Γιατί ο λογαριασμός του χώρου και ο προϋπολογισμός του προγράμματος πρέπει να μένουν χωριστά
Ένα δείπνο ενίσχυσης έχει δύο οικονομικές ιστορίες. Η πρώτη είναι το κόστος της αίθουσας, του φαγητού, των ποτών, του προσωπικού και οποιασδήποτε παραγωγής νοικιάζετε. Η δεύτερη είναι τα χρήματα που φέρνετε και όσα ξοδεύετε για να τα φέρετε. Αν τα αναμειγνύετε, δεν μπορείτε να πείτε αν η εκδήλωση κάλυψε τα έξοδά της, αν πιάσατε τον στόχο ή ποια κονδύλια κατανάλωσαν το πλεόνασμα. Χειρότερα, μπορεί να υποσχεθείτε στους δωρητές ότι ένα συγκεκριμένο ποσοστό πάει στον σκοπό και μετά να το χρησιμοποιήσετε σιωπηλά για την αίθουσα. Ο διαχωρισμός των δύο προϋπολογισμών προστατεύει την αξιοπιστία σας και την αναφορά σας. Επίσης, διευκολύνει την απάντηση στην ερώτηση που κάνει κάθε ταμίας: «Πόσα καθαρά εισέπραξε τελικά η ενίσχυση;»
Τι πρέπει να καλύπτει η πλευρά του χώρου
Η πλευρά του χώρου είναι ό,τι περιλαμβάνεται στη υπογεγραμμένη σύμβαση. Αυτό περιλαμβάνει την ενοικίαση του χώρου, τυχόν ελάχιστη κατανάλωση φαγητού και ποτού, χρεώσεις υπηρεσιών όπως αναγράφονται, ενοικίαση εξοπλισμού και υπερωρίες αν η εκδήλωση τραβήξει σε μάκρος. Περιλαμβάνει επίσης προκαταβολές και όρους ακύρωσης. Ζητήστε γραπτή προσφορά που να αναλύει καθένα από αυτά. Μην δέχεστε ένα εφάπαξ ποσό. Μια προσφορά που ξεχωρίζει το ενοίκιο αίθουσας από την εστίαση από τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό σας επιτρέπει να δείτε πού πάνε τα χρήματα και πού μπορείτε να διαπραγματευτείτε. Για παράδειγμα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι η γραμμή του οπτικοακουστικού είναι υψηλότερη από το αναμενόμενο και να αποφασίσετε να φέρετε τον δικό σας προβολέα. Αυτή είναι απόφαση της πλευράς του χώρου, όχι του προγράμματος.
Τι πρέπει να καλύπτει η πλευρά του προγράμματος
Στην πλευρά του προγράμματος έχετε κόστη ειδικά για την ενίσχυση. Αυτό περιλαμβάνει εκτύπωση προσκλήσεων, ταχυδρομικά, προμήθεια πλατφόρμας δωρεών, δώρα ευχαριστίας, μετακίνηση ομιλητών και οποιαδήποτε ψυχαγωγία κλείνετε απευθείας και όχι μέσω του χώρου. Περιλαμβάνει επίσης το κόστος του προσωπικού ή του συμβούλου ενίσχυσης που τρέχει την έκκληση. Αν πουλάτε εισιτήρια, η πλευρά του προγράμματος περιλαμβάνει τα τέλη έκδοσης εισιτηρίων. Αν κάνετε σιωπηλή δημοπρασία, περιλαμβάνει το λογισμικό δημοπρασίας και το κόστος απόκτησης αντικειμένων. Αυτά δεν είναι κόστη του χώρου. Ανήκουν στη λειτουργία της ενίσχυσης. Κρατήστε τα σε ξεχωριστή καρτέλα ή λογιστικό βιβλίο για να βλέπετε το κόστος συγκέντρωσης ενός ευρώ. Αυτή η αναλογία έχει μεγαλύτερη σημασία από το μικτό σύνολο.
Ποιος χειρίζεται τις δωρεές και τι να ρωτήσετε
Ο χειρισμός των δωρεών δεν είναι ερώτηση για τον χώρο. Είναι ερώτηση για το πρόγραμμα και εξαρτάται από τη νομική σας μορφή. Είστε εγγεγραμμένο φιλανθρωπικό σωματείο, λέσχη, εταιρεία ή άτυπη ομάδα; Ποιος έχει εξουσιοδότηση να δέχεται δωρεές; Ποιος εκδίδει αποδείξεις; Ποιος είναι υπεύθυνος για την ιδιωτικότητα των δεδομένων των δωρητών; Ο χώρος μπορεί να προσφερθεί να συλλέξει δωρεές στην είσοδο, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει. Αν το κάνει, χρειάζεστε γραπτή συμφωνία για το πότε μεταφέρονται τα χρήματα, ποιος τα μετράει και πώς καταγράφονται. Μην υποθέσετε ότι ο χώρος έχει πολιτική δωρεών που ταιριάζει με τη δική σας. Ρωτήστε τους γραπτά: «Θα χειριστείτε δωρεές σε μετρητά τη βραδιά; Αν ναι, ποια είναι η διαδικασία σας για μέτρημα, καταγραφή και μεταφορά;» Η απάντησή τους σας λέει αν πρέπει να κρατήσετε αυτή την ευθύνη εσωτερικά.
Φύλλο εργασίας κατανομής κόστους που μπορείτε να αντιγράψετε
Χρησιμοποιήστε αυτό το φύλλο για να αναθέσετε κάθε κόστος είτε στην πλευρά του χώρου είτε σε αυτή του προγράμματος. Συμπληρώστε τα κενά ποσά από τις δικές σας προσφορές και τιμολόγια. Το θέμα δεν είναι οι αριθμοί. Είναι η πειθαρχία να αποφασίζετε ποιος κατέχει κάθε γραμμή.
| Κονδύλι κόστους | Πλευρά χώρου | Πλευρά προγράμματος | Σημειώσεις |
|---|---|---|---|
| Ενοικίαση αίθουσας | EUR ______ | Από προσφορά χώρου | |
| Ελάχιστη κατανάλωση φαγητού/ποτού | EUR ______ | Ελέγξτε αν ισχύει χρέωση υπηρεσίας | |
| Χρέωση υπηρεσίας (όπως αναγράφεται) | EUR ______ | Ρωτήστε σε ποιο ποσό εφαρμόζεται | |
| Ενοικίαση οπτικοακουστικού εξοπλισμού | EUR ______ | Μπορεί εσωτερικά ή εξωτερικά | |
| Υπερωρίες προσωπικού | EUR ______ | Εκτιμήστε ώρες | |
| Προκαταβολή | EUR ______ | Σημειώστε όρους επιστροφής | |
| Εκτύπωση προσκλήσεων | EUR ______ | Κόστος προγράμματος | |
| Ταχυδρομικά | EUR ______ | Κόστος προγράμματος | |
| Προμήθεια πλατφόρμας δωρεών | EUR ______ | Κόστος προγράμματος | |
| Τέλη έκδοσης εισιτηρίων | EUR ______ | Κόστος προγράμματος | |
| Μετακίνηση ομιλητών | EUR ______ | Κόστος προγράμματος | |
| Λογισμικό δημοπρασίας | EUR ______ | Κόστος προγράμματος | |
| Δώρα ευχαριστίας | EUR ______ | Κόστος προγράμματος | |
| Υλικά χειρισμού μετρητών | EUR ______ | π.χ. κουτί ασφαλείας, φάκελοι | |
| Τραπεζικά τέλη μεταφορών | EUR ______ | Ρωτήστε την τράπεζά σας | |
| Σύνολο | EUR ______ | EUR ______ |
Αφού το συμπληρώσετε, μπορείτε να υπολογίσετε το καθαρό αποτέλεσμα της ενίσχυσης: συνολικές δωρεές μείον συνολικά κόστη προγράμματος μείον συνολικά κόστη χώρου. Αυτός είναι ο αριθμός που αναφέρετε στο διοικητικό σας συμβούλιο.
Πρακτικές αποφάσεις που κρατούν τις δύο πλευρές καθαρές
- Ανοίξτε ξεχωριστό τραπεζικό λογαριασμό για την εκδήλωση. Αν δεν είναι εφικτό, χρησιμοποιήστε ξεχωριστό κωδικό λογιστικής. Ποτέ μην πληρώνετε προκαταβολές χώρου από τον λογαριασμό δωρεών χωρίς να το καταγράψετε ως έξοδο προγράμματος.
- Πάρτε γραπτή προσφορά για τα πάντα. Αν ο χώρος λέει «θα το κανονίσουμε αργότερα», ζητήστε κενή γραμμή τώρα. Μπορείτε πάντα να την ενημερώσετε.
- Αποφασίστε ποιος μετράει τα μετρητά. Αν ο χώρος χειρίζεται μετρητά, χρειάζεστε μάρτυρα από την πλευρά σας. Αν τα χειρίζεται η πλευρά σας, χρειάζεστε δύο άτομα.
- Συμφωνήστε για το αίτημα δωρεάς. Θα ζητήσετε συγκεκριμένο ποσό, εύρος ή ανοιχτό δώρο; Αυτή είναι απόφαση προγράμματος. Το μάθημα είναι το ίδιο: κρατήστε τα κόστη της επίσημης εκδήλωσης ξεχωριστά από τα κόστη της γιορτής.
Ερωτήσεις που θα στείλετε στους χώρους πριν δεσμευτείτε
Όταν ζητάτε διαθεσιμότητα και γραπτή προσφορά, συμπεριλάβετε αυτές τις ερωτήσεις. Κρατούν την πλευρά του χώρου καθαρή και σταματούν την πλευρά του προγράμματος από το να απορροφήσει κρυφά κόστη.
- Ποιο είναι το συνολικό κόστος για ενοικίαση αίθουσας, φαγητό και ποτό, και υπηρεσίες, αναλυμένα ξεχωριστά;
- Η προσφορά περιλαμβάνει φόρο; Αν ναι, σε ποιο ποσό εφαρμόζεται ο φόρος;
- Ποια είναι η προκαταβολή και πότε είναι πληρωτέα; Ποιοι είναι οι όροι ακύρωσης;
- Υπάρχουν χρεώσεις υπερωριών; Τι τις ενεργοποιεί;
- Μπορούμε να φέρουμε δικό μας οπτικοακουστικό εξοπλισμό; Υπάρχει χρέωση για αυτό;
- Θα χειριστείτε δωρεές σε μετρητά τη βραδιά; Αν ναι, περιγράψτε τη διαδικασία.
- Ποια είναι η προσβασιμότητα του χώρου για καλεσμένους με ανάγκες κινητικότητας;
- Μπορούμε να πάρουμε ένα κενό φύλλο εργασίας κατανομής κόστους από εσάς για να το συμπληρώσουμε με τα κόστη του προγράμματός μας;
Στείλτε τα σε τουλάχιστον τρεις χώρους. Συγκρίνετε τις αναλυτικές προσφορές δίπλα-δίπλα. Το χαμηλότερο σύνολο δεν είναι πάντα η καλύτερη αξία, αλλά η πιο ξεκάθαρη ανάλυση είναι πάντα η πιο εύκολη στη διαχείριση. Αφού πάρετε τις προσφορές, συμπληρώστε το φύλλο εργασίας, ξεχωρίστε τους δύο προϋπολογισμούς και θα ξέρετε ακριβώς τι συγκέντρωσε η ενίσχυσή σας.
Ένας τελευταίος έλεγχος: Ecali Club: αποκλειστικές εκδηλώσεις. Αυτή είναι μια χρήσιμη υπενθύμιση ότι δεν είναι κάθε χώρος που φιλοξενεί εκδηλώσεις ανοιχτός σε δημόσια ενοικίαση. Πάντα να ρωτάτε για διαθεσιμότητα και όρους γραπτώς προτού χτίσετε το πρόγραμμά σας γύρω από έναν χώρο.
Δύο χρήσιμοι οδηγοί για τα επόμενα βήματα: Αίθουσα gala: ελέγξτε τη θέα από το τελευταίο τραπέζι και Αυτοψία χώρου: πάρτε το ίδιο brief σε κάθε επίσκεψη.
Ερωτήσεις οργάνωσης
Πώς αποφασίζουμε αν ένα κόστος ανήκει στην πλευρά του χώρου ή σε αυτή του προγράμματος;
Αναθέστε τα συμβατικά κονδύλια όπως ενοικίαση χώρου, εστίαση, χρεώσεις υπηρεσιών, εξοπλισμό και υπερωρίες στην πλευρά του χώρου. Βάλτε προσκλήσεις, ταχυδρομικά, προμήθειες πλατφόρμας, δώρα ευχαριστίας και μετακίνηση ομιλητών στην πλευρά του προγράμματος. Κρατήστε τα δύο λογιστικά βιβλία ξεχωριστά.
Αν ο χώρος προσφερθεί να συλλέξει δωρεές σε μετρητά τη βραδιά, τι πρέπει να ξεκαθαρίσουμε γραπτώς;
Ρωτήστε πώς μετριούνται, καταγράφονται και μεταφέρονται τα μετρητά και πότε. Αποφασίστε αν θα κρατήσετε τον χειρισμό των δωρεών εσωτερικά ή θα έχετε μάρτυρα από την πλευρά σας αν τις συλλέγει ο χώρος. Συμφωνήστε τη διαδικασία γραπτώς.