Άφιξη καλεσμένων και οι πρώτες ώρες
Και τα δύο νησιά έχουν αεροδρόμιο, όμως η πρακτική διαφορά είναι το μέγεθος της ομάδας σε σχέση με το πλάτος των δρόμων. Πριν συγκρίνετε αεροδρόμια, συγκρίνετε ώρες άφιξης: οι βραδινές πτήσεις σημαίνουν μεταφορές αργά σε στενούς δρόμους, ενώ ένα μόνο βαν δεν προλαβαίνει να μετακινήσει όλους με ένα πέρασμα σε κανένα από τα δύο νησιά. Ρωτήστε τον διοργανωτή πόσα οχήματα μπορούν να σταθούν στην είσοδο του χώρου και αν ο δρόμος επιτρέπει πούλμαν ή μόνο μίνι λεωφορεία. Και στα δύο νησιά, ρωτήστε πού ακριβώς μπορούν να σταματήσουν τα οχήματα, γιατί σε κάποια χωριά η αποβίβαση μπορεί να γίνεται στην άκρη του οικισμού και όχι στην πόρτα. Κανένα νησί δεν είναι ευκολότερο σε απόλυτους αριθμούς. Το ερώτημα είναι αν οι καλεσμένοι σας μπορούν να περπατήσουν το τελευταίο κομμάτι. Ο Visit Greece περιγράφει τη Σαντορίνη ως το νοτιότερο άκρο των Κυκλάδων, με τη Θήρα, τη Θηρασιά, το Ασπρονήσι, την Παλαιά και τη Νέα Καμένη, κάτι που θυμίζει ότι η «Σαντορίνη» είναι μικρό σύμπλεγμα νησιών, οπότε επιβεβαιώστε σε ποιο νησί και σε ποιο χωριό βρίσκεται κάθε χώρος.
Τύποι χώρων και χωρητικότητα
Στη Σαντορίνη θα συναντήσετε κυρίως βεράντες με θέα στην καλντέρα, κτήματα και οινοποιεία, και ξενοδοχεία με αίθουσες. Οι βεράντες είναι η εικόνα που όλοι έχουν στο μυαλό, οπότε ρωτήστε την καθεμία για σκαλιά, πρόσβαση οχημάτων και περιορισμούς θορύβου. Για ένα οινοποιείο, ρωτήστε για στάθμευση και για το πόσο επίπεδο είναι το έδαφος. Τα ξενοδοχεία συνδυάζουν διαμονή και χώρο εκδήλωσης, κάτι που απλοποιεί τη μετακίνηση των καλεσμένων. Σύμφωνα με την καταχώρισή του, το Radisson Blu Zaffron Resort, Σαντορίνη διαθέτει κλειστή αίθουσα συνεδριάσεων για έως 80 άτομα και έναν πολυχρηστικό χώρο για μικρότερες εκδηλώσεις, ενώ φιλοξενεί γάμους με τη βοήθεια ειδικών γάμου. Είναι ένα παράδειγμα ξενοδοχειακής λύσης, όχι σύσταση. Ελέγξτε διαθεσιμότητα, χωρητικότητα και διαρρύθμιση απευθείας με το κατάλυμα. Στη Μύκονο θα συγκρίνετε συνήθως beach clubs, ιδιωτικές βίλες και ξενοδοχεία. Σε ένα beach club, ρωτήστε αν η λειτουργία της παραλίας την ημέρα συμπίπτει με το στήσιμο και από πότε ξεκινά η αποκλειστική χρήση. Σε μια βίλα, ρωτήστε αν υπάρχει κουζίνα όπου μπορεί να δουλέψει ο τροφοδότης. Αν όχι, το catering και ο εξοπλισμός βαραίνουν τον προϋπολογισμό σας. Για έναν γάμο 60 ατόμων, ξανά υποθετικό παράδειγμα, το κλειστό ή στεγασμένο περιβάλλον κρίνει περισσότερα από τη θέα, οπότε ζητήστε από κάθε χώρο κάτοψη με τα τραπέζια, την πίστα, το μπαρ και τον μπουφέ μαζί, πριν υπολογίσετε και τον χώρο της τελετής.
Σκαλιά, καλντερίμια και τι μπορούν να περπατήσουν οι καλεσμένοι
Εδώ τα δύο νησιά διαφέρουν περισσότερο από οπουδήποτε αλλού. Χωριά της καλντέρας όπως η Οία και το Ημεροβίγλι είναι χτισμένα στην πλαγιά, και σε κάποιες βεράντες κατεβαίνει κανείς με σκαλιά από τον δρόμο. Ρωτήστε πόσα είναι, αν φωτίζονται το βράδυ και αν τα χρησιμοποιούν και περαστικοί. Αν στη λίστα σας υπάρχουν παππούδες, μικρά παιδιά ή άτομα με δυσκολία κίνησης, αυτό έχει βάρος. Και η Χώρα της Μυκόνου έχει καλντερίμια και σκαλιά, οπότε μην υποθέσετε επίπεδο έδαφος σε κανένα από τα δύο νησιά. Η γνώμη μας: αν θέλετε τη φωτογραφία της καλντέρας, υπολογίστε σκαλιά. Κάντε δύο ευθείες ερωτήσεις σε κάθε χώρο. Πρώτον, πόσα σκαλιά μεσολαβούν από το σημείο αποβίβασης ως τον χώρο της τελετής. Δεύτερον, αν υπάρχει ανελκυστήρας υπηρεσίας ή άνθρωποι για τη μεταφορά εξοπλισμού και αποσκευών. Ζητήστε την απάντηση γραπτώς στη σύμβαση και όχι σε μήνυμα, γιατί οι διαρρυθμίσεις μπορεί να αλλάξουν από σεζόν σε σεζόν. Αν η απάντηση είναι ασαφής, θεωρήστε τον χώρο με σκαλιά και σχεδιάστε ανάλογα.
Νυχτερινές μετακινήσεις και το τέλος της βραδιάς
Οι δεξιώσεις συχνά τραβούν ως αργά, και η επιστροφή είναι εκεί που χαλάει το σχέδιο. Και στα δύο νησιά, μη βασίζεστε σε ταξί ή συγκοινωνίες στο τέλος της βραδιάς. Ρωτήστε τον χώρο και τον μεταφορέα τι είναι ρεαλιστικά διαθέσιμο. Για 60 άτομα, η λύση πάνω στην οποία θα σχεδιάζαμε είναι μίνι λεωφορεία ή βαν με δύο ή τρεις διαδρομές από τον χώρο προς ένα καθορισμένο σύνολο ξενοδοχείων. Αυτό σημαίνει ένα σημείο συνάντησης ανά χωριό, όχι ανά ξενοδοχείο, αλλιώς οι διαδρομές δεν ολοκληρώνονται ποτέ. Ορίστε έναν υπεύθυνο καλεσμένων ανά κατάλυμα για να μαζεύει τον κόσμο στο σημείο αναχώρησης. Επιβεβαιώστε με τον χώρο και τον μεταφορέα τι ώρα σταματά η μουσική και πότε πρέπει να αποχωρήσουν οι καλεσμένοι, και επιβεβαιώστε τους ισχύοντες τοπικούς κανόνες με την αρμόδια αρχή, συνήθως τον δήμο, γιατί διαφέρουν. Αν η δεξίωση γίνεται σε χωριό της καλντέρας, ρωτήστε αν τα οχήματα μπορούν να φτάσουν στον χώρο μετά το σκοτάδι και ποιο είναι το κοντινότερο νόμιμο σημείο αποβίβασης.
Κατανομή διαμονής και η γραμμή του προϋπολογισμού που ξεχνιέται
Στη Σαντορίνη οι καλεσμένοι μπορούν εύκολα να σκορπιστούν σε διάφορα χωριά. Ένας γάμος 60 ατόμων, υποθετικό παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί τρία ή τέσσερα καταλύματα, που πολλαπλασιάζουν τα σημεία παραλαβής και τις διαδρομές. Ρωτήστε νωρίς πόσα δωμάτια μπορεί να σας εξασφαλίσει ένα ξενοδοχείο, γιατί ένα μπλοκ μετακινείται πολύ πιο εύκολα από τέσσερα. Ο σχετικός οδηγός για τον προϋπολογισμό γάμου στη Σαντορίνη εξηγεί γιατί τα βανάκια, οι μεταφορείς αποσκευών και οι νυχτερινές επιστροφές θέλουν δική τους γραμμή στο φύλλο εξόδων αντί να κρύβονται στο κόστος του χώρου.
Αν η λίστα καλεσμένων μοιράζεται σε νησιά, δείτε και την ανάλογη περίπτωση για τις μετακινήσεις γάμου στη Ρόδο, όπου μία διεύθυνση δεν αρκεί για ένα ολόκληρο τριήμερο. Όποιο νησί κι αν διαλέξετε, ζητήστε από κάθε ξενοδοχείο προσωρινή κράτηση, τιμή ομάδας και όρους ακύρωσης πριν ανακοινώσετε ημερομηνίες στους καλεσμένους.
Πίνακας σύγκρισης για γάμο 60 ατόμων
Ο πίνακας που ακολουθεί είναι εργαλείο σχεδιασμού, όχι στοιχεία χώρων. Δείτε κάθε γραμμή ως ερώτηση προς τους χώρους και στα δύο νησιά.
| Παράγοντας | Σαντορίνη | Μύκονος |
|---|---|---|
| Αεροδρόμιο προς ξενοδοχεία | Ζητήστε χρόνους μεταφοράς για κάθε χωριό | Ζητήστε χρόνους μεταφοράς για κάθε περιοχή |
| Ανάγλυφο οικισμών | Χωριά καλντέρας χτισμένα στην πλαγιά | Καλντερίμια και σκαλιά στη Χώρα, ελέγξτε κάθε ξενοδοχείο |
| Συνήθεις τύποι χώρων | Βεράντες καλντέρας, οινοποιεία, ξενοδοχεία | Beach clubs, βίλες, ξενοδοχεία |
| Πρόσβαση οχημάτων | Ρωτήστε πού σταματούν τα οχήματα | Ρωτήστε πού σταματούν τα οχήματα |
| Νυχτερινή μετακίνηση | Μη βασίζεστε σε ταξί, κλείστε βαν | Μη βασίζεστε σε ταξί, κλείστε βαν |
| Κατανομή διαμονής | Οι καλεσμένοι μπορεί να σκορπιστούν σε χωριά | Ελέγξτε αν ένα ξενοδοχείο χωρά την ομάδα |
| Ερωτήσεις προς χώρους | Σκαλιά από την αποβίβαση, ώρα λήξης μουσικής, μεταφορά εξοπλισμού | Παράθυρο αποκλειστικής χρήσης, κουζίνα στον χώρο, ώρα λήξης |
| Όροι στη σύμβαση | Αριθμός σκαλιών, χρόνος στήσιμου, ώρα αποχώρησης | Αποκλειστική χρήση, όροι θορύβου, καθαριότητα |
Συμπληρώστε τον πίνακα σε μία συνεδρία με τον διοργανωτή σας. Σημειώστε κάθε γραμμή με κόκκινο, κίτρινο ή πράσινο για κάθε νησί και μετρήστε στο τέλος. Το νησί με τα λιγότερα κόκκινα είναι η πρακτική απάντηση, ακόμη κι αν δεν ήταν η πρώτη σας αισθητική επιλογή.
Στείλτε μας τον αριθμό των καλεσμένων, τον μήνα που σκέφτεστε και το ύφος της τελετής, και θα σας δείξουμε κατάλληλους χώρους και στα δύο νησιά.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Ποιο νησί εξυπηρετεί καλύτερα καλεσμένους με περιορισμένη κινητικότητα;
Μην υποθέσετε ότι κάποιο από τα δύο νησιά είναι επίπεδο. Τα χωριά της καλντέρας στη Σαντορίνη είναι χτισμένα στην πλαγιά, και η Χώρα της Μυκόνου έχει κι αυτή σκαλιά. Ζητήστε από κάθε χώρο τον ακριβή αριθμό σκαλιών και βάλτε τον γραπτώς στη σύμβαση.
Πώς μετακινούμε εξήντα καλεσμένους μετά από βραδινή δεξίωση;
Νοικιάστε μίνι λεωφορεία με δύο ή τρεις διαδρομές προς ένα σημείο παραλαβής ανά χωριό και όχι ανά ξενοδοχείο. Ορίστε υπεύθυνο σε κάθε κατάλυμα και επιβεβαιώστε ώρες λήξης με τον χώρο και τον δήμο.
Χρειαζόμαστε ένα ξενοδοχείο ή περισσότερα για την ομάδα του γάμου;
Εξαρτάται από το πόσα δωμάτια μπορεί να σας κρατήσει ένα κατάλυμα. Περισσότερα ξενοδοχεία σημαίνουν περισσότερα σημεία παραλαβής και μεγαλύτερες διαδρομές, οπότε ζητήστε νωρίς τιμή ομάδας και προσωρινή κράτηση.