Εκδήλωση σε οινοποιείο: σχεδιάστε τη συνύπαρξη με την παραγωγή

Η διαφορά ανάμεσα σε γευσιγνωσία και ιδιωτική εκδήλωση

Ένα οινοποιείο που υποδέχεται επισκέπτες για οργανωμένες γευσιγνωσίες δεν είναι αυτόματα διαθέσιμο για ιδιωτική βραδιά. Σύμφωνα με τον Visit Greece, τα οινοποιεία της Νεμέας περιλαμβάνουν δημόσιες επισκέψεις και οργανωμένες γευσιγνωσίες, και αυτή η πρόσβαση γευσιγνωσίας δεν αποδεικνύει διαθεσιμότητα για ιδιωτική εκδήλωση (Visit Greece: αμπελώνες της Νεμέας). Αυτό το ένα γεγονός μετράει περισσότερο από κάθε φωτογραφία. Οι ώρες δημόσιας γευσιγνωσίας μπορεί να τελειώνουν πριν αρχίσει η εκδήλωσή σας, ή ο χώρος μπορεί να χρειάζεται για γκρουπ την επόμενη μέρα.

Ρωτήστε ευθέως: είναι η αίθουσα που φαντάζεστε διαθέσιμη για ιδιωτική μίσθωση στην ημερομηνία σας, και έχει το οινοποιείο παραγωγή, εμφιάλωση ή παραδόσεις εκείνη την ημέρα; Αν η απάντηση είναι ασαφής, θεωρήστε τον χώρο κοινόχρηστο μέχρι να το έχετε γραπτώς.

Υπάρχει και μια δεύτερη εκδοχή του ίδιου προβλήματος. Ένα οινοποιείο μπορεί να προσφέρει ιδιωτικές γευσιγνωσίες στη διάρκεια της ημέρας, σε ένα μακρύ τραπέζι με οικοδεσπότη, και αυτό δεν είναι το ίδιο με βραδινή μίσθωση με δικό σας caterer, δική σας μουσική και μπαρ που λειτουργεί μέχρι τα μεσάνυχτα. Η φιλοξενία γευσιγνωσίας την ημέρα και οι ιδιωτικές βραδινές εκδηλώσεις είναι διαφορετικά προϊόντα, που συχνά τα χειρίζονται διαφορετικά άτομα μέσα στην ίδια επιχείρηση. Ρωτήστε για ποιο από τα δύο σας δίνουν προσφορά, και πάρτε την απάντηση γραπτώς πριν χτίσετε λίστα καλεσμένων.

Χώροι εργασίας και ημερολόγιο παραγωγής

Το οινοποιείο είναι πρώτα χώρος εργασίας. Ο τρύγος, η εμφιάλωση και οι αποστολές μπορεί να συμβαίνουν την ίδια μέρα με την εκδήλωσή σας, και αυτές οι δραστηριότητες φέρνουν θόρυβο, περονοφόρα, φορτηγά και περιορισμένες ζώνες. Δεν είστε δύσκολος επισκέπτης επειδή ρωτάτε ποιοι χώροι είναι εκτός ορίων.

Μια χρήσιμη ερώτηση δεν είναι «μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε όλο το κτήμα;» αλλά «ποιοι συγκεκριμένοι εσωτερικοί και εξωτερικοί χώροι περιλαμβάνονται στη μίσθωση, και ποιοι είναι χώροι εργασίας όπου δεν πρέπει να πάνε οι καλεσμένοι;» Ζητήστε ένα απλό σχέδιο ή ένα σημειωμένο διάγραμμα. Αν η απάντηση είναι «θα το δούμε την ημέρα», αυτό είναι ρίσκο που το αναλαμβάνετε.

Ο χρονισμός αξίζει ξεχωριστή συζήτηση. Ρωτήστε πότε αρχίζει και πότε τελειώνει η ομάδα παραγωγής, αν το κελάρι ή η γραμμή εμφιάλωσης θα λειτουργήσει στη διάρκεια της εκδήλωσης, και αν θα κινηθούν μηχανήματα μέσα από χώρους καλεσμένων. Αν η εκδήλωση τραβήξει ως αργά, ρωτήστε ποιος βρίσκεται στον χώρο αφού φύγει το προσωπικό της ημέρας. Ένας χώρος χωρίς νυχτερινή παρουσία θέλει διαφορετικό σχέδιο για ασφάλεια, εξοπλισμό και κλείσιμο.

Παράδειγμα: βραδιά 60 καλεσμένων

Αυτό είναι ενδεικτικό σενάριο, όχι κανόνας της αγοράς. Υποθέστε ότι σχεδιάζετε βραδιά 60 καλεσμένων στα τέλη Σεπτεμβρίου, με ποτό υποδοχής στις 18:30 και δείπνο στις 20:00. Αν η εμφιάλωση είναι προγραμματισμένη για το επόμενο πρωί, η ομάδα παραγωγής μπορεί να χρειάζεται να ετοιμάσει από τις 22:00. Αυτό δεν κάνει τον χώρο λάθος. Σημαίνει ότι το χρονοδιάγραμμά σας έχει σκληρό όριο, και το μπαρ και η μουσική πρέπει να το σεβαστούν.

Παραδόσεις, φορτοεκφόρτωση και ποιος ελέγχει την πύλη

Catering, έπιπλα ενοικίασης, μπάντα και ανθοπώλης πρέπει να φτάσουν. Ρωτήστε ποιος συντονίζει την πύλη, πού παρκάρουν τα οχήματα, και αν οι παραδόσεις μπορούν να γίνουν σε ώρες εργασίας. Αν το οινοποιείο έχει δικό του caterer ή λίστα προτιμώμενων προμηθευτών, ρωτήστε τι σημαίνει αυτό στην πράξη: είναι υποχρεωτικός ο προμηθευτής ή απλώς προτεινόμενος;

Πάρτε γραπτώς το παράθυρο φορτοεκφόρτωσης. Ρωτήστε αν οι προμηθευτές σας μπορούν να έχουν πρόσβαση στον χώρο την προηγούμενη μέρα, και αν υπάρχει ασφαλής θέση για άδεια κιβώτια και εξοπλισμό τη νύχτα. Ένα οινοποιείο σε περίοδο τρύγου μπορεί να μην έχει ελεύθερη αποθήκευση.

Ρεύμα και νερό θέλουν επίσης έλεγχο. Ρωτήστε πόσα ξεχωριστά κυκλώματα υπάρχουν για μπάντα, μπαρ και φωτισμό, και αν το οινοποιείο περιορίζει τη χρήση γεννήτριας. Αν ο caterer σας χρειάζεται κουζίνα, επιβεβαιώστε τι εξοπλισμός υπάρχει πραγματικά αντί να υποθέσετε πλήρη επαγγελματική εγκατάσταση. Κουζίνα σερβιρίσματος και κουζίνα παραγωγής δεν είναι το ίδιο, και η διαφορά αλλάζει το τι μπορεί να υποσχεθεί ο caterer σας.

Μη πότες, catering και η ίδια η γευσιγνωσία

Μια εκδήλωση με επίκεντρο το κρασί μπορεί να αφήσει στο περιθώριο καλεσμένους που δεν πίνουν. Σχεδιάστε σοβαρή μη αλκοολούχα πρόταση, όχι μόνο νερό και ένα αναψυκτικό.

Το φαγητό επίσης μετράει. Αν το οινοποιείο παρέχει catering, ρωτήστε τι περιλαμβάνεται και τι χρεώνεται επιπλέον. Αν φέρετε δικό σας caterer, ρωτήστε για πρόσβαση κουζίνας, ρεύμα, νερό και αποκομιδή απορριμμάτων.

Σκεφτείτε και τη μορφή της γευσιγνωσίας. Μια καθοδηγούμενη γευσιγνωσία με οικοδεσπότη ταιριάζει σε καθήμενη ομάδα, αλλά θέλει ήσυχο χώρο και πρόγραμμα. Αν η βραδιά σας είναι πάρτι, μια σύντομη γευσιγνωσία στην αρχή συνήθως λειτουργεί καλύτερα από μια μεγάλη δομημένη συνεδρία στη μέση του δείπνου. Ρωτήστε αν το οινοποιείο παρέχει οικοδεσπότη, αν αυτός περιλαμβάνεται στην προσφορά, και πόσο διαρκεί η γευσιγνωσία.

Μεταφορά αποχώρησης και το τέλος της βραδιάς

Οι δρόμοι των αγροτικών οινοποιείων είναι συχνά χωρίς φωτισμό και στενοί. Οι καλεσμένοι που έχουν πιει δεν πρέπει να οδηγούν. Κλείστε μεταφορά εκ των προτέρων, και δώστε στους οδηγούς σαφές σημείο συνάντησης και ώρα αναχώρησης. Ρωτήστε το οινοποιείο πού μπορούν να περιμένουν τα οχήματα χωρίς να εμποδίζουν την παραγωγή.

Παράδειγμα: αναχώρηση με δύο λεωφορεία

Ενδεικτικό σενάριο. Δύο λεωφορεία, 30 θέσεις το καθένα, που φεύγουν στις 23:30. Επιβεβαιώστε ότι το σημείο παραλαβής είναι στον χάρτη του οινοποιείου, ότι η πύλη θα είναι ανοιχτή, και ότι θα υπάρχει μέλος προσωπικού. Αν το οινοποιείο κλείνει τις πύλες σε συγκεκριμένη ώρα, αυτή η ώρα είναι το πραγματικό τέλος σας, όχι η ώρα της πρόσκλησης.

Τι πρέπει να ξεχωρίζει μια γραπτή προσφορά

Ζητήστε προσφορά που ξεχωρίζει τη μίσθωση χώρου, το προσωπικό, το catering, τα ποτά, τον εξοπλισμό και τον συντονισμό μεταφοράς. Μην αποδέχεστε ένα ενιαίο ποσό χωρίς ανάλυση. Φόρος όπως αναγράφεται στην προσφορά, και ρωτήστε σε ποιο ποσό εφαρμόζεται. Οι όροι εξαρτώνται από τη συγκεκριμένη γραπτή προσφορά, οπότε συγκρίνετε όμοια πράγματα. Αν δύο χώροι στείλουν προσφορές σε διαφορετική μορφή, μεταφέρετε και τις δύο στον πίνακα παρακάτω πριν αποφασίσετε.

Γραμμή	Τι να ρωτήσετε	Η σημείωσή σας
Μίσθωση χώρου	Ποιοι χώροι εσωτερικοί και εξωτερικοί, και για πόσες ώρες;
Χώροι εργασίας	Ποιες ζώνες είναι εκτός ορίων, και ποιος το επιβάλλει;
Δραστηριότητα παραγωγής	Τρύγος, εμφιάλωση ή παραδόσεις εκείνη την ημέρα;
Φορτοεκφόρτωση	Παράθυρο, επαφή πύλης, πάρκινγκ και νυχτερινή αποθήκευση
Ρεύμα και νερό	Διαθέσιμα κυκλώματα, κανόνες γεννήτριας, εξοπλισμός κουζίνας
Catering	Εσωτερικό, υποχρεωτικός προμηθευτής ή ελεύθερη επιλογή;
Ποτά	Περιλαμβανόμενη γευσιγνωσία, μπαρ με πληρωμή ή όροι corkage;
Μη πότες	Μη αλκοολούχες επιλογές και ξεχωριστό τραπέζι ποτών;
Προσωπικό	Ποιος είναι στον χώρο κατά τη διάρκεια και μέχρι πότε;
Ώρα λήξης	Σκληρό στοπ, όριο μουσικής και ώρα κλεισίματος πύλης
Μεταφορά	Σημείο παραλαβής, χώρος αναμονής και ώρα αναχώρησης
Ισχύς προσφοράς	Προκαταβολή, όροι ακύρωσης και τι επιστρέφεται

Το αίτημα που θα στείλετε

Στείλτε στο οινοποιείο ένα σύντομο, συγκεκριμένο μήνυμα. Περιλάβετε την ημερομηνία σας, κατά προσέγγιση αριθμό καλεσμένων, και αν χρειάζεστε catering και μεταφορά. Δηλώστε καθαρά ότι καταλαβαίνετε πως είναι ενεργό οινοποιείο και θέλετε να μάθετε ποιοι χώροι και ώρες είναι διαθέσιμα για ιδιωτική μίσθωση. Ζητήστε γραπτή προσφορά με τις παραπάνω γραμμές ξεχωριστά, και αντίγραφο τυχόν κανονισμών για θόρυβο, πρόσβαση και ώρα λήξης. Μέχρι να λάβετε αυτή την απάντηση, θεωρήστε τη βραδιά ανεπιβεβαίωτη.

Ένα οινοποιείο μπορεί να είναι υπέροχος χώρος για γευσιγνωσία ή δείπνο. Είναι επίσης επιχείρηση με πρόγραμμα παραγωγής. Κάντε τις βαρετές ερωτήσεις νωρίς, και η βραδιά έχει πολύ καλύτερες πιθανότητες να κυλήσει όπως τη φανταστήκατε.

Δύο χρήσιμοι οδηγοί για τα επόμενα βήματα: Μια οινογνωσία χρειάζεται επιλογές και για όσους δεν πίνουν και Σαββατοκύριακο εκδήλωσης στην Πελοπόννησο: ξεκινήστε από τον χάρτη.