Συνέδριο κοντά στο αεροδρόμιο: πότε συμφέρουν τα Σπάτα

Γιατί η πλευρά του αεροδρομίου αλλάζει τη μονοήμερη συνάντηση

Το επιχείρημα υπέρ των Σπάτων είναι αριθμητικό, όχι αισθητικό. Κάθε σύνεδρος που προσγειώνεται στον Διεθνή Αερολιμένα Αθηνών «Ελ. Βενιζέλος» και κατεβαίνει στο κέντρο προσθέτει μια διαδρομή στην αρχή και μια στο τέλος της ημέρας. Πολλαπλασιάστε το με το παράθυρο εγγραφών το πρωί και το συνέδριο χάνει την πρώτη του ώρα στην κυκλοφορία.

Όταν η συνάντηση γίνεται δίπλα στο αεροδρόμιο, αυτό το σκέλος εξαφανίζεται. Οι σύνεδροι περνούν τις αφίξεις, φτάνουν στον χώρο και το πρόγραμμα ξεκινά στην ώρα του. Το κόστος είναι πραγματικό: χάνετε τη θέα της Ακρόπολης, τη βραδινή βόλτα στην Πλάκα και τη δυνατότητα να μείνουν οι σύνεδροι στο κέντρο χωρίς αυτοκίνητο. Ο δικός μας κανόνας: επιλέξτε τα Σπάτα όταν το ταξίδι είναι η συνάντηση, όχι όταν η συνάντηση είναι προσθήκη σε ένα ταξίδι στην Αθήνα.

Υπάρχει και ένα δεύτερο μοτίβο. Μικτά ακροατήρια, εν μέρει τοπικά και εν μέρει διεθνή, μπορεί να λειτουργούν καλύτερα όταν ο χώρος βρίσκεται ανάμεσα στην πόλη και το αεροδρόμιο, γιατί οι Έλληνες σύνεδροι έρχονται οδικώς ενώ οι επισκέπτες πετούν. Ρωτήστε τον χώρο πώς είναι το παρκάρισμα και η αποβίβαση στις 08:30, την ώρα που κρίνει αν οι ντόπιοι θα φτάσουν ήρεμοι.

Πρόγραμμα αυθημερόν, ώρα προς ώρα

Στήστε το πρόγραμμα αντίστροφα, ξεκινώντας από την τελευταία αναχώρηση και όχι από την εναρκτήρια ομιλία. Ο πίνακας παρακάτω είναι η αφετηρία μας για μονοήμερη διεθνή συνάντηση. Οι ώρες είναι ενδεικτικές, προσαρμόστε τις στις πραγματικές πτήσεις.

Ώρα	Σημείο	Υπεύθυνος
07:30	Πρόσβαση στον χώρο, έλεγχος οπτικοακουστικών, στελέχωση γραμματείας	Επαφή χώρου και διοργανωτής
08:00	Πρώτες μεταφορές συνέδρων από το αεροδρόμιο	Διοργανωτής, με συγκεκριμένο υπεύθυνο υποδοχής
08:30	Καφές, κονκάρδες, θέσεις	Υπεύθυνος εγγραφών
09:00	Έναρξη, αυστηρή ώρα	Πρόεδρος
10:30	Διάλειμμα 25 λεπτών	Όλοι
12:30	Γεύμα, καθήμενων ή όρθιων, γραπτή επιβεβαίωση	Επαφή τροφοδοσίας
14:00	Απογευματινό μπλοκ, παράλληλες αίθουσες αν χρειάζεται	Ομάδα προγράμματος
16:00	Κλείσιμο και ομαδική φωτογραφία	Πρόεδρος
16:30	Αναχωρήσεις με πούλμαν, κλιμακωτά	Διοργανωτής
17:00	Επαναφορά αίθουσας, έλεγχος αντικειμένων, έλεγχος τιμολογίου	Διοργανωτής και χώρος

Δύο κανόνες κρατούν αυτό το σχήμα όρθιο. Πρώτον, καμία συνεδρία δεν ξεπερνά την ώρα αναχώρησης των πούλμαν, ακόμη κι αν το κοινό το απολαμβάνει. Δεύτερον, κρατήστε ένα άτομο που θα ασχολείται αποκλειστικά με τις αναχωρήσεις, γιατί μία χαμένη μεταφορά στο τέλος μιας μεγάλης ημέρας χαλάει την καλή εντύπωση που έχτισε ο χώρος όλο το πρωί.

Μετακινήσεις, διαδρομές και το βραδινό ζήτημα

Το αεροδρόμιο εξυπηρετείται όλο το εικοσιτετράωρο από λεωφορειακές γραμμές, κάτι που μετράει για συνέδρους με νυχτερινές αφίξεις ή πρωινές αναχωρήσεις. Ο ΟΑΣΑ αναφέρει ότι οι γραμμές Express λεωφορείων αεροδρομίου λειτουργούν σε εικοσιτετράωρη βάση και συνδέουν το αεροδρόμιο με το Σύνταγμα, τον Πειραιά, τους Υπεραστικούς Σταθμούς ΚΤΕΛ και το Ελληνικό. Επιβεβαιώστε τις ισχύουσες διαδρομές, τα δρομολόγια και τους κανόνες εισιτηρίων με τον ΟΑΣΑ πριν τα τυπώσετε στον φάκελο των συνέδρων.

Για το βράδυ, αποφασίστε νωρίς ανάμεσα σε τρία σχήματα. Ένα δείπνο μέσα στον χώρο κρατά όλους εκεί και δεν κοστίζει χρόνο μετακίνησης. Μια σύντομη μετάβαση σε κοντινή ταβέρνα δίνει στην ομάδα αλλαγή σκηνικού χωρίς κατέβασμα στην πόλη. Ένα ολόκληρο βράδυ στο κέντρο της Αθήνας είναι εφικτό, αλλά αντιμετωπίστε το ως οργανωμένη μετακίνηση με πούλμαν με σταθερή ώρα επιστροφής, όχι ως χαλαρή συμφωνία.

Αν οι σύνεδροι διανυκτερεύσουν, κρατήστε τη διαμονή και την αίθουσα στην ίδια συζήτηση. Ο οδηγός μας για το πώς δένει η προσφορά δωματίων με την προσφορά του χώρου εξηγεί γιατί ο διαχωρισμός των διαπραγματεύσεων σε δύο προμηθευτές συνήθως κοστίζει στον διοργανωτή ευελιξία.

Τι να ρωτήσετε τον χώρο στα Σπάτα πριν δεσμευτείτε

Ζητήστε τις απαντήσεις γραπτώς, σε τετραγωνικά μέτρα και διατάξεις, όχι σε επίθετα.

• Ποια είναι η μέγιστη χωρητικότητα σε θεατρική, καμπαρέ και όρθια διάταξη, και αλλάζει ο αριθμός όταν η γραμματεία και οι σταθμοί τροφοδοσίας μπουν μέσα στην αίθουσα;
• Πόσες παροχές ρεύματος και πόσα αμπέρ υπάρχουν στη σκηνή και στον εκθεσιακό χώρο;
• Υπάρχει ξεχωριστός χώρος αφίξεων που μπορεί να χρησιμοποιήσει πούλμαν χωρίς να μπλοκάρει την υπόλοιπη κυκλοφορία;
• Ποια είναι τα παράθυρα φορτοεκφόρτωσης και μπορούν οι εκθέτες να στήσουν την προηγούμενη ημέρα;
• Ποιοι χώροι μοιράζονται με άλλη εκδήλωση την ημερομηνία μας και ποια είναι τα μέτρα ηχητικής απομόνωσης;
• Ποιος είναι ο υπεύθυνος επαφής κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, με ονοματεπώνυμο και κινητό;
• Ποια είναι η ρήτρα ακύρωσης και αναβολής, και πότε ενεργοποιείται;

Η χωρητικότητα αξίζει ξεχωριστή συζήτηση, γιατί ένας μόνο αριθμός κρύβει τη διάταξη. Στο σημείωμά μας ζητήστε τη διάταξη, όχι μόνο τον αριθμό εξηγούμε τη διαφορά ανάμεσα σε μια αίθουσα που απλώς χωρά έναν αριθμό και σε μια αίθουσα που λειτουργεί για ένα πρόγραμμα.

Μία καταχώριση στην περιοχή δείχνει πόσο κοντά στο αεροδρόμιο μπορεί να είναι η πρόταση. Σύμφωνα με την καταχώρισή του, το Metropolitan Expo είναι εκθεσιακό και συνεδριακό κέντρο στον Διεθνή Αερολιμένα Αθηνών «Ελ. Βενιζέλος» στα Σπάτα, με εγκαταστάσεις ευρωπαϊκών προδιαγραφών και σχεδιασμό πολλαπλών χρήσεων. Η καταχώριση αναφέρει ότι φιλοξενεί εμπορικές εκθέσεις, επιστημονικά συνέδρια, ημερίδες και συμπόσια, σεμινάρια και άλλες εκδηλώσεις, ανεξάρτητα από τον αριθμό των συμμετεχόντων. Κρατήστε το ως αφετηρία για τις δικές σας ερωτήσεις, όχι ως ετυμηγορία μας.

Κανόνες, θόρυβος και τα χαρτιά που δεν μαντεύονται

Η χρήση του χώρου, η ενισχυμένη μουσική, οι βραδινές λήξεις και οποιοδήποτε υπαίθριο στοιχείο διέπονται από τοπικούς κανόνες που αλλάζουν, και κανένα άρθρο δεν μπορεί να σας πει τι ισχύει σήμερα. Ρωτήστε τον χώρο ποιες άδειες κατέχει, ρωτήστε τον δήμο τι απαιτεί η εκδήλωση, και αν το πρόγραμμα αγγίζει κάτι ευαίσθητο, από πυροτεχνήματα ως διακοπές κυκλοφορίας, πάρτε την απάντηση από την αρμόδια αρχή γραπτώς πριν υπογραφεί το συμβόλαιο.

Δύο ακόμη πρακτικοί έλεγχοι. Πρώτον, επιβεβαιώστε τις απαιτήσεις ασφάλισης του χώρου και αν οι προμηθευτές σας πρέπει να κατονομάζονται. Δεύτερον, συμφωνήστε το πρόγραμμα τιμολόγησης με τη δική σας ταμειακή ροή, γιατί οι προκαταβολές και οι τελικές πληρωμές σπάνια συμπίπτουν με τα έσοδα εγγραφών.

Σε ποιους ταιριάζουν τα Σπάτα και σε ποιους όχι

Τα Σπάτα ταιριάζουν σε συναντήσεις με αφίξεις και αναχωρήσεις αυθημερόν, σε εκδηλώσεις με εκθέτες και σε κάθε πρόγραμμα όπου το αεροδρόμιο είναι πλεονέκτημα και όχι εμπόδιο. Ταιριάζουν σε μικτά ακροατήρια, τοπικά και διεθνή. Δεν ταιριάζουν σε συνέδρια των οποίων η αξία είναι η ίδια η πόλη: βραδιές σε μουσεία, δείπνα στο λιμάνι, συνέδρους που θέλουν να περπατήσουν ως το δείπνο. Να είστε ειλικρινείς με την επιτροπή σας για το ποιο από τα δύο διοργανώνετε.

Πείτε μας αριθμό συνέδρων, ημερομηνία και μορφή προγράμματος, και θα σας δείξουμε χώρους στα Σπάτα των οποίων οι καταχωρίσεις ταιριάζουν με τις ανάγκες σας. Αν η επιτροπή σας ζυγίζει ακόμη την πλευρά του αεροδρομίου σε σχέση με το κέντρο, στείλτε μας και τις δύο εκδοχές της ημέρας και θα σας πούμε σε ποια ταιριάζει πραγματικά το πρόγραμμα.