Εταιρικό χριστουγεννιάτικο πάρτι στην Αθήνα: δείπνο ή όρθια δεξίωση;

Ξεκινήστε από τον σκοπό, όχι από το μενού

Κάντε τρεις ερωτήσεις, με αυτή τη σειρά. Χρειάζονται οι συνάδελφοι μεγάλες συζητήσεις γύρω από το τραπέζι; Υπάρχει ανάγκη για σκηνή, βραβεία ή ομιλία; Θέλουν οι άνθρωποι να χορέψουν; Το δείπνο δίνει σταθερό χώρο στη συζήτηση και στις ομιλίες. Η όρθια δεξίωση δίνει περισσότερο χώρο στην κίνηση και στον χορό. Δεν μπορείτε να βελτιστοποιήσετε και τα τρία στο ίδιο σχέδιο αίθουσας χωρίς συμβιβασμό.

Γράψτε τις απαντήσεις και μοιραστείτε τις με όποιον εγκρίνει τον προϋπολογισμό. Οι διαφωνίες για τον μορφότυπο είναι συνήθως διαφωνίες για τον σκοπό. Αν ο σκοπός δεν είναι ξεκάθαρος, κανένα μενού δεν τον λύνει.

Τι απαιτεί το δείπνο από την αίθουσα

Το δείπνο χρειάζεται προκαθορισμένες θέσεις, ρυθμό σερβιρίσματος και σαφή θέση για τραπέζι προεδρείου ή σκηνή. Χρειάζεται επίσης αρκετό χώρο ανάμεσα στα τραπέζια, ώστε το προσωπικό να κινείται και οι καλεσμένοι να σηκώνονται χωρίς να σκαρφαλώνουν ο ένας πάνω στον άλλο. Ρωτήστε τα ξενοδοχεία πόσοι καλεσμένοι χωρούν με πίστα, γιατί η πίστα συχνά αντικαθιστά τραπέζια.

Ο χρόνος των ομιλιών έχει σημασία. Το δείπνο απορροφά μια ομιλία ανάμεσα στα πιάτα. Η δεξίωση απορροφά ένα σύντομο καλωσόρισμα, αλλά ένα μεγάλο κομμάτι βραβείων ανταγωνίζεται τη μουσική, τις ουρές στο μπαρ και τις συζητήσεις. Αν το πρόγραμμα έχει πάνω από δύο σύντομες ομιλίες, το δείπνο είναι ασφαλέστερη δομή.

Τι κάνει ευκολότερο η όρθια δεξίωση

Η δεξίωση επιτρέπει άφιξη κατά κύματα, κίνηση ανάμεσα σε παρέες και πρόωρη αποχώρηση χωρίς να διαταραχθεί τραπέζι. Ταιριάζει σε μικτές ομάδες, εξωτερικούς καλεσμένους και σε όσους βρίσκουν άβολες τις προκαθορισμένες θέσεις. Διευκολύνει και τον χορό, γιατί ο χώρος είναι ήδη ανοιχτός.

Έχει πραγματικό κόστος. Μεγαλύτεροι συνάδελφοι, έγκυες καλεσμένες και άτομα με ανάγκες κινητικότητας μπορεί να προτιμούν θέση. Αν επιλέξετε όρθια μορφή, εξασφαλίστε αρκετές θέσεις στα άκρα και γράψτε το στην πρόσκληση. Αλλιώς οι άνθρωποι θα κάθονται όπου βρουν και η αίθουσα θα φαίνεται γεμάτη ακόμα κι όταν δεν είναι.

Σύγκριση τριών μορφότυπων με ερωτήσεις προσωπικού

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον πίνακα ως έγγραφο εργασίας. Συμπληρώστε τον με γραπτές απαντήσεις από κάθε χώρο. Οι ερωτήσεις προσωπικού είναι αυτές που συχνότερα αλλάζουν το τελικό κόστος.

Μορφότυπος	Ιδανικός για	Ανάγκες διάταξης	Ερωτήσεις προσωπικού
Δείπνο	Ομιλίες, βραβεία, συζήτηση στο τραπέζι	Στρογγυλά ή μακριά τραπέζια, σκηνή ή τραπέζι προεδρείου, πίστα μόνο αν περισσεύει χώρος	Πόσοι σερβιτόροι ανά τραπέζι; Περιλαμβάνεται το σέρβις στην τιμή ανά άτομο; Ποιος είναι ο ελάχιστος αριθμός καλεσμένων;
Όρθια δεξίωση	Ανάμιξη, χορός, άφιξη κατά κύματα	Θέσεις μπαρ, ψηλά τραπέζια, θέσεις στα άκρα, ανοιχτός χώρος	Πόσο προσωπικό μπαρ στην αιχμή; Πώς χρεώνονται τα ποτά; Υπάρχει ελάχιστη δαπάνη;
Υβριδικό: δεξίωση και μετά δείπνο	Ποτό υποδοχής και μετά δομημένο γεύμα	Δύο συνδεδεμένοι χώροι ή αναδιάταξη της ίδιας αίθουσας	Υπάρχει χρέωση αναδιάταξης; Πόσο διαρκεί; Ποιος κατευθύνει τους καλεσμένους;

Για κάθε μορφότυπο, ρωτήστε αν η προσφορά περιλαμβάνει σέρβις, φόρο όπως αναγράφεται και σαφή δήλωση σε ποιο ποσό εφαρμόζεται ο φόρος. Ζητήστε τα ίδια κονδύλια γραπτώς από κάθε χώρο, ώστε να συγκρίνετε όμοια πράγματα. Μια φθηνή τιμή ανά άτομο μπορεί να κρύβει χρέωση προσωπικού.

Επιλογές χωρίς αλκοόλ και σχέδιο ποτών

Ένα χριστουγεννιάτικο πάρτι πρέπει να λειτουργεί για συναδέλφους που δεν πίνουν αλκοόλ, για οδηγούς, για άτομα σε φαρμακευτική αγωγή και για όποιον απλώς προτιμά να μην πιει. Ρωτήστε ποιες επιλογές χωρίς αλκοόλ περιλαμβάνονται, όχι μόνο ποιες υπάρχουν με επιπλέον χρέωση. Μια καλή λίστα περιλαμβάνει περισσότερα από αναψυκτικά: χυμούς, ανθρακούχο νερό, mocktails ή μπύρα χωρίς αλκοόλ.

Ρωτήστε πώς μετριούνται τα ποτά. Ανοιχτό μπαρ, κουπόνια ποτών και χρέωση κατανάλωσης δίνουν πολύ διαφορετικά σύνολα. Αν ο χώρος προσφέρει πακέτο ποτών, ρωτήστε τι γίνεται αν εξαντληθεί πριν από το τέλος της βραδιάς. Πάρτε την απάντηση γραπτώς.

Πώς θα γυρίσουν όλοι σπίτι

Οι χώροι στην Αθήνα διαφέρουν ως προς την ευκολία πρόσβασης αργά το βράδυ. Πριν επιβεβαιώσετε τον μορφότυπο, ρωτήστε τον χώρο για πρόσβαση ταξί, κοντινή δημόσια συγκοινωνία και αν το προσωπικό μπορεί να καλέσει αυτοκίνητα στο τέλος. Αν πολλοί συνάδελφοι μένουν εκτός κέντρου, μια δεξίωση με ευέλικτη ώρα λήξης μπορεί να είναι πιο ευγενική από ένα δείπνο που τελειώνει αργά.

Σκεφτείτε κοινό σχέδιο μετακίνησης. Αν η εταιρεία οργανώσει επιστροφή, η απόφαση μορφότυπου γίνεται ευκολότερη για τους καλεσμένους και η λίστα γίνεται ακριβέστερη.

Τι να στέλνετε στους χώρους πριν συγκρίνετε προσφορές

Στείλτε ένα σαφές σύντομο κείμενο σε αρκετά ξενοδοχεία της Αθήνας και ζητήστε γραπτή προσφορά πάνω σε αυτό. Συμπεριλάβετε:

• προτιμώμενη ημερομηνία και δύο εναλλακτικές
• μορφότυπο ή μορφότυπους που εξετάζετε
• αριθμό καλεσμένων, με ρεαλιστικό εύρος
• ώρες έναρξης και λήξης, μαζί με χρόνο πρόσβασης για στήσιμο
• απαιτήσεις για ομιλίες, βραβεία ή χορό
• στυλ φαγητού και διατροφικές ανάγκες
• σχέδιο ποτών, μαζί με επιλογές χωρίς αλκοόλ
• ερωτήσεις προσωπικού, σέρβις και φόρου από τον πίνακα
• ανάγκες προσβασιμότητας και θέσεων
• ερωτήσεις μετακίνησης και πρόσβασης ταξί

Ζητήστε διαθεσιμότητα και γραπτή προσφορά μαζί. Η διαθεσιμότητα χωρίς προσφορά δεν βοηθά στη σύγκριση. Η προσφορά χωρίς διαθεσιμότητα δεν είναι σχέδιο. Όταν φτάσουν οι προσφορές, συγκρίνετε τις ίδιες γραμμές, όχι την τιμή τίτλου.

Ένας ειλικρινής συμβιβασμός: ο μορφότυπος που ταιριάζει καλύτερα στο πρόγραμμα μπορεί να μην είναι ο φθηνότερος ανά άτομο. Ένα δείπνο με πίστα μπορεί να σας οδηγήσει σε μεγαλύτερη αίθουσα ή υψηλότερο ελάχιστο. Μια δεξίωση μπορεί να φαίνεται φθηνότερη μέχρι να προσθέσετε προσωπικό μπαρ και επιπλέον θέσεις. Αποφασίστε πρώτα τον σκοπό και μετά κοστολογήστε τον μορφότυπο που τον εξυπηρετεί.

Οι χριστουγεννιάτικες γαστρονομικές παραδόσεις μπορούν επίσης να δώσουν τοπικό άγκιστρο στο μενού, όπως το ψωμί που ετοιμάζεται για τη γιορτή, το Visit Greece: χριστουγεννιάτικα γλυκά. Ρωτήστε τον χώρο αν μπορεί να συμπεριλάβει μια τέτοια τοπική πινελιά.

Στείλτε στους χώρους το σύντομο κείμενό σας με τον πίνακα συμπληρωμένο και ζητήστε να σημειώσουν ποιες γραμμές περιλαμβάνονται, ποιες είναι επιπλέον και ποιες δεν επιβεβαιώνονται πριν από επίσκεψη στον χώρο. Αυτό το ένα έγγραφο κάνει την απόφαση δείπνο ή δεξίωση πολύ πιο εύκολη να υποστηριχθεί.

Κρατήστε χωριστή λίστα για τις αποφάσεις που επηρεάζουν την αίθουσα και όχι το μενού: ομιλία, πίστα, ήσυχα καθίσματα και χώρος για παλτά. Ζητήστε να σημειωθούν στην ίδια κάτοψη. Αν αλλάξει η διάταξη, ελέγξτε ξανά αν οι καλεσμένοι μπορούν να συζητούν, να κάθονται και να φεύγουν χωρίς να περνούν μπροστά από την παρουσίαση.

Δύο χρήσιμοι οδηγοί για τα επόμενα βήματα: Σχεδιάστε την κοπή πίτας πριν κλείσετε τον χώρο και Γενέθλια ορόσημο: επιλέξτε χώρο για κουβέντα και μουσική.