Χώροι networking: δημιουργήστε εύκολα σημεία γνωριμίας

Γιατί ένα άδειο rooftop είναι πιο δύσκολο απ' ό,τι φαίνεται

Ένα rooftop χωρίς έπιπλα, χωρίς σήμανση και χωρίς εμφανές σημείο ποτού βάζει όλους τους καλεσμένους στο ίδιο δίλημμα: πού να πάω; Όταν οι άνθρωποι φτάνουν ένας ένας, οι πρώτοι δίνουν τον τόνο. Αν μαζευτούν δίπλα στο ασανσέρ, το ίδιο θα κάνουν και οι επόμενοι. Αν απλωθούν στην άκρη, η μέση μένει άδεια. Η λύση δεν είναι περισσότερη διακόσμηση. Είναι πιο ξεκάθαρη διάταξη.

Σύμφωνα με το Thessaloniki Convention Bureau: χώροι εκδηλώσεων, η πόλη διαθέτει χώρους εκδηλώσεων με διαφορετικές ιστορίες, υποδομές και τοποθεσίες. Αυτή η ποικιλία μετράει όταν σχεδιάζετε μια μορφή networking, γιατί ένα rooftop δεν είναι το ίδιο με μια αίθουσα ξενοδοχείου ή μια αυλή μουσείου. Για ερωτήσεις ειδικά για rooftop, δείτε τη συλλογή μας με rooftop χώρους.

Σημεία άφιξης: τι βλέπουν οι καλεσμένοι το πρώτο λεπτό

Σημείο άφιξης είναι οτιδήποτε δίνει στον καλεσμένο μια προφανή πρώτη κίνηση. Μπορεί να είναι ένα μέλος του προσωπικού στην κορυφή της σκάλας, μια πινακίδα που δείχνει τη γκαρνταρόμπα ή ένα τραπέζι ποτών τοποθετημένο εκεί που περνούν φυσικά οι άνθρωποι. Το ζητούμενο είναι να αποφύγετε τη στιγμή που ο καλεσμένος στέκεται ακίνητος και αναρωτιέται τι να κάνει.

Χρήσιμα σημεία άφιξης:

• Υποδοχή κοντά στην είσοδο που δείχνει ποτά και καθίσματα
• Σταθμός κερασμάτων σε εμφανές σημείο, όχι κρυμμένος πίσω από κολόνα
• Ένα μικρό τραπέζι όρθιας στάσης κοντά στην είσοδο, για να αφήνουν οι πρώτοι το ποτήρι τους
• Πινακίδα ή υπάλληλος που δείχνει την πιο ήσυχη περιοχή, αν υπάρχει
• Απλό τραπέζι με κάρτες ονόματος, αν η εκδήλωση χρησιμοποιεί κάρτες

Μην βασίζεστε σε ένα σημείο. Δύο ή τρία μικρά λειτουργούν καλύτερα από μια μεγάλη πινακίδα. Αν το ασανσέρ ανοίγει απευθείας στον χώρο, αντιμετωπίστε το ως κύρια είσοδο και βάλτε κάτι εκεί.

Ομάδες καθισμάτων: μικρές παρέες, όχι σειρές

Οι σειρές καρεκλών δημιουργούν κοινό. Οι μικρές ομάδες δημιουργούν συζητήσεις. Για networking, τοποθετήστε καθίσματα σε ομάδες τριών έως πέντε ατόμων, με αρκετό χώρο για να περπατούν ανάμεσα. Ένας συνδυασμός ψηλών τραπεζιών για όρθιους και λίγων χαμηλών καθισμάτων βοηθά όσους δεν μπορούν να σταθούν πολύ ώρα.

Παράδειγμα: για εκδήλωση networking 60 καλεσμένων σε rooftop, μπορείτε να σχεδιάσετε έξι μικρές ομάδες των τεσσάρων καθισμάτων, συν τέσσερα τραπέζια όρθιας στάσης. Αυτό είναι παράδειγμα, όχι κανόνας. Ο σωστός αριθμός εξαρτάται από τη λίστα καλεσμένων και τη διάταξη του χώρου. Ρωτήστε τον χώρο τι έπιπλα περιλαμβάνονται και τι πρέπει να φέρετε εσείς.

Οι ομάδες καθισμάτων δεν πρέπει να μπλοκάρουν τη διαδρομή προς τα ποτά ή τη θέα. Αφήστε καθαρό πέρασμα γύρω από την άκρη και στη μέση. Αν το rooftop έχει μπαρ, μην βάλετε καθίσματα ακριβώς μπροστά του, γιατί δημιουργείτε ουρά που εμποδίζει τη συζήτηση.

Πιο ήσυχες περιοχές: δεν θέλουν όλοι την κεντρική αίθουσα

Κάποιοι καλεσμένοι θα θέλουν συζήτηση χωρίς να φωνάζουν πάνω από μουσική ή πλήθος. Μια πιο ήσυχη γωνία, μια πλαϊνή βεράντα ή ένας εσωτερικός χώρος με ανοιχτή πόρτα μπορεί να κάνει την εκδήλωση να λειτουργήσει για περισσότερους. Δεν πρόκειται για διαχωρισμό των introverts. Πρόκειται για επιλογή.

Αν το rooftop έχει μικρότερη περιοχή, σημάνετέ την διακριτικά ή αναφέρετέ την κατά το check-in. Μια απλή φράση όπως «υπάρχει πιο ήσυχη περιοχή στα αριστερά» αρκεί. Μην την κάνετε να ακούγεται σαν ξεχωριστή εκδήλωση. Κάποιοι θα μετακινηθούν εκεί μετά το πρώτο ποτό, και αυτό είναι εντάξει.

Αναψυκτικά: τοποθετήστε τα εκεί που κινούνται ήδη οι άνθρωποι

Τα ποτά και το φαγητό είναι πρακτικά εργαλεία για networking. Αν ο σταθμός αναψυκτικών είναι σε γωνία που δεν περνάει κανείς, οι καλεσμένοι θα μαζευτούν γύρω του σε ένα σφιχτό γκρουπ. Αν απλωθεί σε δύο ή τρία σημεία, οι άνθρωποι κινούνται και αναμειγνύονται.

Για ένα rooftop, σκεφτείτε:

• Έναν κύριο σταθμό ποτών κοντά στην είσοδο
• Έναν δεύτερο μικρότερο σταθμό στην άλλη άκρη ή κοντά στην ήσυχη περιοχή
• Νερό διαθέσιμο χωρίς να χρειάζεται να ζητήσει κανείς
• Φαγητό που κρατιέται εύκολα όρθιος

Ρωτήστε τον χώρο τι περιλαμβάνεται στην ενοικίαση και τι παρέχει εξωτερικός caterer.

Το σκαρίφημα κυκλοφορίας

Πριν επιβεβαιώσετε τη διάταξη ενός rooftop, σχεδιάστε ένα απλό σκαρίφημα. Δεν χρειάζεται αρχιτεκτονική ακρίβεια. Σημειώστε την είσοδο, τα ποτά, τις ομάδες καθισμάτων, την ήσυχη περιοχή και τη διαδρομή μεταξύ τους. Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα για να ενημερώσετε τον χώρο ή την ομάδα σας.

Στοιχείο	Τι να σημειώσετε στο σκαρίφημα	Ερώτηση για τον χώρο
Είσοδος	Πού πατούν πρώτα οι καλεσμένοι	Από πού θα έρχονται οι καλεσμένοι;
Σημείο άφιξης	Θέση υποδοχής, πινακίδα ή πρώτο τραπέζι	Μπορούμε να βάλουμε τραπέζι ή πινακίδα κοντά στην είσοδο;
Ποτά	Κύριοι και δευτερεύοντες σταθμοί	Τι περιλαμβάνεται στην ενοικίαση;
Ομάδες καθισμάτων	Ομάδες 3–5 ατόμων, με χώρο για περπάτημα	Τι έπιπλα υπάρχουν ήδη;
Ήσυχη περιοχή	Γωνία, πλαϊνή βεράντα ή εσωτερικός χώρος	Υπάρχει χώρος μακριά από τον κύριο ήχο;
Διαδρομή	Καθαρό πέρασμα από είσοδο σε ποτά και καθίσματα	Υπάρχουν σημεία μπλοκαρίσματος ή στενά περάσματα;
Έλεγχος χωρητικότητας	Αριθμός καλεσμένων ανά ομάδα και χώρος όρθιων	Ποια είναι η δηλωμένη χωρητικότητα για αυτή τη διάταξη;
Σχέδιο καιρού	Εσωτερικό backup ή κάλυψη	Τι γίνεται αν βρέξει;

Χρησιμοποιήστε το σκαρίφημα για να δοκιμάσετε το σχέδιό σας. Αν η διαδρομή από την είσοδο προς τα ποτά περνά μέσα από τα καθίσματα, μπορεί να δημιουργήσετε σημείο συμφόρησης. Αν η ήσυχη περιοχή είναι δίπλα στα ηχεία, δεν θα είναι ήσυχη. Κάντε τις αλλαγές πριν οριστικοποιήσετε την κράτηση.

Τι να στέλνετε στους χώρους

Όταν επικοινωνείτε με rooftop χώρους στη Θεσσαλονίκη, στείλτε ένα σύντομο brief για να λάβετε χρήσιμες απαντήσεις. Συμπεριλάβετε:

• Ημερομηνία εκδήλωσης και προτιμώμενο χρονικό παράθυρο
• Εκτιμώμενο αριθμό καλεσμένων
• Τη φόρμα networking και αν χρειάζεστε ομάδες καθισμάτων
• Αν χρειάζεστε πιο ήσυχη περιοχή
• Τυχόν έπιπλα ή εξοπλισμό που θα φέρετε
• Αν χρειάζεστε εφεδρικό σχέδιο για κακοκαιρία
• Το εύρος προϋπολογισμού σας, αν έχετε, και τι πρέπει να καλύπτει

Ζητήστε γραπτή προσφορά που ξεχωρίζει ενοικίαση, catering, προσωπικό και τυχόν επιπλέον. Ρωτήστε σε ποια ποσά εφαρμόζεται φόρος όπως αναφέρεται στην προσφορά. Ρωτήστε τι παρέχει ο χώρος και τι πρέπει να κανονίσετε εσείς. Ζητήστε διαθεσιμότητα και γραπτή προσφορά μαζί, ώστε να συγκρίνετε επιλογές. Μην υποθέτετε ότι ένας χώρος είναι διαθέσιμος μέχρι να το έχετε γραπτώς. Όταν λάβετε απαντήσεις, χρησιμοποιήστε το σκαρίφημα κυκλοφορίας για να συγκρίνετε πώς θα λειτουργούσε πραγματικά κάθε rooftop για τους καλεσμένους σας.

Δύο χρήσιμοι οδηγοί για τα επόμενα βήματα: Πριβέ δείπνο στην Αθήνα: πόσο ιδιωτική είναι η αίθουσα; και Ρωτήστε για όλη την προσβάσιμη διαδρομή, όχι μόνο για μία ράμπα.