Ο επίσημος κατάλογος του Visit Greece ξεχωρίζει Χανιά, Ηράκλειο, Ρέθυμνο, Άγιο Νικόλαο και Ελούντα ως διακριτές περιοχές, οπότε το να αντιμετωπίζετε το νησί ως μία ζώνη μεταφοράς είναι το πρώτο λάθος. Visit Greece: Κρήτη
Το πρακτικό ερώτημα: πού θα κοιμηθούν όλοι;
Ο χώρος είναι συχνά ένα σταθερό σημείο. Μια τελετή σε ένα εκκλησάκι, μια δεξίωση σε ένα resort, ένα δείπνο σε μια πόλη. Η βάση των καλεσμένων είναι το κινητό μέρος. Καθορίζει αν η ομάδα σας θα μοιραστεί ένα πούλμαν, πολλά ταξί ή μια σειρά από ενοικιαζόμενα αυτοκίνητα. Καθορίζει επίσης πόσο χρόνο θα περάσουν οι καλεσμένοι στον δρόμο την ημέρα του γάμου και τις γύρω ημέρες.
Για έναν γάμο 70 καλεσμένων, παράδειγμα μόνο, μπορεί να έχετε 45 καλεσμένους που πετούν στα Χανιά και 25 στο Ηράκλειο. Αν η τελετή απέχει 20 λεπτά από τα Χανιά και 2 ώρες 30 λεπτά από το Ηράκλειο, η δεύτερη ομάδα αντιμετωπίζει μια μεγάλη ημέρα άφιξης. Αυτό δεν είναι ελάττωμα του χώρου. Είναι απόφαση βάσης. Μπορείτε να ζητήσετε από τους καλεσμένους να φτάσουν σε ένα αεροδρόμιο, αλλά δεν μπορείτε να υποθέσετε ότι θα το κάνουν. Μπορείτε να παρέχετε μεταφορά από ένα σημείο, αλλά πρέπει να ξέρετε ποιο σημείο.
Τρεις βάσεις, τρεις διαφορετικές εβδομάδες γάμου
Χανιά, Ηράκλειο και Ελούντα δεν είναι εναλλάξιμα. Κάθε ένα δημιουργεί μια διαφορετική εβδομάδα για τους καλεσμένους σας.
Χανιά λειτουργούν όταν η παλιά πόλη, το λιμάνι και οι δυτικές παραλίες είναι μέρος του σχεδίου. Οι καλεσμένοι μπορούν να περπατήσουν για δείπνο και η ημέρα του γάμου μπορεί να είναι κοντά στην τελετή. Το αντιστάθμισμα είναι ότι κάποιοι καλεσμένοι θα προσγειωθούν στο Ηράκλειο και θα αντιμετωπίσουν μεγαλύτερη μεταφορά. Αν η ομάδα σας είναι χωρισμένη, χρειάζεστε σαφές σχέδιο άφιξης.
Ηράκλειο είναι η πρακτική βάση για την κεντρική και ανατολική πλευρά του νησιού. Έχει το μεγαλύτερο αεροδρόμιο και μεγάλη επιλογή ξενοδοχείων. Μπορεί να μοιάζει περισσότερο με πόλη παρά με εβδομάδα resort, κάτι που ταιριάζει σε καλεσμένους που θέλουν μουσεία, αγορές και ημερήσιες εκδρομές. Το αντιστάθμισμα είναι ότι μια τελετή σε παραλία μπορεί να απαιτεί οδήγηση.
Ελούντα και η περιοχή του Αγίου Νικολάου ταιριάζουν σε μια πιο αργή εβδομάδα με επίκεντρο το resort. Οι καλεσμένοι μένουν κοντά στο νερό και ο γάμος μπορεί να μοιάζει συγκεντρωμένος. Το αντιστάθμισμα είναι ότι η μεταφορά από το αεροδρόμιο είναι μεγαλύτερη και το τοπικό οδικό δίκτυο είναι λιγότερο ανεκτικό αν μετακινείτε 70 άτομα με πολλά οχήματα. Οι λιγότερες τοπικές επιλογές μπορεί επίσης να σημαίνουν μικρότερη ευελιξία στις ημερομηνίες.
Καμία από αυτές δεν είναι η σωστή απάντηση. Η σωστή απάντηση είναι η βάση που ταιριάζει με τη λίστα των καλεσμένων σας, την τοποθεσία της τελετής και το σχέδιο μεταφοράς σας.
Σύγκριση βάσης καλεσμένων για δύο υποθετικές ομάδες
Χρησιμοποιήστε αυτόν τον πίνακα ως πρότυπο. Αντικαταστήστε τους αριθμούς του παραδείγματος με τους δικούς σας. Το θέμα είναι να δείτε τα αντισταθμίσματα δίπλα-δίπλα πριν ζητήσετε προσφορές.
| Σημείο απόφασης | Ομάδα Α: 70 καλεσμένοι, τελετή στα Χανιά | Ομάδα Β: 70 καλεσμένοι, τελετή στην Ελούντα |
|---|---|---|
| Κύριο αεροδρόμιο άφιξης | Χανιά (παράδειγμα: 55 καλεσμένοι) | Ηράκλειο (παράδειγμα: 60 καλεσμένοι) |
| Δευτερεύον αεροδρόμιο | Ηράκλειο (παράδειγμα: 15 καλεσμένοι) | Χανιά (παράδειγμα: 10 καλεσμένοι) |
| Βάση καλεσμένων | Παλιά πόλη Χανίων και κοντινή ακτή | Ελούντα και Άγιος Νικόλαος |
| Μεταφορά την ημέρα του γάμου | Σύντομη για τους περισσότερους | Μεγαλύτερη για τους περισσότερους |
| Ρυθμός εβδομάδας | Περπάτημα για δείπνα, μείγμα πόλης και παραλίας | Με επίκεντρο το resort, λιγότερες μετακινήσεις |
| Κίνδυνος προς σχεδιασμό | Χωριστές αφίξεις από δύο αεροδρόμια | Μεγαλύτερη μεταφορά από αεροδρόμιο και λιγότερα τοπικά δωμάτια |
| Ερώτηση για τον χώρο | Ποιος είναι ο ακριβής χρόνος μεταφοράς από κάθε σημείο άφιξης; | Ποιος είναι ο ακριβής χρόνος μεταφοράς από κάθε σημείο άφιξης; |
| Ερώτηση για την προσφορά | Περιλαμβάνεται το πούλμαν και για ποια διαδρομή; | Περιλαμβάνεται το πούλμαν και για ποια διαδρομή; |
| Εφεδρικό σχέδιο | Δεύτερο σημείο παραλαβής και αργότερο παράθυρο άφιξης | Ενοποιημένη ημέρα άφιξης και μεγαλύτερο όχημα |
Αριθμοί παραδείγματος μόνο. Η δική σας λίστα καλεσμένων θα είναι διαφορετική.
Ζητήστε ακριβή σημεία και ημερομηνίες, όχι γενικές διαβεβαιώσεις
Ένας χώρος μπορεί να είναι κατάλληλος για μια ομάδα και ακατάλληλος για μια άλλη. Η διαφορά είναι συχνά η μεταφορά. Ζητήστε από κάθε χώρο και κάθε πάροχο μεταφοράς ακριβή σημεία και ημερομηνίες:
- Την ακριβή διεύθυνση της τελετής, της δεξίωσης και της προτεινόμενης βάσης καλεσμένων.
- Τον ακριβή χρόνο μεταφοράς από κάθε αεροδρόμιο άφιξης σε κάθε σημείο, την ώρα που υπολογίζετε να ταξιδέψετε.
- Τις ακριβείς ημερομηνίες που ο χώρος και η μεταφορά είναι διαθέσιμα, γραπτώς.
- Αν η προσφορά περιλαμβάνει μεταφορές, και ποια διαδρομή και τύπο οχήματος.
- Αν το κόστος μεταφοράς είναι ανά όχημα ή ανά άτομο, και τι συμβαίνει αν η ομάδα χωριστεί.
- Αν ο χώρος μπορεί να φιλοξενήσει δείπνο καλωσορίσματος, πρόβα ή brunch της επόμενης ημέρας, και με ποιο επιπλέον κόστος.
- Τους όρους ακύρωσης και αλλαγής, και σε ποιο ποσό εφαρμόζεται τυχόν φόρος.
Μην αποδέχεστε μια γενική δήλωση ότι ο χώρος είναι κοντά στο αεροδρόμιο. Το «κοντά» δεν σημαίνει τίποτα χωρίς χρόνο και διαδρομή. Αν ένας πάροχος δεν δίνει γραπτό χρόνο μεταφοράς, θεωρήστε το ως ελλιπή πληροφορία, όχι ως μικρή λεπτομέρεια.
Χτίστε την εβδομάδα γύρω από τη βάση, όχι μόνο την ημέρα του γάμου
Οι καλεσμένοι σας θα θυμούνται τις ημέρες γύρω από τον γάμο όσο και την τελετή. Μια βάση που λειτουργεί για την ημέρα του γάμου αλλά απομονώνει τους καλεσμένους τις άλλες ημέρες είναι φτωχή βάση. Αν επιλέξετε Χανιά, σχεδιάστε ένα δείπνο με περπάτημα και μια ημέρα παραλίας χωρίς αυτοκίνητο. Αν επιλέξετε Ηράκλειο, σχεδιάστε ένα πρωινό στην πόλη και ένα απόγευμα στην ακτή. Αν επιλέξετε Ελούντα, σχεδιάστε μια εκδρομή με σκάφος ή μια χαλαρή ημέρα στο resort, και να είστε ειλικρινείς για τους χρόνους μεταφοράς.
Ο καιρός μπορεί να αλλάξει το σχέδιο. Έχετε εφεδρικό για υπαίθριες τελετές και για καθυστερήσεις μεταφορών. Η αριθμητική δεν είναι ίδια, αλλά οι ερωτήσεις είναι.
Τι να στείλετε σε κατάλληλους χώρους
Πριν ζητήσετε προσφορά, γράψτε ένα σύντομο ενημερωτικό σημείωμα μιας σελίδας. Εξοικονομεί εβδομάδες ανταλλαγής μηνυμάτων. Περιλάβετε:
- Τα ονόματά σας και την ημερομηνία ή το εύρος ημερομηνιών που εξετάζετε.
- Την ακριβή τοποθεσία της τελετής, αν είναι γνωστή, και την ακριβή τοποθεσία της δεξίωσης, αν είναι γνωστή.
- Τον αριθμό των καλεσμένων, και πόσοι αναμένεται να φτάσουν σε κάθε αεροδρόμιο.
- Τη βάση καλεσμένων που εξετάζετε, και αν είστε ανοιχτοί σε αλλαγή.
- Αν χρειάζεστε μεταφορές, και από ποια σημεία.
- Αν χρειάζεστε διαμονή για καλεσμένους, και για πόσες νύχτες.
- Το εύρος προϋπολογισμού σε EUR, σαφώς χαρακτηρισμένο ως παράδειγμα ή ως τιμή εργασίας.
- Τις ερωτήσεις από τη λίστα παραπάνω.
Στείλτε αυτό το σημείωμα σε χώρους στη βάση που έχετε επιλέξει, όχι σε ολόκληρο το νησί. Ζητήστε διαθεσιμότητα και γραπτή προσφορά μαζί, ώστε να συγκρίνετε όμοια πράγματα. Μην αντιμετωπίζετε το νησί ως μία σύντομη μεταφορά. Είναι ένα σύνολο διακριτών περιοχών, και οι καλεσμένοι σας θα νιώσουν κάθε χιλιόμετρο.
Δύο χρήσιμοι οδηγοί για τα επόμενα βήματα: Συνδέστε την προσφορά δωματίων με την προσφορά του χώρου εκδήλωσης και Η εναλλακτική λύση για γάμο σε νησί χρειάζεται δική της κάτοψη.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Γιατί να ξεκινήσετε τη λίστα χώρων με τη βάση καλεσμένων αντί για ένα resort;
Η βάση είναι το κινητό μέρος και διαμορφώνει μεταφορές, πρόγραμμα και προϋπολογισμό. Καθορίζει αν οι καλεσμένοι θα μοιραστούν ένα πούλμαν, ταξί ή ενοικιαζόμενα αυτοκίνητα και πόσο χρόνο θα περάσουν στον δρόμο.
Ποιες ακριβείς λεπτομέρειες μεταφοράς πρέπει να επιβεβαιώσει γραπτώς κάθε χώρος και πάροχος;
Ζητήστε ακριβείς χρόνους μεταφοράς από κάθε αεροδρόμιο άφιξης σε κάθε σημείο την ώρα που υπολογίζετε να ταξιδέψετε, αν η προσφορά περιλαμβάνει μεταφορές και ποια διαδρομή, και τους όρους ακύρωσης και αλλαγής.