση σε ναυτικό όμιλο του Πειραιά;
Όχι πάντα. Κάποιοι όμιλοι συμβάλλονται απευθείας με εταιρείες, ενώ άλλοι απαιτούν μέλος που θα χορηγήσει την κράτηση και θα παρευρεθεί. Ζητήστε γραπτώς την πολιτική εκδηλώσεων και ελέγξτε αν απαιτείται παρουσία του μέλους πριν υπογράψετε.
Μπορούμε να φέρουμε δικό μας τροφοδότη σε εκδήλωση σε ναυτικό όμιλο του Πειραιά;
Εξαρτάται από τον όμιλο. Κάποιοι λειτουργούν δική τους κουζίνα και μπαρ ως υπηρεσία προς τα μέλη. Ρωτήστε αν επιτρέπεται εξωτερικός τροφοδότης, ποια χρέωση κουζίνας ή χρέωση για ποτά που φέρνετε εσείς ισχύει, και ποιος κατέχει την άδεια αλκοόλ για την ημερομηνία σας.
Τι να ρωτήσουμε για τη βεράντα πριν διαλέξουμε ημερομηνία;
Ρωτήστε ποιες ώρες η βεράντα είναι συνήθως αξιοποιήσιμη τον μήνα σας, αν ο όμιλος μπορεί να μεταφέρει την εκδήλωση σε εσωτερικό χώρο αν δυναμώσει ο αέρας, και πόσους καλεσμένους χωρά ο εσωτερικός εφεδρικός χώρος. Η ώρα έναρξης να ακολουθεί αυτή την απάντηση.