Η αίθουσα είναι ένας χώρος με πόρτα και τραπέζι. Η ημέρα είναι όλα όσα κάνουν τη συνάντηση να λειτουργήσει. Αν ζητήσετε μόνο την αίθουσα, θα πάρετε προσφορά για την αίθουσα. Δεν είναι κόλπο, έτσι δουλεύουν τα συμβόλαια ενοικίασης.
Η ημερήσια τιμή δεν είναι η ημέρα
Η ημερήσια τιμή είναι συχνά το τέλος ενοικίασης της αίθουσας σε τυπικές ώρες. Μπορεί να περιλαμβάνει βασικά έπιπλα και Wi-Fi. Μπορεί να μην περιλαμβάνει πρόωρη πρόσβαση για στήσιμο, τεχνικό για έλεγχο οθόνης, γεύμα ή το μισάωρο μετά τη λήξη όταν ακόμα μιλάτε. Αυτά μπορεί να τιμολογηθούν ξεχωριστά, να είναι πακέτο ή να λείπουν. Ο μόνος τρόπος να το μάθετε είναι να ζητήσετε γραπτή προσφορά που να τα απαριθμεί.
Αυτό έχει σημασία γιατί οι προϋπολογισμοί συναντήσεων σπάνια αποτυγχάνουν στο ενοίκιο της αίθουσας. Αποτυγχάνουν στα έξτρα που έρχονται αργότερα. Ένα καλώδιο προβολέα, ένα flipchart, ένα δοχείο καφέ, ένα τέλος αργότερα. Κανένα δεν είναι δραματικό μόνο του. Μαζί αλλάζουν το σύνολο. Ζητήστε την πλήρη λίστα πριν συγκρίνετε οτιδήποτε.
Τα 18 άτομα αλλάζουν την αίθουσα, όχι μόνο τον αριθμό
Παράδειγμα: 18 συμμετέχοντες σε διάταξη διοικητικού συμβουλίου χρειάζονται τραπέζι που να χωράει όλους χωρίς δεύτερη σειρά. Σε διάταξη θεάτρου, τα 18 είναι λίγα. Σε σχήμα U, είναι άνετα. Σε διάταξη καμπαρέ, είναι άλλη αίθουσα. Η διάταξη καθορίζει αν η προσφορά της αίθουσας λειτουργεί. Ζητήστε από τον χώρο να επιβεβαιώσει τη διάταξη γραπτώς, όχι μόνο τη χωρητικότητα.
Τα 18 επηρεάζουν και το catering. Ένα διάλειμμα καφέ για 18 δεν είναι η ίδια επιχείρηση με ένα για 8. Χρειάζεται σημείο σερβιρίσματος, ουρά που δεν μπλοκάρει τη συνάντηση και συγκεκριμένη ώρα. Αν η προσφορά λέει «catering διαθέσιμο», ρωτήστε τι σημαίνει για 18 άτομα στις 10:30 και στις 15:00. Τα κενά πεδία είναι καλύτερα από μαντεμένους αριθμούς.
Φτιάξτε το αίτημα προσφοράς ως πρότυπο
Το χρήσιμο εργαλείο εδώ είναι ένα αίτημα προσφοράς που μπορείτε να αντιγράψετε σε email. Ζητά την πλήρη ημέρα, όχι μόνο την αίθουσα. Κρατήστε το ως πίνακα για να συγκρίνετε απαντήσεις δίπλα δίπλα.
| Στοιχείο προς αίτημα | Τι να γράψετε |
|---|---|
| Αίθουσα και ημερομηνία | Ημερομηνία, ώρα έναρξης, ώρα λήξης, 18 συμμετέχοντες |
| Πρόσβαση για στήσιμο | Ζητήστε πρόσβαση 60 λεπτά πριν την έναρξη και επιβεβαιώστε αν χρεώνεται |
| Διάταξη | Διοικητικού συμβουλίου, U, θέατρο ή καμπαρέ. Ρωτήστε ποια ταιριάζει για 18 |
| Οπτικοακουστικά | Οθόνη, προβολέας, HDMI, ήχος, τεχνικός σε ετοιμότητα. Ρωτήστε τι περιλαμβάνεται και τι είναι έξτρα |
| Ρεύμα και internet | Πρίζες στο τραπέζι, Wi-Fi επισκεπτών, ενσύρματο backup |
| Catering | Καφές άφιξης, διάλειμμα, γεύμα, απογευματινό διάλειμμα. Ζητήστε χρέωση ανά άτομο και ελάχιστες χρεώσεις |
| Εξυπηρέτηση | Χρέωση σερβιρίσματος, ΦΠΑ ή φόρος όπως αναφέρεται. Ρωτήστε σε ποιο ποσό εφαρμόζεται |
| Παράταση | Κόστος ανά 30 λεπτά μετά τη λήξη |
| Ακύρωση | Προθεσμία και τυχόν τέλος |
| Τιμολόγιο | Σύνολο, προκαταβολή, ημερομηνία πληρωμής, όροι ακύρωσης |
Στείλτε το σε αρκετούς χώρους. Οι απαντήσεις δεν θα ταιριάζουν, και αυτό είναι το νόημα. Ένας μπορεί να περιλαμβάνει οπτικοακουστικά και να αποκλείει catering. Άλλος μπορεί να περιλαμβάνει catering αλλά να χρεώνει το στήσιμο. Ένας τρίτος μπορεί να έχει χαμηλότερη τιμή αίθουσας και υψηλότερη χρέωση σερβιρίσματος. Δεν μπορείτε να τους συγκρίνετε μέχρι να συμπληρωθούν οι ίδιες γραμμές.
Ρωτήστε για την άφιξη, όχι μόνο για τη διεύθυνση
Αν οι συμμετέχοντες έρχονται αεροπορικώς, η συνάντηση ξεκινά στο αεροδρόμιο. Η γραμμή 3 του μετρό συνδέει το αεροδρόμιο της Αθήνας με το κέντρο και τον Πειραιά, αλλά πρέπει να ελέγξετε τα δρομολόγια για τη συγκεκριμένη ημερομηνία (Διεθνής Αερολιμένας Αθηνών: δημόσιες συγκοινωνίες). Είναι γεγονός σχεδιασμού, όχι υπόσχεση για κίνηση ή καθυστερήσεις. Βάλτε περιθώριο στην ατζέντα αντί να ελπίζετε ότι όλοι θα φτάσουν μαζί.
Για 18 άτομα, μία καθυστερημένη άφιξη μπορεί να καθυστερήσει το πρώτο θέμα. Ρωτήστε τον χώρο αν υπάρχει ξεχωριστό δωμάτιο ή γωνιά όπου οι πρώιμοι μπορούν να περιμένουν χωρίς να διακόπτουν το στήσιμο. Ρωτήστε αν η ρεσεψιόν μπορεί να κρατήσει αποσκευές. Μικρές ερωτήσεις που προστατεύουν το πρόγραμμα.
Συγκρίνετε το συνολικό κόστος, όχι την αρχική τιμή
Όταν έρθουν οι προσφορές, βάλτε τις σε έναν υπολογισμό:
Ενοίκιο αίθουσας + πρόσβαση στησίματος + οπτικοακουστικά + catering + σέρβις + φόρος όπως αναφέρεται + περιθώριο παράτασης = συνολικό κόστος ημέρας
Αν η τιμή αίθουσας είναι χαμηλή αλλά τα οπτικοακουστικά και το catering είναι ξεχωριστά, το σύνολο μπορεί να είναι υψηλότερο από έναν χώρο με πακέτο. Αν η τιμή αίθουσας είναι υψηλή αλλά περιλαμβάνει στήσιμο και οπτικοακουστικά, το σύνολο μπορεί να είναι χαμηλότερο. Η αριθμητική αποφασίζει. Δεν υπάρχει κανόνας ότι ένα στυλ τιμολόγησης είναι καλύτερο για συγκεκριμένο μέγεθος ομάδας.
Ένας χρήσιμος έλεγχος είναι το κόστος ανά συμμετέχοντα για την πλήρη ημέρα. Διαιρέστε το σύνολο με το 18. Αυτός ο αριθμός συγκρίνεται πιο εύκολα με άλλους χώρους από την τιμή αίθουσας μόνο. Κάνει επίσης φανερό πότε μια μικρή επιπλέον γραμμή αλλάζει την εικόνα.
Τι να στείλετε στους χώρους πριν αποφασίσετε
Πριν ρωτήσετε για διαθεσιμότητα, γράψτε ένα brief μιας σελίδας. Περιλάβετε την ημερομηνία, ώρα έναρξης και λήξης, 18 συμμετέχοντες, τη διάταξη που προτιμάτε, αν χρειάζεστε οπτικοακουστικά, αν χρειάζεστε catering και το εύρος προϋπολογισμού σας αν έχετε. Πείτε ότι συγκρίνετε γραπτές προσφορές και ότι χρειάζεστε όλα τα έξτρα ξεχωριστά. Ζητήστε προσφορά και διαθεσιμότητα μαζί, αφού μια αίθουσα είναι χρήσιμη μόνο αν είναι ελεύθερη την ημερομηνία σας. Ποτέ μην θεωρείτε την ημερήσια τιμή τελικό νούμερο χωρίς τα έξτρα.
Όταν επικοινωνείτε με χώρους, στείλτε τον παραπάνω πίνακα προτύπου, το brief μιας σελίδας και μία καθαρή ερώτηση: «Παρακαλώ προσφορά για την πλήρη ημέρα για 18 άτομα, με κάθε έξτρα ξεχωριστά, και επιβεβαίωση διαθεσιμότητας για την ημερομηνία μας.» Αυτή η φράση μετατρέπει την ημερήσια τιμή σε πλήρες brief και σας δίνει κάτι που μπορείτε πραγματικά να συγκρίνετε.
Τέλος, κρατήστε τις απαντήσεις σε έναν φάκελο. Όταν ένας χώρος επιβεβαιώσει γραπτώς την ημερομηνία, τη διάταξη, τα οπτικοακουστικά, το catering και την τιμή παράτασης, έχετε ένα brief που μπορείτε να εγκρίνετε. Μέχρι τότε, έχετε μια αρχική τιμή.
Για κάθε αίθουσα σε επαγγελματικό κέντρο που συγκρίνετε, ζητήστε προσφορά για τις ίδιες ώρες έναρξης και λήξης. Συμπεριλάβετε την πρόσβαση των συνεργατών πριν φτάσουν οι συμμετέχοντες και τον χρόνο απομάκρυνσης του εξοπλισμού. Σημειώστε αυτές τις ώρες δίπλα στην τιμή. Η κράτηση μόνο για τη διάρκεια της παρουσίασης αφήνει ανοιχτό το θέμα της προετοιμασίας και της αποχώρησης.
Δύο χρήσιμοι οδηγοί για τα επόμενα βήματα: Συνεδρίαση 12 ατόμων στην Αθήνα: ελέγξτε πρώτα το τραπέζι και Η δοκιμή υβριδικής συνάντησης πριν από την κράτηση.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Πώς μπορεί μια ομάδα συμμετεχόντων να διασφαλίσει ότι η προτεινόμενη διάταξη της αίθουσας ταιριάζει πραγματικά στη μορφή της συνάντησης;
Ζητήστε από τον χώρο να επιβεβαιώσει τη διάταξη γραπτώς, όχι μόνο τη χωρητικότητα. Για τον δικό σας αριθμό συμμετεχόντων, οι διατάξεις διοικητικού συμβουλίου, U, θεάτρου ή καμπαρέ αλλάζουν αν η αίθουσα λειτουργεί, οπότε ταιριάξτε τη διάταξη με την ατζέντα σας.
Ποιος είναι ο σωστός τρόπος σύγκρισης προσφορών αίθουσας όταν τα έξτρα ποικίλλουν;
Χρησιμοποιήστε τον πίνακα αιτήματος προσφοράς για να συμπληρώσετε τις ίδιες γραμμές και μετά υπολογίστε το συνολικό κόστος ημέρας: ενοίκιο, στήσιμο, οπτικοακουστικά, catering, σέρβις, φόρο και περιθώριο παράτασης. Διαιρέστε με τον αριθμό συμμετεχόντων για κόστος ανά συμμετέχοντα.