Οι αίθουσες σεμιναρίων χρειάζονται χώρο εργασίας, όχι μόνο καθίσματα

Γιατί η χωρητικότητα σε καθίσματα δεν είναι χωρητικότητα εργασίας

Μια αίθουσα που χωράει 30 άτομα σε σειρές δίνει σε κάθε άτομο μια καρέκλα. Δεν δίνει σε κάθε άτομο χώρο να γράψει, χώρο για την τσάντα του ή πρόσβαση σε flipchart. Χρειάζονται ελεύθερο χώρο για κίνηση, επιφάνειες για υλικά και τοίχους για τα παραγόμενα.

Όταν ενημερώνετε έναν χώρο, περιγράψτε τις δραστηριότητες, όχι μόνο τον αριθμό ατόμων. Πείτε: «30 συμμετέχοντες, σε έξι ομάδες των πέντε, κάθε ομάδα χρειάζεται τραπέζι, πρόσβαση σε flipchart και καθαρή διαδρομή προς τα μπροστά». Αυτή η περιγραφή επιτρέπει στον χώρο να σας πει αν το δωμάτιο μπορεί να στηθεί έτσι και τι αλλάζει.

Οι τρεις ζώνες που χρειάζεται κάθε εκπαιδευτική μέρα

Σκεφτείτε την αίθουσα σε τρεις ζώνες: παρουσίαση, ομαδική εργασία και κυκλοφορία. Η ζώνη παρουσίασης είναι εκεί που στέκεται ο εκπαιδευτής και όπου φαίνεται η οθόνη ή το flipchart. Η ζώνη ομαδικής εργασίας είναι εκεί που οι συμμετέχοντες μιλούν, γράφουν και απλώνουν υλικά. Η ζώνη κυκλοφορίας είναι ο χώρος ανάμεσά τους, αρκετά φαρδύς για να περνά κάποιος με τσάντα laptop ή καρέκλα.

Αν η αίθουσα έχει μόνο σειρές, η ομαδική εργασία σημαίνει ότι οι άνθρωποι γυρίζουν στο πλάι, ισορροπούν τετράδια στα γόνατα και ο εκπαιδευτής στριμώχνεται ανάμεσα στις σειρές. Αυτό δεν είναι πρόβλημα διάταξης που λύνεται την ημέρα. Είναι πρόβλημα περιγραφής που λύνεται πριν κλείσετε την αίθουσα.

Σεμινάριο 30 ατόμων: τι να ζητήσετε

Παράδειγμα: 30 συμμετέχοντες, ένας εκπαιδευτής, έξι ομάδες των πέντε. Χρειάζεστε έξι τραπέζια που να κάθονται πέντε άτομα στο καθένα, με αρκετό χώρο γύρω ώστε να σηκώνεται κάποιος χωρίς να ενοχλεί την επόμενη ομάδα. Χρειάζεστε καθαρή διαδρομή από κάθε τραπέζι προς τα μπροστά. Χρειάζεστε χώρο σε τοίχο ή flipchart για έξι ομαδικά παραγόμενα.

Ρωτήστε τον χώρο:

• Μπορεί η αίθουσα να στηθεί με έξι στρογγυλά ή ορθογώνια τραπέζια των πέντε, αντί για σειρές;
• Πόσος χώρος υπάρχει ανάμεσα στα τραπέζια και μπορεί να τραβηχτεί μια καρέκλα χωρίς να μπλοκάρει διάδρομο;
• Πού μπορούν να μπουν οι τσάντες ώστε να μην είναι στα πόδια ή στα τραπέζια;
• Υπάρχει ξεχωριστός χώρος για διαλείμματα ή η αίθουσα πρέπει να μετατραπεί;
• Μπορούμε να δούμε κάτοψη ή φωτογραφία της αίθουσας στημένης για ομαδική εργασία;

Αυτές οι ερωτήσεις δεν αφορούν πολυτέλεια. Αφορούν το αν η αίθουσα μπορεί να κάνει τη δουλειά για την οποία πληρώνετε.

Διατάξεις που λειτουργούν για εκπαίδευση

Διαφορετικές συνεδρίες χρειάζονται διαφορετικές διατάξεις. Μια αίθουσα μπορεί να χρειαστεί να αλλάξει κατά τη διάρκεια της ημέρας. Εδώ είναι συνήθεις στησίματα και για τι είναι κατάλληλα.

• Τραπέζια καμπαρέ ή νησίδες: μικρές ομάδες βλέπονται μεταξύ τους. Καλά για συζήτηση, ασκήσεις και υλικά. Χρειάζονται περισσότερο ελεύθερο χώρο από τις σειρές.
• Τραπέζι συσκέψεων: ένα μεγάλο τραπέζι. Καλό για αποφάσεις ολομέλειας, λιγότερο καλό για παράλληλες εργασίες.
• Διάταξη U: όλοι βλέπουν τα μπροστά και ο ένας τον άλλον. Καλή για καθοδηγούμενη συζήτηση, αλλά η ομαδική εργασία γίνεται στη μέση ή στις γωνίες.
• Σειρές θεάτρου: καλές για παρουσιάσεις, κακές για διάδραση και γράψιμο.
• Ανοιχτός χώρος με καρέκλες: ευέλικτος, αλλά χρειάζεστε σχέδιο για το πού πάνε οι ομάδες και πώς διαχειρίζεστε τον θόρυβο.

Αν η ημέρα συνδυάζει μορφές, ρωτήστε αν ο χώρος μπορεί να επαναφέρει την αίθουσα σε διάλειμμα και ποιος είναι υπεύθυνος για τη μετακίνηση επίπλων. Μην υποθέσετε ότι ο χώρος θα το κάνει χωρίς σχετικό αίτημα.

Φύλλο εργασίας αντιστοίχισης συνεδρίας και διάταξης

Χρησιμοποιήστε αυτό το φύλλο για να αντιστοιχίσετε κάθε συνεδρία με μια διάταξη και μια απαίτηση χώρου. Συμπληρώστε το πριν ζητήσετε προσφορές ή διαθεσιμότητα.

Συνεδρία	Δραστηριότητα	Διάταξη	Επιφάνεια ανά άτομο	Ανάγκες κίνησης	Ανάγκες τοίχου ή flipchart	Σημειώσεις
Έναρξη	Καλωσόρισμα ολομέλειας	Σειρές ή καμπαρέ	Δεν απαιτείται	Καθαρή διαδρομή προς τα μπροστά	Οθόνη ή flipchart	Επιβεβαιώστε ώρα έναρξης και πρόσβαση
Εργαστήριο 1	Ομαδική εργασία	Νησίδες των 5	Επιφάνεια γραψίματος και υλικά	Χώρος να σταθείς και να κινηθείς ανάμεσα στα τραπέζια	Ένα flipchart ανά ομάδα	Ζητήστε απόσταση τραπεζιών
Διάλειμμα	Καφές και άτυπη συζήτηση	Κρατήστε τραπέζια, καθαρίστε κέντρο	Δεν απαιτείται	Ανοιχτή διαδρομή προς αναψυκτικά	Κανένα	Ελέγξτε χωρητικότητα χώρου διαλείμματος
Εργαστήριο 2	Ζευγάρια ή τριάδες	Αναδιάταξη τραπεζιών	Επιφάνεια γραψίματος	Οι καρέκλες μπορούν να γυρίσουν	Ένα κοινό flipchart	Επιβεβαιώστε χρόνο επαναφοράς
Κλείσιμο	Συζήτηση ολομέλειας	Κύκλος ή U	Δεν απαιτείται	Όλοι ορατοί	Κανένα	Ελέγξτε χρόνο επαναφοράς

Αυτό το φύλλο είναι εργαλείο περιγραφής, όχι σύμβαση. Δείχνει στον χώρο τι χρειάζεστε και σας βοηθά να συγκρίνετε απαντήσεις. Αν ένας χώρος δεν μπορεί να καλύψει μια γραμμή, μπορείτε να αποφασίσετε αν θα αλλάξετε τη συνεδρία ή την αίθουσα.

Τι να στέλνετε στους χώρους

Όταν επικοινωνείτε με εκπαιδευτικά κέντρα στην Ελλάδα, στείλτε σύντομη περιγραφή με αυτά τα στοιχεία:

• Ημερομηνία και ώρες, συμπεριλαμβανομένης της πρόσβασης για στήσιμο.
• Αριθμός συμμετεχόντων και αριθμός ομάδων.
• Οι διατάξεις που χρειάζεστε και πότε αλλάζουν.
• Εξοπλισμός που χρειάζεστε: οθόνη, flipcharts, μαρκαδόροι, σημειώσεις, πρίζες.
• Απαιτήσεις εστίασης ή διαλείμματος, αν υπάρχουν.
• Αν χρειάζεστε ξεχωριστές αίθουσες για παράλληλες συνεδρίες.

Το Μέγαρο, για παράδειγμα, αναφέρει αίθουσες συνεδρίων για παράλληλες συνεδρίες, επιχειρηματικές συναντήσεις, εκπαίδευση και σεμινάρια (Μέγαρο Μουσικής: αίθουσες και χώροι συναντήσεων). Είναι ένα σημείο αναφοράς για το είδος χώρου που μπορείτε να ζητήσετε, όχι δήλωση για διαθεσιμότητα ή καταλληλότητα για τη δική σας εκδήλωση.

Αν σχεδιάζετε και προσωπική εκδήλωση, η ίδια πειθαρχία περιγραφής βοηθά.

Ερωτήσεις που αποτρέπουν μια κακή μέρα σε αίθουσα

Ρωτήστε τα παρακάτω πριν επιβεβαιώσετε:

• Μπορώ να δω την αίθουσα στημένη στη διάταξη που χρειάζομαι ή κάτοψη με διαστάσεις;
• Ποιος επαναφέρει την αίθουσα και πόσο χρόνο παίρνει;
• Υπάρχουν κολόνες, σταθερά έπιπλα ή χαμηλά ταβάνια που περιορίζουν τη θέα;
• Πού είναι οι πρίζες και πόσες υπάρχουν;
• Υπάρχει ξεχωριστός χώρος για διαλείμματα ή η αίθουσα πρέπει να αδειάσει;
• Τι περιλαμβάνεται στο ποσό της προσφοράς και τι χρεώνεται ξεχωριστά;

Αν η απάντηση σε κάποιο από αυτά είναι ασαφής, ζητήστε την γραπτώς. Μια γραπτή απάντηση ελέγχεται πιο εύκολα με το φύλλο εργασίας σας.

Πότε να αλλάξετε το σχέδιο

Μερικές φορές η αίθουσα είναι εντάξει αλλά το σχέδιο δεν είναι. Αν η ομαδική εργασία χρειάζεται περισσότερο χώρο από όσο επιτρέπει η αίθουσα, μειώστε το μέγεθος της ομάδας, συντομεύστε την εργασία ή μεταφέρετε κάποιες συνεδρίες σε άλλο χώρο. Αυτό δεν είναι αποτυχία. Είναι σχεδιασμός.

Ο συμβιβασμός: μια αίθουσα στημένη για ομαδική εργασία μπορεί να χωράει λιγότερα άτομα από την ίδια αίθουσα σε σειρές. Αν ο αριθμός συμμετεχόντων είναι σταθερός, μπορεί να χρειαστείτε μεγαλύτερη αίθουσα ή διαφορετική μορφή. Αποφασίστε τι έχει μεγαλύτερη σημασία πριν κλείσετε.

Στείλτε στους χώρους το συμπληρωμένο φύλλο εργασίας, τον αριθμό συμμετεχόντων και ομάδων, τις αλλαγές διάταξης και τη λίστα εξοπλισμού. Ζητήστε γραπτή προσφορά που ξεχωρίζει ενοίκιο αίθουσας, εξοπλισμό, εστίαση και τυχόν χρεώσεις επαναφοράς, με τον φόρο όπως αναγράφεται στην προσφορά και σημείωση σε ποιο ποσό εφαρμόζεται. Αυτό το πακέτο σας δίνει κάτι συγκεκριμένο για σύγκριση και σαφή βάση για την ημέρα.

Δύο χρήσιμοι οδηγοί για τα επόμενα βήματα: Χωρητικότητα συνεδρίου: ζητήστε διάταξη, όχι μόνο έναν αριθμό και Η δοκιμή υβριδικής συνάντησης πριν από την κράτηση.